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教您職場(chǎng)中不可不知的九大郵件規(guī)則
職場(chǎng)中可別小看了E-mail的功能，簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞里面大有玄機(jī)。你所寫的每一個(gè)字，都將作為之后的mail法庭中的證詞。若想打好下一場(chǎng)職場(chǎng)升級(jí)戰(zhàn)，要先把郵件新規(guī)則研究透。學(xué)好EMAIL規(guī)則，善用職場(chǎng)法寶，做個(gè)職場(chǎng)牛人是不難的。
不可不知的九大郵件新規(guī)則
A:不要越級(jí)發(fā)郵件
杜拉拉對(duì)直接上司玫瑰有看法，跟平級(jí)的王薔討論，結(jié)果聽說王薔這個(gè)北方愣子已經(jīng)直接給玫瑰的上級(jí)李斯特發(fā)過告狀EMAIL了，李斯特這個(gè)老頭子的做法只是把EMAIL原封不動(dòng)回傳給玫瑰。顯然，李斯特的“轉(zhuǎn)發(fā)”表明了自己的態(tài)度。王薔的結(jié)局絲毫不意外：很快就被玫瑰開了。
之所以把這條放在頭一位，是很多職場(chǎng)新人自以為比上司能，以為越級(jí)發(fā)發(fā)EMAIL告狀不容易被發(fā)現(xiàn)，在EMAIL里還能暢所欲言，比打電話方便得多啊！其實(shí)EMAIL的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā)，這一點(diǎn)對(duì)于喜歡越級(jí)EMAIL的“小聰明們”來說是致命的。
B:不要在EMAIL里談?wù)摳ぷ鳠o關(guān)的事
EMAIL的第二個(gè)特征是容易“留案底”，這一強(qiáng)大特征讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。假如你對(duì)某同事有意見、對(duì)老板有看法，用嘴巴說說痛快一下就算了，何必發(fā)EMAIL呢，省得讓人家轉(zhuǎn)發(fā)給當(dāng)事人，或復(fù)制下來貼在MSN上。
C:不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的EMAIL
假如你收到了某某同事發(fā)來的帶有偏見內(nèi)容的EMAIL，你做到自己知道就行了，并深深感謝他的信任，不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制粘貼，更不要為證明“這不是我說的，是XX說的”而當(dāng)他人面打開EMAIL頁面，要知道，你能對(duì)A這樣做，你也能對(duì)B這樣做，你就變成了辦公室的不連信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。
D:保留好發(fā)送EMAIL的證據(jù)
有時(shí)候EMAIL可能因網(wǎng)絡(luò)問題不能按時(shí)送達(dá)，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說沒收到，怎么辦？在發(fā)EMAIL時(shí)給自己抄送一份就得了，或者保留在發(fā)件箱里。
同樣，其他人發(fā)給你的工作EMAIL也要保留三個(gè)月以上再考慮永久刪除，以備發(fā)生問題時(shí)“對(duì)質(zhì)”。
E:私人EMAIL躲開公司網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控
很多公司都有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控一說，我們就寧可信其有吧。我們總有點(diǎn)私事吧，躲開監(jiān)控也不難，可以用擅發(fā)EMAIL的手機(jī)，隨時(shí)隨地上網(wǎng)，發(fā)送接收都可以避開公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。比如跟戀人談?wù)勄檎f說愛，或者跟培訓(xùn)班的老師發(fā)發(fā)作業(yè)，都很方便。
F:讓EMAIL幫助自己樹立勤奮形象
不能半夜給客戶打電話談價(jià)格，不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報(bào)情況，怎么辦？很簡(jiǎn)單，發(fā)EMAIL啊。銷售小說《輸贏》里有這么一招，你只管在晚上零點(diǎn)之后給客戶、老板發(fā)EMAIL談工作吧，當(dāng)他們收到時(shí)會(huì)為你的勤奮感動(dòng)的！
同樣，在不方便打電話的時(shí)候打開手機(jī)給客戶、老板發(fā)EMAIL，說一句：我在火車上，周圍比較亂，在用手機(jī)發(fā)EMAIL……老板最喜歡這樣的員工了。
G:不要忘記EMAIL的正確收發(fā)時(shí)間
同一個(gè)EMAIL前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。比如可以把手機(jī)的EMAIL收發(fā)設(shè)置上聲音，像短信一樣提醒；對(duì)于需要在確定的時(shí)間點(diǎn)上發(fā)送出去的重要EMAIL可以在三手機(jī)的備忘錄中將其記錄下來，一到時(shí)間就會(huì)提醒你。老板可以說沒有看到EMAIL，但你不能說你沒有發(fā)。動(dòng)一動(dòng)手指頭不麻煩，幫你省掉無數(shù)的誤會(huì)、責(zé)備。
H:不要忘記正確“抄送”和“暗送”
幾乎每位會(huì)用EMAIL的人都會(huì)做的，但卻未必做得最合適。當(dāng)需要把文件傳達(dá)給其他人時(shí)，固然要抄送到每位，但別忘了要抄送到主管上級(jí)、老板那里，雖然他可能根本沒有時(shí)間看，但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚(yáng)你的下屬或團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，這種抄送更是比表揚(yáng)本身還重要。
暗送，不要把暗送當(dāng)成法寶來避開那些被抄送的人，如果你不想讓別人知道你“送”過誰，那最好根本就別“送”！
I:不要讓EMAIL徹底代替電話
很多人都有這樣的感覺，當(dāng)習(xí)慣用EMAIL、**、MSN或短信時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己能不打電話時(shí)就盡量避免打電話，因?yàn)?ldquo;怕人家煩”，尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價(jià)時(shí)。血淋淋揭開的事實(shí)是：我們的口頭溝通能力下降了！我們感覺已經(jīng)無法面對(duì)電話中的客戶、老板或同事了！但這樣不行！必要時(shí)拿起手機(jī)撥過去，用禮貌、清晰、抑揚(yáng)頓挫的語言跟對(duì)方溝通，讓對(duì)方充分感受到你聲音的魅力并被打動(dòng)吧。
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