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如何將內(nèi)審和管理評審活動與年度工作會議合并實施
作為ISO9001貫標(biāo)企業(yè)，內(nèi)審和管理評審被規(guī)定為必須開展的活動。雖然ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)對內(nèi)審和管理評審活動能給企業(yè)帶來的好處作了周密地解釋，也還是有許多企業(yè)感覺這些活動占用了太多的寶貴經(jīng)營時間和精力。特別是那些沒有專職人員負(fù)責(zé)體系運行的中小型民營企業(yè)，其中有不少企業(yè)要么為了應(yīng)付認(rèn)證，馬馬虎虎走過場，要么干脆閉門造車瞎編些資料，從而使整個質(zhì)量管理體系運行的有效性和效率大打折扣。
如何把內(nèi)審和管理評審活動既能有效開展，又能不過多占用時間和精力?筆者結(jié)合杭州北航的經(jīng)驗認(rèn)為，如果能把內(nèi)審和管理評審活動與年度工作會議合并實施，能很好地解決這個問題。
企業(yè)的高層通常會非常重視年度工作會議。原因有：
1)不管我們的企業(yè)處于哪種狀態(tài)，一年一度的年度工作會議是慣例。
2)許多企業(yè)的年度工作會議通常是全員參與的，即使不是全員參與，也至少會讓那些相關(guān)的骨干成員參與。也就是說，企業(yè)會為此投入較大的管理成本。
3)年度工作會議總結(jié)過去一年的功過得失、展望未來一年的工作計劃和方向。調(diào)調(diào)定得準(zhǔn)不準(zhǔn)，會直接影響企業(yè)來年的生存和發(fā)展。
內(nèi)審和管理評審既是ISO9001關(guān)于質(zhì)量管理體系運行的基本要求，同時也是可供參考的管理理念和工作方法。
年度會議前企業(yè)通常會組織自評。自評的方法，通常是由各部門、各崗位針對職責(zé)的擔(dān)當(dāng)，來總結(jié)和反省各自的工作績效，然后由辦公室實施匯總。這種方法很傳統(tǒng)、便捷，可是也存在缺陷。如：
1)對跨部門的協(xié)作，很難自查清楚;
2)受部門/崗位自身利益的影響，自查結(jié)論的公正性、客觀性受到懷疑;
3)自查方法不系統(tǒng)，評價依據(jù)不統(tǒng)一。
內(nèi)審，作為一種獨立和系統(tǒng)的審查、評價和改進工具，可以解決這一問題。它的優(yōu)點在于：
1)檢查方法嚴(yán)謹(jǐn)、依據(jù)明確、組織有序;
2)獨立性，交叉地相互檢查評價，結(jié)果更公正、客觀;
3)可以跨部門、系統(tǒng)全面地檢查某些流程/問題。
內(nèi)審的范圍可以超越質(zhì)量保證范疇。年度會議過程中，把各部門/崗位的匯報總結(jié)與內(nèi)審結(jié)論結(jié)合起來公示，效果可想而知。如何有效地組織內(nèi)審，請參閱網(wǎng)上其它文件。
年度會議是常規(guī)的總結(jié)過去、展望未來的活動，管理評審也有這層含義，只不過，ISO9001對管理評審活動提出了控制要求。年度會議活動如果采用管理評審的方法，我們會發(fā)現(xiàn)，年度會議將更有效率。
如果將管理評審與年度會議相結(jié)合，那么年度會議將討論的內(nèi)容，至少包括：
1)公司經(jīng)營環(huán)境的變化，包括行業(yè)新動態(tài)和競爭對手的情況;
2)公司重大事件、應(yīng)對措施和效果;
3)公司經(jīng)營理念和方針、戰(zhàn)略的變化;
4)上年度工作目標(biāo)和改進計劃的實現(xiàn)情況;
5)各部門/崗位匯報總結(jié)和內(nèi)審結(jié)論;
6)來自于外部的評價，如榮譽、信譽危機、認(rèn)證/驗廠整改情況等;
7)股東/顧客/員工的滿意程度，以及社區(qū)/主管/行業(yè)對企業(yè)的美譽度;
8)與合作方的合作業(yè)績;
9)與產(chǎn)品有關(guān)的業(yè)績、困難和創(chuàng)新;
10)在管理方面取得的成就和創(chuàng)新;
11)各部門面臨的難以解決或需跨部門協(xié)作的問題，以及這些問題的應(yīng)對方案;
12)與會人員提交的各類改進建議;
13)公司及公司下屬各部門/崗位的下一年度工作目標(biāo)/計劃的可行性。
這些工作如何安排下去呢?
例如今天是09年12月16日，假設(shè)09年的年度會議放在2月10日這一天，我們可以這樣安排我們的工作：
1) 明天就可以發(fā)出會議通知了：通知全體員工公司關(guān)于年度會議的設(shè)想和安排，起公示作用。
2) 發(fā)通知的時候同時給各部門下達(dá)會議的準(zhǔn)備工作要求，如顧客滿意調(diào)查、員工意見調(diào)查、各種統(tǒng)計、匯總等;給內(nèi)審組下達(dá)內(nèi)審任務(wù)(包括內(nèi)審的重點);起草下一年度的工作目標(biāo)/計劃;會務(wù)安排等。
3) 2010年1月14-15日完成內(nèi)審，形成審核記錄和內(nèi)審報告。
4) 1月20日前由辦公室收集整理各部門/崗位的會議準(zhǔn)備材料，必要的話經(jīng)辦公室或總經(jīng)理審查后，就準(zhǔn)備材料內(nèi)容進行個別的交流，該補的補，該改的改。
5) 2月1日前下達(dá)正式的年度會議通知，就會議的安排作出詳細(xì)的說明，并一同下發(fā)會議資料。
6) 開會前，可以與有想法的員工就會議內(nèi)容進行交流。
7) 2月10日按計劃開會、討論、記錄。
8) 2月12日發(fā)布年度會議紀(jì)要和2010年工作目標(biāo)和工作計劃。
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