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企業(yè)采購(gòu)與付款間的關(guān)系
企業(yè)采購(gòu)是指購(gòu)買(mǎi)物資并支付價(jià)款的行為。由于目前企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫(kù)存短缺或積壓，導(dǎo)致了企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。下面是yjbys小編分享的一些相關(guān)資料，供大家參考。
1、采購(gòu)與付款控制的目的
由于企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)頻繁，環(huán)節(jié)比較多，很容易產(chǎn)生漏洞，因此內(nèi)部控制顯得尤為重要。內(nèi)部控制的目的：保障采購(gòu)業(yè)務(wù)合法和資產(chǎn)安全，采購(gòu)業(yè)務(wù)必須符合國(guó)家法律規(guī)定，所使用的合同也都要符合我國(guó)法律規(guī)定;所謂采購(gòu)的資產(chǎn)安全性就是付款的同時(shí)要獲取相應(yīng)的貨物，并且保證付款的真實(shí)性和嚴(yán)密性，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的適應(yīng)性和提高經(jīng)濟(jì)效益。所謂適應(yīng)性，就是說(shuō)采購(gòu)業(yè)務(wù)適應(yīng)管理、生產(chǎn)以及銷(xiāo)售的需求;采購(gòu)業(yè)務(wù)在滿(mǎn)足企業(yè)需求的基礎(chǔ)上，要最大程度地降低成本，減少損失，提高經(jīng)濟(jì)效益，此外還要防止因個(gè)人私利行為所導(dǎo)致的資產(chǎn)損失。
2、采購(gòu)與付款的控制流程
2、1制定計(jì)劃
企業(yè)應(yīng)該控制采購(gòu)預(yù)算，對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目，物資部門(mén)要嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)于預(yù)算外的采購(gòu)，需要報(bào)批審核，審核通過(guò)后才可以進(jìn)行采購(gòu)。建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，根據(jù)采購(gòu)物資的類(lèi)型，確定管理的部門(mén)，并且授予權(quán)限，明確工作人員職責(zé)，制定相應(yīng)的采購(gòu)程序。建立嚴(yán)格的審批制度，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，堵塞管理漏洞。制定采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)的項(xiàng)目進(jìn)行合理的授權(quán)。日常所需如原材料和零配件等物資的采購(gòu)，應(yīng)以預(yù)算為前提，正確填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行審批，請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)該注明請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)，物品的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、用途以及到貨日期等重要信息。如果采購(gòu)申請(qǐng)不符合企業(yè)規(guī)定，應(yīng)拒絕批準(zhǔn)。重要物資的采購(gòu)需要經(jīng)過(guò)決策才能進(jìn)行。由于采購(gòu)的物資品種多涉及金額大，因此要避免盲目采購(gòu)造成積壓。
2、2訂購(gòu)
采購(gòu)部門(mén)應(yīng)清楚地知道訂購(gòu)量，從哪里訂購(gòu)，何時(shí)發(fā)訂貨單。以上三個(gè)方面確定之后，將信息反饋給請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)等。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的請(qǐng)購(gòu)單，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂合同，合同要列出物資的名稱(chēng)、單價(jià)、數(shù)量、規(guī)格、折扣條件、交貨方式、交貨日期以及售后服務(wù)等，采購(gòu)合同必須由授權(quán)人審核同意后，簽名蓋章才能生效。采購(gòu)合同一式四份，一份給供貨商，一份給采購(gòu)部門(mén)，一份給會(huì)計(jì)部門(mén)，一份給倉(cāng)庫(kù)，從而保證發(fā)貨、合同執(zhí)行、監(jiān)督和驗(yàn)收物品以及核對(duì)發(fā)票的工作順利進(jìn)行。訂貨單發(fā)出之前，要核查是否審批，確保訂貨單的有效性。
2、3驗(yàn)收貨物
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式。物資到達(dá)企業(yè)后，應(yīng)由生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)及倉(cāng)庫(kù)按照合同，對(duì)采購(gòu)貨物的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格以及質(zhì)量等內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行簽收。控制貨物驗(yàn)收可以控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)，同時(shí)還要控制存貨。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，實(shí)行全過(guò)程的采購(gòu)登記制度或信息化管理，確保采購(gòu)過(guò)程的可追溯性。
2、4付款控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證和審批程序等內(nèi)容，審核無(wú)誤后按合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。同時(shí)要重視采購(gòu)付款的過(guò)程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失。企業(yè)財(cái)會(huì)部門(mén)在付款過(guò)程中，要嚴(yán)格審核采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證和驗(yàn)收證明等資料的真實(shí)性、合法性以及有效性，發(fā)現(xiàn)虛假的發(fā)票，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)告處理。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款和定金的管理。綜合分析預(yù)付賬款的期限、合理性及風(fēng)險(xiǎn)情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。對(duì)于已經(jīng)到期應(yīng)付賬款，必須經(jīng)過(guò)審批才可支付。建立退貨管理制度，明確規(guī)定退貨的條件及退貨的手續(xù)等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收及付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、入庫(kù)憑證、款項(xiàng)支付等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。此外還要定期與供應(yīng)商進(jìn)行往來(lái)款項(xiàng)的核對(duì)。
3、企業(yè)采購(gòu)與付款控制的措施
3、1、崗位控制
建立采購(gòu)與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相分離，制約并形成有效監(jiān)督。在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，要分工的崗位有：申請(qǐng)與審批;詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商;采購(gòu)合同的簽訂、審核與審批;采購(gòu)與驗(yàn)收;采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄;付款的審批與付款的執(zhí)行。總之不能由同一個(gè)部門(mén)或個(gè)人辦理采購(gòu)與付款的全過(guò)程。
3、2規(guī)范采購(gòu)付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度
一般情況下，生產(chǎn)部門(mén)會(huì)根據(jù)顧客的訂單或者通過(guò)分析銷(xiāo)售預(yù)測(cè)和存貨要求來(lái)決定生產(chǎn)授權(quán)。特別授權(quán)只允許特定的人員提出請(qǐng)購(gòu)。合同以及采購(gòu)物資的支付必須由專(zhuān)人審批。
總之，企業(yè)應(yīng)在實(shí)際工作中，根據(jù)采購(gòu)與付款的特點(diǎn)，不斷完善修訂內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，以保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序高效進(jìn)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
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