對提高企業行政管理效率的思考
摘 要：從企業行政管理效率的基本概念入手,分析了影響我國企業行政管理的因素,對企業行政管理效率的模式進行了探討,分析了企業行政管理效率低下的原因,并就如何提高我國企業行政管理效率、改進行政管理方法和創新行政管理體制等問題提出了建議。
關鍵詞：企業行政管理;效率;對策
目前我國尚處于社會主義初級階段,企業依然面臨著行政管理科學化的艱巨任務。倡導科學行政,依法行政,以當代社會高科技、高質量、高智能、高效益的實踐需要為基礎,以民主公開、優勝劣汰為法則,以尊重知識,選才任能為核心,依法治國,依法行政,建立起適應社會主義現代化建設需要的充滿生機和活力的行政管理新體制,是社會主義市場經濟發展的客觀要求,也是人類文明發展和社會進步的規律。企業行政是企業的中樞神經系統,行政管理體系擔負著企業的管理工作,推動和保證著企業的計劃、生產、財務、營銷等的順利、有效進行和相互之間的協調溝通。加強和改進企業行政管理,對于增強企業競爭力具有重要意義。
1、企業行政管理內容
企業行政管理是企業參與社會化大生產及市場競爭的客觀要求。要有效地組織企業生產經營,就必須有一定強制力的權威與服從機制把企業各環節、各部門連接成一個健康運行的有機整體。否則,企業的各項生產經營目標就可能因缺乏組織性而不能實現。
(1)計劃工作。即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。現代企業行政管理必須具有計劃性,做好預測工作,對企業行政工作進行指導,這是企業實現行政管理科學化和行政管理成功的必要條件。
(2)組織工作。企業的組織機構是企業運作的基本框架,企業的各級行政管理人員必須明確要完成的任務是什么,誰去完成任務,任務怎樣分類組合以及各種決策應該在哪一層級上制定。企業要逐級建立自上而下的責權關系,保證行政管理渠道的暢通無阻,這樣才能使企業的行政管理工作有的放矢。要做好這一環,就需要合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理是依賴行政機構渠道進行的,所以,選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是保證行政命令、指示等迅速流動貫徹的重要前提,是達到行政管理目標的必要條件。
(3)指揮工作。即企業行政管理中采取的具體措施,確定好企業員工之間的分工合作關系;明確人們在職、責、權方面的結構體系;調動各級行政管理人員的積極性,協調各級行政管理人員之間的關系,解決組織人員之間的沖突。做好這一環,就要建立行政首長(廠長或經理)負責制為首的指揮系統,這是科學行政管理的基礎。
(4)控制工作。即對指揮工作的各項措施進行監測、控制與調整,包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例并認真執行。通過控制保證任務按照既定計劃執行,通過控制來判斷企業的行政管理工作是否合理,是否還有改進之處,從而增強行政工作的有效性及合理性。確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。企業行政管理的最佳化實現,在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實施。因此,對人的管理是現代企業行政管理的核心,而建立科學的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障。
2、企業行政管理效率低下的原因
(1)行政機構龐大臃腫。我國的企業行政機構過于龐大臃腫,幾度精簡,收益甚微,結果是“精簡、精簡,有增無減”,沒有必要設立的行政機構大量出現。
(2)權力集中缺乏制約。權力過分地高度集中而又缺乏應有的監督制約機制,導致一些企業工作人員官僚主義嚴重,家長制、人身依附等封建主義的影響依然存在,嚴重影響著決策民主化、管理科學化的進程,在很大程度上挫傷企業員工的積極性,使企業行政系統缺乏活力和效率。
(3)行政法律和體制不健全。行政管理效率低下的根本原因在于行政法律制度不健全,有些行政法規雖然已經制定,但沒有很好的執行。現代行政管理需要建立起科學的工作程序和全面規范的管理規則。因此,行政管理體制不全,機構設置不合理,規章制度不科學、不完善,以及對現代社會新的科學技術方法推廣應用不力也是不可忽視的原因。
(4)行政機構運轉不靈、效率低下也是重要原因。由于部門和環節過多,造成行政機構某些部位和環節運轉不靈,往往因扯皮現象導致行政效率低下。主要表現有:解決問題的客觀條件己經具備,只因少數人反對,而長期得不到解決,如已經作了正式決定,而且又是正確的,只是觸及到某個部門、單位的利益,這個單位和個人就找借口拒不執行。
(5)行政人員素質不高。企業行政工作人員的選拔、錄用、培訓、考核、獎懲、升降、淘汰和辭退等人事制度不健全,缺乏必要的競爭、激勵機制。一些行政工作人員思想政治素質不高,知識能力素質不強,遇事怕負責任和不負責任,合自己利益的就干,不合自己利益的就不干,直接影響著行政效率的提高。
3、提高我國企業行政管理效率對策分析
(1)對不同的行政管理層次提出不同的重點和要求。上層行政機關的主要活動,是規劃、決策、控制、溝通等全局性工作,追求的是社會總體效率。重點要從領導方式、決策程序、組織結構、信息反饋、協調監督等方面改進工作,提高效率。
(2)建立健全企業規章制度。建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等,從而建立起行政部門的法治秩序。提高行政效率,必須加強行政管理法規的建設,健全必要的工作制度,以法律和規章制度的形式促進行政效率的提高。
(3)提高企業行政管理人員的素質。每一個行政工作人員都必須努力提高自身素質,使自己的能力和水平不斷得到提高。作為企業行政管理人員,應該是知識水平高,各方面素質優良的公共管理者。企業行政人員素質的提高可以提高組織管理的有效性,能夠實現科學而又藝術的管理。經濟的全球化企業行政管理人員在未來的管理中必須有國際眼光,熟悉國際游戲規則,適應國際競爭的需要。
(4)引入科學的企業管理方法。引入科學的企業管理方法如目標管理、績效評估、成本核算等。當前企業行政效率在管理方法上陳舊僵化,僅注重行政規章和行政命令,無法調動行政官員的積極性。通過將企業管理講求投入和產出、講求成本核算的精神引入企業行政管理之中,可以提高企業行政管理人員的責任感,同時還可以科學地衡量管理人員的工作業績,有利于提高行政效率。
4、對策
(1)對不同的行政管理層次提出不同的重點和要求。上層行政機關的主要活動,是規劃、決策、控制、溝通等全局性工作,追求的是社會總體效率。重點要從領導方式、決策程序、組織結構、信息反饋、協調監督等方面改進工作,提高效率。
(2)建立健全企業規章制度。建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等,從而建立起行政部門的法治秩序。提高行政效率,必須加強行政管理法規的建設,健全必要的工作制度,以法律和規章制度的形式促進行政效率的提高。
(3)提高企業行政管理人員的素質。每一個行政工作人員都必須努力提高自身素質,使自己的能力和水平不斷得到提高。作為企業行政管理人員,應該是知識水平高,各方面素質優良的公共管理者。企業行政人員素質的提高可以提高組織管理的有效性,能夠實現科學而又藝術的管理。經濟的全球化企業行政管理人員在未來的管理中必須有國際眼光,熟悉國際游戲規則,適應國際競爭的需要。
(4)引入科學的企業管理方法。引入科學的企業管理方法如目標管理、績效評估、成本核算等。當前企業行政效率在管理方法上陳舊僵化,僅注重行政規章和行政命令,無法調動行政官員的積極性。通過將企業管理講求投入和產出、講求成本核算的精神引入企業行政管理之中,可以提高企業行政管理人員的責任感,同時還可以科學地衡量管理人員的工作業績,有利于提高行政效率。
5、結論
企業行政管理是企業生存發展的重要影響因素之一。企業行政管理效率的高低將直接影響企業的各項工作的開展。但是,當前我國企業行政管理存在著機構龐大臃腫、權力集中缺乏制約、企業行政管理人員觀念陳舊保守、運轉不靈、效率低下、人員素質良莠不齊等問題。這些問題的產生是由于缺乏經濟效益觀念、行政法律和體制不健全、舊觀念的束縛等原因造成的。實踐中,我們要充分運用先進的企業行政管理方法,盡量適應企業員工的需要和特點,顧及社會因素及其各方面的影響, 努力健全企業規章制度,大力提高企業行政管理人員的素質,充分發揮和利用人的內在潛能,獲得最佳管理效果。
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