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      商務秘書電話禮儀知識

      時間:2024-09-08 14:52:54 商務秘書 我要投稿
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      商務秘書電話禮儀知識(精選)

        人在職場,學會打電話是非常重要的。因為電話是公司的窗口,很多業務的第一次接觸都是通過電話。今天就給大家介紹一下關于商務秘書的電話禮儀。

      商務秘書電話禮儀知識(精選)

        聽 電 話

        公司接聽電話應該是非常正規的——在禮貌稱呼之后,先主動報出公司或部門的名稱。如:“您好,這里是**公司,請問您找哪位?”。很多人會習慣性的有防備意識或覺得不重要,接聽電話時不報備自己的崗位或名字。但往往在這些小細節方面才是體現教養的禮貌性。

        在長途電話的禮儀細節中,當你給別人打長途電話請求別人的幫助,如果對方正好不在,你應該選一個合適的時間再打過去,最好不要讓對方回電。

        如果打電話撥錯了號碼,應當禮貌地說一聲“對不起,我撥錯了號碼”。如果接到撥錯的電話,應當客氣地告訴對方打錯了,請他重撥,不要使對方難堪。

        如果是在跨國公司的辦公室,來電必須在第二聲鈴響之后迅速接起,如果在鈴響超過三聲后才接聽,就要禮貌地說一句“抱歉,讓您久等了”。

        當來電話的人說明要找誰之后,通常有三種情況:

        一是剛好是本人接電話;此時應該回答“我就是,請問您是哪位?”

        二是本人在,但不是他接電話,需要轉接;此時應該這么說“他就在旁邊,請稍等。”或者“請稍等,我幫您轉過去,請問您貴姓?”。

        三是他不在辦公室。接電話的人要這么說“對不起,他剛好出去了,您需要留話嗎”不要只說一聲“不在”。

        還有一種情況是,如果你和某人正在他的辦公室談話,此時電話突然響了,該怎么辦呢?當對方接到緊急電話時,你需要請求是否要避嫌“請問,我是不是該出去一會兒呢?”。第二是談話中你接到緊急電話,你應該這么說“對不起,我得接個電話”。

        總之,接電話的禮儀就是不要留下不愉快的交流,給人好的心情,自己心情也會變好。

        秘 書 應 有 的 電 話 禮 儀

        秘書就是一個企業的窗口,很多人都是通過這個職務來認識企業的商務形象。作為一名秘書,要懂得基本的商務禮儀,特別是電話禮儀。很多公司應聘秘書的要求也有考核面試者是否有良好的電話禮儀。

        商務環境中,秘書接聽電話時,首先要能區分什么電話需要她本人直接轉給老板,什么電話需要她自己來處理,而什么電話又需要轉給其他的人。

        換句話說,作為秘書,一頂要多了解公司,清楚什么人負責什么事,以便當老板不在的時候,知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。這對秘書職業素質的培訓至關重要。

        做 好 電 話 留 言

        當別人給你打電話時,禮貌的做法是當天回電給對方。如果你沒接到電話,最好是兩天之內回電。如果你實在沒辦法立即回電,那么,在兩天之內,請別人替你回電。

        在辦公室里,當你接聽恰好外出辦事的同事的電話時,要替同事做好電話留言,包括來電者的姓名、電話。在家中也是一樣。無論是生活中,還是工作中,我們都應當多替他人想。

        現在很多人都在電話上安裝了錄音裝置,外出時將其打開,就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時,要注意措辭。

        如果是公司電話,可以這么說“您好,這里是**公司,我們的辦公時間是工作日早九點到晚五點。請您聽到提示音后留言,謝謝!”

        如果是住宅電話,直接說“您好,請留言,謝謝”便可,而不必過多透露個人消息。給別人留言時,最重要的是清晰地說出你的姓名,慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息,最好能將電話號碼慢慢地重復一遍。


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