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      建設工程電子檔案接收模式研究論文

      時間:2024-10-22 13:28:50 電子信息工程畢業(yè)論文 我要投稿
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      建設工程電子檔案接收模式研究論文

        一、檔案接收形式

      建設工程電子檔案接收模式研究論文

        (一)移交方式

        1、在線模式

        采取網(wǎng)上編制檔案或者實時在線上傳電子檔案。優(yōu)點是檔案館可以實時看到檔案完成的進程,可實時檢驗,并可實現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案;缺點是檔案編制單位必須具備上網(wǎng)條件,不便于普及。同時,檔案的保密性差,檔案編制效率低。

        2、離線模式

        采取線下編制檔案。優(yōu)點是檔案編制效率高,便于普及應用,保密性高;缺點是檔案館不能實時掌握檔案編制情況。

        (二)軟件模式

        檔案接收軟件可以分為兩大類,統(tǒng)一檔案編制軟件、不統(tǒng)一檔案編制軟件。

        1、統(tǒng)一檔案編制軟件目前檔案編制單位已經(jīng)全部采用計算機軟件完成編制檔案。如果檔案館統(tǒng)一編制軟件,在技術上可以提供紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查的措施,做到接收到的電子檔案真實可靠。檔案編制軟件應做到在保證檔案編制質(zhì)量的前提下,盡量給檔案編制單位提供方便,便于推廣實現(xiàn)電子檔案的接收。

        2、不統(tǒng)一檔案編制軟件為了兼容各個檔案編制軟件生成的電子文件,需要提供統(tǒng)一的檔案收集軟件,軟件中集成檔案接收目錄,檔案編制單位需要將檔案編制軟件生成的電子文件轉換成統(tǒng)一的格式,如pdf格式,或者將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案;軟件中需要提供檔案接收目錄,檔案編制單位將電子文件和目錄鏈接。這個模式的優(yōu)點是操作相對簡單,缺點是檔案編制單位需要掃描或者進行二次文件轉換成pdf,效率相對低。

        (三)電子檔案組卷方式

        1、按工程組電子卷該模式不分案卷,直接按檔案館的歸檔目錄直接形成電子包,在后期的電子檔案查詢時,依靠電子文件查找技術快速找到電子文件,方便快捷。

        2、按照案卷組電子卷按照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案組卷的方式組電子案卷,并且可實現(xiàn)卷內(nèi)目錄和電子文件一一對應,缺點是效率低,優(yōu)點是查找卷內(nèi)目錄時可以直接看到對應的電子文件。

        3、工程+案卷組電子卷采用統(tǒng)一的電子檔案編制軟件,可以自動生成按工程為單位的電子卷,在軟件中增加以案卷形式組卷的功能,填寫案卷的相關信息,利用選擇電子文件的方式形成卷內(nèi)目錄,移交給檔案館時,提供標準的xml格式文件,該文件可以自動導入到檔案館的業(yè)務辦公系統(tǒng)中,實現(xiàn)自動著錄項目級、工程級、案卷級的功能,極大提高檔案館的辦公效率。

        (四)電子簽章

        《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2014)在2015年5月1日開始實施,明確規(guī)定在接收紙質(zhì)檔案的同時接收電子檔案,且電子檔案采用電子簽章技術,使用CA證書保障電子文件合法性。住建部已經(jīng)搭建了建設行業(yè)電子認證平臺,旨在解決全國范圍建設行業(yè)從業(yè)單位及人員CA證書通用性,降低企業(yè)成本,并在各地進行了應用。

        二、電子檔案接收時應注意的幾個問題

        為了能夠順利開展電子檔案接收工作,軟件系統(tǒng)應注意以下幾個問題:

        (一)軟件系統(tǒng)要能做到使得每個檔案參與者都達到了效率的最大化;

        (二)各館要根據(jù)自身實際情況,慎重選擇離線模式或在線模式;

        (三)選擇合作軟件公司時,要充分考慮簽章效率以及電子檔案接收經(jīng)驗的成熟度。

        (四)選擇適合自己的檔案進館的電子檔案管理模式。

        三、電子檔案接收實踐

        由于各個檔案館的業(yè)務辦公系統(tǒng)各異,電子檔案接收軟件應提供開放式的xml格式文件接口,能把接收的電子檔案能夠順利導入到原有的系統(tǒng)中,從而解決系統(tǒng)的兼容性問題。為了更好地完成電子檔案的接收工作,應包含以下幾個系統(tǒng):

        (一)網(wǎng)上注冊系統(tǒng)

        完成開工前和工程相關的各種基本信息的網(wǎng)上填寫保送,這些信息可以提供給原有業(yè)務辦公系統(tǒng),便于進行項目級和工程級信息的自動著錄。

        (二)電子檔案編制及電子檔案移交

        電子檔案編制軟件除了完成檔案館接收的檔案內(nèi)容外,還需要完成和工程相關的各個部門需要各種資料,在使用上應具有方便性、易用性、智能性、實用性、先進性、可擴展性等特點,最大程度地給使用者提供方便。在編制軟件中應嵌入電子檔案組卷、著錄及移交的功能,數(shù)據(jù)充分共享,形成包含項目級、工程級、案卷級、文件級、內(nèi)容級的電子檔案,這些內(nèi)容可以全部自動導入到業(yè)務辦公軟件中,極大地提高檔案人員的工作效率。在該軟件中還需要具有對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能;

        (三)電子檔案的接收審核及完善

        檔案館的接收端,同樣也要具備對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能,同時還具備對電子檔案的完整性進行補錄的功能,從而形成整個工程的電子檔案,便于以后查檔使用。

        四、應用實踐

        《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2014)已經(jīng)要求移交紙質(zhì)檔案的同時移交電子檔案,有些城市在該規(guī)范出臺前已經(jīng)在探索電子檔案的接收工作了,并且獲得了寶貴的經(jīng)驗,遼寧省鞍山市城建檔案館在全國率先應用住建部電子認證平臺,采用電子檔案編制軟件進行電子檔案接收工作,并實現(xiàn)了項目級、工程級、案卷級、及電子文件級的移交工作,在整個的體系中充分提高了各方的工作效率,為電子檔案接收管理工作做了積極的探索。

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