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談寶鋼銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制
本文結(jié)合財政部在2002年12月23日頒布并實施的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——銷售與收款（試行）》的有關(guān)要求，對寶鋼股份銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制作一簡要分析。
一、銷售與收款的業(yè)務(wù)流程
寶鋼股份銷售管理的一大特點是高度的信息化管理，產(chǎn)品銷售信息由公司“9672產(chǎn)品銷售子系統(tǒng)”自動生成，系統(tǒng)已實現(xiàn)從產(chǎn)品價格庫生成、登記客戶需求、簽訂合同、運輸發(fā)貨、財務(wù)評審和結(jié)算、產(chǎn)品質(zhì)量異議處理管理等全過程控制。其主要流程是處理訂單、簽訂合同、發(fā)出貨物、結(jié)算貨款四個基本環(huán)節(jié)。
1、處理訂單。對用戶填寫的訂貨卡片，或?qū)氫搰H各貿(mào)易公司輸入“9672系統(tǒng)”的草約付款清單，銷售部組織生產(chǎn)、制造部等部門對品種、規(guī)格、價格等進行技術(shù)評審，并負責生產(chǎn)能力評審、運輸方式評審。如評審通過，由銷售業(yè)務(wù)人員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認，再送交財務(wù)評審。財務(wù)人員對付款草約的結(jié)算方式、貨款金額、票據(jù)安全性等進行審核，確認收款依據(jù)。
2、簽訂合同。銷售業(yè)務(wù)人員按評審通過的內(nèi)容，打印正式合同，經(jīng)供需雙方確認簽字后，合同生效。銷售部將合同信息通過“9672系統(tǒng)”下發(fā)給制造部并根據(jù)合同的交貨期和生產(chǎn)計劃編制原則進行排產(chǎn)。制造部依據(jù)生產(chǎn)計劃及交貨期及時安排、調(diào)整生產(chǎn)計劃，確保合同按時完成。
3、發(fā)貨。銷售部根據(jù)制造部的“準發(fā)信息”和合同規(guī)定的運輸方式，向運輸部提交成品廠內(nèi)轉(zhuǎn)庫組批計劃。運輸部據(jù)以編制廠內(nèi)裝船、裝車作業(yè)計劃，核對實物，按規(guī)定要求裝車（船），與承運方辦理實物交接，辦理出庫提貨手續(xù)。
銷售部收到成品裝運出廠信息，負責配齊碼單、質(zhì)量保證書和運單（以下簡稱“三單”），與用戶進行產(chǎn)品最終交付。
4、財務(wù)結(jié)算。財務(wù)人員根據(jù)接收到的“三單”信息，開具增值稅發(fā)票，進行銷售結(jié)算，確認銷售收入，核銷預收款或進行收款。
二、銷售與收款控制措施
寶鋼股份銷售與收款的關(guān)鍵控制點主要體現(xiàn)在職務(wù)分離、業(yè)務(wù)流程控制、財務(wù)結(jié)算控制等方面，主要的控制措施如下：
（一）職務(wù)分離
寶鋼股份的鋼鐵產(chǎn)品銷售主要由銷售部統(tǒng)一管理，財務(wù)結(jié)算由財會處負責，內(nèi)部檢查由審計處負責。
銷售部在其《組織機構(gòu)與管理職責》中明確規(guī)定了其內(nèi)設(shè)部門的職責，并特別強調(diào)由各產(chǎn)品室負責處理國內(nèi)外市場開拓及銷售、產(chǎn)品訂單、合同簽訂、執(zhí)行銷售政策和信用政策、用戶使用情況的跟蹤及反饋、催收貨款等職能。物流運輸室負責鋼鐵產(chǎn)品出廠運輸、物流及配貨、出口船期跟蹤、運輸合同審核及簽訂、運輸供應(yīng)商管理、產(chǎn)成品庫存管理、運輸異議處理、負責“三單”的管理。市場營銷室負責營銷環(huán)境分析、鋼鐵市場分析及策劃，負責銷售渠道綜合管理、鋼鐵產(chǎn)品價格管理、貿(mào)易糾紛處理及風險管理、鋼鐵產(chǎn)品營銷策劃及負責綜合銷售計劃管理。市場營銷室、各產(chǎn)品室、物流運輸室分別負責政策制定、執(zhí)行、運輸庫存管理；財會處主要負責對銷售合同的財務(wù)評審和銷售款項的結(jié)算和記錄、并監(jiān)督銷售回收；審計處根據(jù)公司銷售方面的規(guī)章制度及各部門職責權(quán)限的規(guī)定，定期和不定期地進行內(nèi)部控制檢查。
（二）業(yè)務(wù)流程控制
1、銷售政策制定控制。銷售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價格管理》制度，執(zhí)行相關(guān)銷售政策。該文件明確了價格管理的基本原則、產(chǎn)品價格制定依據(jù)、價格管理領(lǐng)導小組和市場營銷室職責、價格管理范圍，并通過價格管理流程來規(guī)范公司鋼鐵產(chǎn)品的價格制定，通過對各類產(chǎn)品的年度目標基價制定和日常價格調(diào)整兩種管理方式，經(jīng)公司領(lǐng)導或部領(lǐng)導批準后，基價部分輸入公司“9672銷售系統(tǒng)”，形成公司的基價庫，日常調(diào)整部分通過對系統(tǒng)的授權(quán)審批，進行相應(yīng)調(diào)整，生成《寶山鋼鐵股份有限公司銷售部價格文件》（包含折扣政策、賒銷、商票結(jié)算、付款政策），供相關(guān)單位執(zhí)行銷售政策和價格。銷售部同時對外公布《寶山鋼鐵股份有限公司價格目錄》。
2、客戶信用控制。銷售部制定了“信用風險管理崗位和職責”、“信用風險評估流程”，根據(jù)客戶信用評級方法和客戶信用授信表，建立客戶信用檔案。
3、合同簽訂控制。寶鋼股份的一大特點是根據(jù)銷售合同安排生產(chǎn)，而其合同一般為預收款和見單付款合同，占公司銷售額的90%以上。由于公司的產(chǎn)品銷售信息是借助“9672銷售信息系統(tǒng)”支持，銷售政策和銷售價格已實現(xiàn)系統(tǒng)控制，所以銷售合同的簽訂管理，主要體現(xiàn)在訂貨信息的核對管理上。公司的《訂貨業(yè)務(wù)管理辦法》對此有詳細規(guī)定：產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員根據(jù)用戶所填訂貨卡片或?qū)氫搰H各貿(mào)易公司通過“9672系統(tǒng)”傳送的草約付款清單內(nèi)容，對產(chǎn)品的品種、規(guī)格、價格和資源量進行評審，核對訂貨結(jié)算單位名稱是否與其合同印章的內(nèi)容相符。如一致，業(yè)務(wù)員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認即評審通過；物流運輸室業(yè)務(wù)員對訂貨卡片上用戶要求的運輸方式進行確認；產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員將確認無誤的草約付款清單明細表送交財務(wù)審核；銷售財務(wù)接到訂貨草約后，進行相關(guān)財務(wù)評審。評審通過后，訂貨業(yè)務(wù)人員打印正式合同并對所有打印項目進行審核，審核無誤后，銷售人員根據(jù)授權(quán)與客戶簽訂合同；并將合同信息通過9672系統(tǒng)傳送給相關(guān)部門。
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