如何完善檔案的管理體系

關于如何完善檔案的管理體系

　　摘 要：隨著社會經濟的建設發展，檔案信息所發揮的作用也在日益增加。構建完善的檔案管理體系對于我國社會經濟建設都有著重要影響和意義。但是在實際檔案管理過程中仍然存在很多問題，這些問題使得檔案信息不能真正發揮其應有作用。本文就結合這一問題進行深入研究，探討如何進一步構建完善科學的檔案管理體系。

　　關鍵詞：管理體系;檔案管理;方式

　　檔案信息在當代社會發展過程中有著重要意義，構建完善的檔案管理體系對于我國檔案管理工作至關重要，本文結合當前我國檔案管理工作存在的問題，探討如何進一步構建完善的檔案管理體系。

　　1 當前檔案管理體系不完善的具體因素

　　1.1 對檔案管理工作不夠重視

　　在我國檔案管理工作過程中工作人員在很長時期都沒有從心理上對其起到足夠的重視，所謂的檔案管理無非就是機械的抄寫檔案內容，儲存一些檔案信息，只要檔案信息保密不外泄、不丟失就完成了檔案管理工作。但是在現代檔案管理過程中只進行這些內容是不可行的，不能真正發揮檔案信息在單位管理和經營中的作用，不能為單位帶來直接的效益。然而，在我國大部分單位中無論是上級領導，還是下級員工都忽視了檔案管理工作，并沒有對這一工作的重要性起到應有的認識，使得檔案管理體系得不到應有的重視。這也是造成檔案管理困境的重要因素。

　　1.2 檔案管理觀念過于陳舊，檔案管理水平相對較低

　　根據調查研究發現，當前在我國大部分從事檔案管理的工作人員都不了解檔案管理的具體要求和重要作用，僅僅局限于整理、收集、歸檔等初級的檔案管理方法，而對于檔案信息的合理利用方式并不了解。在檔案管理過程中工作人員缺乏收集意識，并不能將自己的精力投入到檔案管理工作中，只是將自己搜集來的檔案進行存放，而沒有進行檔案信息真實性的核查和檔案信息的挖掘。使得檔案信息常常出現錯誤或者遺漏，大大降低了我國檔案管理的水平，影響檔案信息作用的發揮。

　　1.3 檔案管理硬件條件差，設備不全

　　在基層檔案管理過程中由于領導不重視，對檔案管理工作的錯誤認識等原因，使得大部分單位的檔案管理硬件條件差，很多單位連專門的檔案管理室都不建立。一些單位檔案管理室條件差，存在潮濕、狹窄等問題，一些檔案室“八防”設備不齊全，這些問題都會造成檔案受損，影響檔案的整潔和質量。硬件條件差，設備不齊全也是造成我國檔案管理水平低的重要原因，只有檔案管理硬件水平提高，才能更好地完成檔案管理和存放工作，確保檔案信息不被損壞。

　　1.4 尚未構建完善的檔案管理團隊，工作人員專業素質低

　　近幾年隨著我國經濟和社會的快速發展建設，人們逐漸發現了檔案信息所起到的重要作用，并且開始對檔案管理工作起到一定的重視。目前我國已經建立了一支檔案管理團隊，但是這支隊伍中的工作人員普遍存在專業素質低、文化程度差等問題，在實際檔案管理過程中工作人員不能利用自己的專業知識解決存在的問題。尤其是隨著檔案信息和內容的不斷加深，能夠深入挖掘和開發檔案信息的人才越來越急需，但是這些人才卻十分匱乏。

　　2 完善檔案管理體系的具體方式

　　在我國檔案管理過程中存在很多問題，這些問題對于我國檔案信息的合理利用有著極大阻礙，所以我國必須要重視檔案管理體系的建設，構建完善的管理方式，這樣才能有效提高我國檔案管理工作的質量和效率，使得檔案管理工作有序進行，主要要從以下幾個方面入手：

　　2.1 采取有效方式提高檔案管理人員的業務素質

　　作為一名檔案管理工作人員必須要具備專業的檔案管理業務素質，要能夠獨立解決檔案管理過程中存在的各種問題，并且采取適當的方式開發檔案信息，發揮檔案信息的積極作用。這就需要檔案管理人員要不斷提高自身業務素質，積極參加各種與自身專業有關的培訓或者是交流活動，通過不斷的學習彌補自身不足，提高自己的專業水平。在日常的檔案管理過程中工作人員要落實檔案管理的相關內容，掌握檔案管理過程中所涉及的規范和基本方法，合理運用科學的檔案管理方式提高檔案管理工作效率和質量，嚴格遵循檔案管理原則。另外，檔案管理人員必須要與時俱進，不斷結合自身檔案管理實際進行創新，不斷更新自身檔案管理理念和管理方式，這些都是檔案管理人員需要不斷提高的。此外，檔案管理人員還需要不斷提高自身思想道德水平，這樣才能在檔案管理過程中堅守自身職業道德。檔案管理信息涉及單位隱私，對各單位經濟利益或者效益會產生影響，檔案管理人員只有不斷提高自身思想道德水平，才能在管理過程中不泄露或者販賣檔案信息，保障檔案管理的私密性。在現代檔案管理工作過程中，檔案管理人員的業務素質發揮著重要作用，所以必須要對這一問題起到足夠重視。

　　2.2 構建完善的檔案管理制度

　　健全的檔案管理制度是完善檔案管理體系的制度保障，因此檔案管理制度必須符合以下要求：規章制度要體現合理性、科學性。檔案管理的相關制度的制定必須以單位自身的實際情況為依據，從實際出發。實用性。制度必須具有可操作性，其制定必須以簡單明了、可操作性強為依據，使得工作人員在日常工作中能夠更好的堅持和貫徹相關的規章制度。堅持制度約束的雙向性。具體說來就是既能約束領導又能約束普通員工。加強執行力度。相關的規章制度一旦制定出來就必須嚴格執行，否則就會變成一張廢紙。規章制度的制定部門，同時也是監督部門，必須確保規章制度完全的落實。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

　　2.3 增加檔案功能，發揮檔案作用

　　在日常的檔案管理工作當中，工作人員要盡可能的使記錄內容全面、客觀，并且隨著時間的推移及時對已有信息進行更新。在新時代背景下，我們對檔案功能的開發方面也必須有所進展，保留檔案原有的重要功能之外，檔案的內涵也要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

　　2.4 不斷進行檔案管理手段的更新發展

　　伴隨著科學技術的迅猛發展，計算機已經成為社會生活中不可缺少的一部分，網絡也已經廣泛的被應用到了各個領域，信息化是當今社會的必然趨勢。相對于檔案管理工作來講，信息化可以使檔案管理工作效率大大提升，同時也使相關繁瑣的工作簡單化。近年來，國內的許多單位已經把信息化應用到了檔案管理的工作當中，大大提高了檔案管理的利用和檔案質量。因此，實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行，這也為完善檔案管理體系提供了技術保證。

　　2.5 對檔案管理工作起到足夠的重視，提高檔案管理地位

　　在日常的工作當中，領導和工作人員都必須從心理上重視檔案管理工作，加大對檔案管理的投入力度，提高檔案管理相關工作人員的待遇，為檔案管理配備具有專業素質的工作人員。這樣，檔案管理工作才能有效的進行，才能保證檔案管理工作的質量。

　　3 結束語

　　檔案管理體系的完善過程中，必須要有專業素質的工作人員作為人力資源基礎;同時，還必須制定相關的規章制度，作為保障;最后還必須提高檔案管理工作者的地位，從內到外的把這項管理工作重視起來。在新時代的背景下，我們必須不斷的更新關于檔案管理的理念，積極探索先進的管理模式，以便提高檔案的利用價值和更好的為單位提供服務。

　　參考文獻：

　　[1]王金扣，朝魯蒙.建立知識型檔案管理體系的幾點思考[J].前沿，2000(11).

　　[2]張向遠.建立和健全信用檔案管理體系的構想[J].浙江檔案，2002(12).

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