無論是現(xiàn)實世界還是虛擬世界，工作空間能否促進員工交流，主要取決于以下三個維度的平衡：鄰近性、私密性和許可權(quán)。工作空間一方面要移除障礙、讓人們相聚，另一方面又要有足夠的私密性，讓人不必擔(dān)心被偷聽或受到打擾；此外，這種空間還應(yīng)凸顯出人們擁有自由聚集、暢所欲言的權(quán)利。現(xiàn)在我們知道，員工時不時地聚在一起相互交談有利于合作和創(chuàng)新。有些公司還特意為此設(shè)計了相應(yīng)的辦公布局，希望以此促進員工之間的交流，但結(jié)果事與愿違。
鄰近性麻省理工學(xué)院組織心理學(xué)教授托馬斯??艾倫有一個著名發(fā)現(xiàn)：員工的交流頻率隨著辦公室之間相隔距離的增加而呈指數(shù)級下降。不過，影響非正式交流的并不僅僅是物理空間因素，還有社會和心理因素。事實上，物理空間的中心往往不如功能中心重要。比如，靠近出入口、洗手間、電梯、復(fù)印機、咖啡機、飲水機等都屬于功能中心，可以匯聚人流。要促進思想的傳播和分享，公司就應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建包含多種共享資源的空間。
對于虛擬空間里的員工來說，隨時開放的視頻連接和即時信息交流也能拉近彼此的距離。許多應(yīng)用程序，如MSN、Skype、Twitter等，都能讓人們感受到周圍其他人的存在，可以隨時保持聯(lián)系溝通，關(guān)鍵是這些程序要經(jīng)常保持開啟狀態(tài)，并且做到一鍵連通。在虛擬環(huán)境中，你需要核心角色來挑頭擔(dān)綱、搖旗吶喊。與此同時還要有一群活躍的常客參與其中，才能讓虛擬環(huán)境中的交流經(jīng)久不衰。
私密性為保護私密性，實體空間首先必須確保人們在交談時不會被第三方偷聽。要做到這一點，在空間的設(shè)計上就必須考慮到可見性和聲學(xué)因素。如果別人看不見你在和誰交談，而你又能看到有人接近或者處于耳力能及的范圍之內(nèi)，私密性就會增強。真正的私密性在于你能夠控制他人接近你，能夠選擇是否與人交流。“角落”是非正式交流的理想場所：它屬于公共場所的一部分，人們可以在此邂逅；同時它又提供了足夠的私密性，適合私下交流。
在虛擬空間里，清晰界定誰對哪個群的空間擁有訪問權(quán)，有助于保護在線隱私。任何組織都不可能保證絕對的私密性。但是，明確告知公司政策，讓員工知道什么人在什么條件下可以查看網(wǎng)上交流內(nèi)容，員工就會覺得心里更踏實。
許可權(quán)文化和習(xí)俗決定了我們會認為哪些行為在特定環(huán)境中是適當(dāng)?shù)摹Ｔ谵k公場所，如果員工普遍認為某個空間是舒適自然的交流場所，那么必然是這家公司的企業(yè)文化就是這么認為的。因此，企業(yè)文化必須傳達出鼓勵輕松交談的信息。除此之外，舒適的家具以及顯然與工作相關(guān)的設(shè)備（如復(fù)印機）等，都有助于傳達這種信號。員工們喝著咖啡閑聊可能讓老板大皺眉頭，但是在等候復(fù)印時聊天就不會有任何問題。此外，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)身先士卒，讓大家看到公司期望和鼓勵什么樣的行為。
最后，特別要強調(diào)的是，真正重要的并不是現(xiàn)實空間或虛擬空間提供了多少鄰近性、私密性和許可權(quán)，而是三者之間的平衡。失衡的設(shè)計更有可能抑制而不是促進員工之間有益的交流。技術(shù)可以幫助拉近世界各地同事之間的距離，但是彼此的聯(lián)系若無節(jié)制，則會削弱私密性，讓人覺得無法承受。
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