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建設工程電子檔案接收模式研究論文
一、檔案接收形式
(一)移交方式
1、在線模式
采取網(wǎng)上編制檔案或者實時在線上傳電子檔案。優(yōu)點是檔案館可以實時看到檔案完成的進程，可實時檢驗，并可實現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案；缺點是檔案編制單位必須具備上網(wǎng)條件，不便于普及。同時，檔案的保密性差，檔案編制效率低。
2、離線模式
采取線下編制檔案。優(yōu)點是檔案編制效率高，便于普及應用，保密性高；缺點是檔案館不能實時掌握檔案編制情況。
(二)軟件模式
檔案接收軟件可以分為兩大類，統(tǒng)一檔案編制軟件、不統(tǒng)一檔案編制軟件。
1、統(tǒng)一檔案編制軟件目前檔案編制單位已經(jīng)全部采用計算機軟件完成編制檔案。如果檔案館統(tǒng)一編制軟件，在技術上可以提供紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查的措施，做到接收到的電子檔案真實可靠。檔案編制軟件應做到在保證檔案編制質(zhì)量的前提下，盡量給檔案編制單位提供方便，便于推廣實現(xiàn)電子檔案的接收。
2、不統(tǒng)一檔案編制軟件為了兼容各個檔案編制軟件生成的電子文件，需要提供統(tǒng)一的檔案收集軟件，軟件中集成檔案接收目錄，檔案編制單位需要將檔案編制軟件生成的電子文件轉換成統(tǒng)一的格式，如pdf格式，或者將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案；軟件中需要提供檔案接收目錄，檔案編制單位將電子文件和目錄鏈接。這個模式的優(yōu)點是操作相對簡單，缺點是檔案編制單位需要掃描或者進行二次文件轉換成pdf，效率相對低。
(三)電子檔案組卷方式
1、按工程組電子卷該模式不分案卷，直接按檔案館的歸檔目錄直接形成電子包，在后期的電子檔案查詢時，依靠電子文件查找技術快速找到電子文件，方便快捷。
2、按照案卷組電子卷按照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案組卷的方式組電子案卷，并且可實現(xiàn)卷內(nèi)目錄和電子文件一一對應，缺點是效率低，優(yōu)點是查找卷內(nèi)目錄時可以直接看到對應的電子文件。
3、工程+案卷組電子卷采用統(tǒng)一的電子檔案編制軟件，可以自動生成按工程為單位的電子卷，在軟件中增加以案卷形式組卷的功能，填寫案卷的相關信息，利用選擇電子文件的方式形成卷內(nèi)目錄，移交給檔案館時，提供標準的xml格式文件，該文件可以自動導入到檔案館的業(yè)務辦公系統(tǒng)中，實現(xiàn)自動著錄項目級、工程級、案卷級的功能，極大提高檔案館的辦公效率。
（四）電子簽章
《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2014)在2015年5月1日開始實施，明確規(guī)定在接收紙質(zhì)檔案的同時接收電子檔案，且電子檔案采用電子簽章技術，使用CA證書保障電子文件合法性。住建部已經(jīng)搭建了建設行業(yè)電子認證平臺，旨在解決全國范圍建設行業(yè)從業(yè)單位及人員CA證書通用性，降低企業(yè)成本，并在各地進行了應用。
二、電子檔案接收時應注意的幾個問題
為了能夠順利開展電子檔案接收工作，軟件系統(tǒng)應注意以下幾個問題：
(一)軟件系統(tǒng)要能做到使得每個檔案參與者都達到了效率的最大化；
(二)各館要根據(jù)自身實際情況，慎重選擇離線模式或在線模式；
(三)選擇合作軟件公司時，要充分考慮簽章效率以及電子檔案接收經(jīng)驗的成熟度。
(四)選擇適合自己的檔案進館的電子檔案管理模式。
三、電子檔案接收實踐
由于各個檔案館的業(yè)務辦公系統(tǒng)各異，電子檔案接收軟件應提供開放式的xml格式文件接口，能把接收的電子檔案能夠順利導入到原有的系統(tǒng)中，從而解決系統(tǒng)的兼容性問題。為了更好地完成電子檔案的接收工作，應包含以下幾個系統(tǒng)：
(一)網(wǎng)上注冊系統(tǒng)
完成開工前和工程相關的各種基本信息的網(wǎng)上填寫保送，這些信息可以提供給原有業(yè)務辦公系統(tǒng)，便于進行項目級和工程級信息的自動著錄。
(二)電子檔案編制及電子檔案移交
電子檔案編制軟件除了完成檔案館接收的檔案內(nèi)容外，還需要完成和工程相關的各個部門需要各種資料，在使用上應具有方便性、易用性、智能性、實用性、先進性、可擴展性等特點，最大程度地給使用者提供方便。在編制軟件中應嵌入電子檔案組卷、著錄及移交的功能，數(shù)據(jù)充分共享，形成包含項目級、工程級、案卷級、文件級、內(nèi)容級的電子檔案，這些內(nèi)容可以全部自動導入到業(yè)務辦公軟件中，極大地提高檔案人員的工作效率。在該軟件中還需要具有對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能；
(三)電子檔案的接收審核及完善
檔案館的接收端，同樣也要具備對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能，同時還具備對電子檔案的完整性進行補錄的功能，從而形成整個工程的電子檔案，便于以后查檔使用。
四、應用實踐
《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2014)已經(jīng)要求移交紙質(zhì)檔案的同時移交電子檔案，有些城市在該規(guī)范出臺前已經(jīng)在探索電子檔案的接收工作了，并且獲得了寶貴的經(jīng)驗，遼寧省鞍山市城建檔案館在全國率先應用住建部電子認證平臺，采用電子檔案編制軟件進行電子檔案接收工作，并實現(xiàn)了項目級、工程級、案卷級、及電子文件級的移交工作，在整個的體系中充分提高了各方的工作效率，為電子檔案接收管理工作做了積極的探索。
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