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企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理與控制
采購，是指購買物資或接受勞務(wù)及支付款項等相關(guān)活動。采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。
一、采購需求請購與審批
企業(yè)要強化采購需求的管理，各部門需求計劃以項目管理形式與設(shè)計、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門及時進行信息交流和溝通及現(xiàn)場實測數(shù)據(jù)，來明確數(shù)量、資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準(zhǔn)確性。
建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的責(zé)任權(quán)限及相應(yīng)的請購審批程序。使用部門根據(jù)需求計劃，結(jié)合庫存物資情況編制采購請購單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交采購部門，采購部門根據(jù)采購請購單歸類匯總，結(jié)合在途材料情況和市場變化，科學(xué)統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。對于超計劃和計劃外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。
二、供應(yīng)商的選擇與控制
供應(yīng)商的管理是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)加強采購渠道的管理，可以保證選擇供應(yīng)商的行為公平、公正、公開，降低采購物資的成本、節(jié)省采購費用。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，由采購部門和相關(guān)部門共同參與詢價程序，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商信息。在切實防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
三、采購合同協(xié)議的控制、價格的審核
建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權(quán)利和責(zé)任，擬訂合同文本時應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。及時與供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號的合同，按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級授權(quán)人進行審核，如：合同數(shù)量是否與請購單一致。合同審核同意后，加蓋合同專用章。對于涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，如果影響重大，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關(guān)工作。
制定科學(xué)的采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、談判采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。對于價格管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的歷史價格信息、供應(yīng)商產(chǎn)品報價信息來確定物資采購的價格，定期研究常用物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。
四、采購驗收入庫的控制
企業(yè)應(yīng)對采購物資進行檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)制定嚴格的物資驗收管理制度，明確相關(guān)檢測、倉管人員的權(quán)限和責(zé)任。建立采購驗收程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對對入庫產(chǎn)品進行檢驗，檢驗合格后轉(zhuǎn)由倉管人員對物資數(shù)量、規(guī)格、型號進行驗收。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經(jīng)送貨人員簽字確認分別傳給財務(wù)部門、采購部門，并記錄倉庫存貨日記賬。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理，給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關(guān)單位進行索賠。
五、采購結(jié)算付款的申請審批與執(zhí)行
在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時，企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核采購合同規(guī)定、采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性并及時入賬。經(jīng)辦人員編制付款計劃、填寫，各部門審批后，財務(wù)部門依據(jù)付款申請單對付款進行復(fù)核后，選擇合理的付款方式付款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強采購付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。加強對預(yù)付款和定金的管理，定期對大額或長期預(yù)付款進行追蹤核查。指定專人定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。
完善對采購業(yè)務(wù)的管理與控制，不僅能夠較好地保證物資供應(yīng)順暢，使其與生產(chǎn)和銷售等各環(huán)節(jié)緊密銜接，還可以有效降低采購成本，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)。
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