文本編輯高級秘書辦公自動化知識

時間：2024-08-22 06:49:16 辦公自動化我要投稿

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文本編輯高級秘書辦公自動化知識

　　（一）選擇中文輸入法

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　　在輸入文本前選擇一種中文輸入法，可以首先單擊Windows任務欄右端的輸入法鍵盤式圖標，然后在輸入法列表中選擇一種拼音或五筆輸入法。

　　（二）移動插入點

　　在文檔中移動插入點的方法很多：

　　（1）如果要在當前屏幕上移動插入點，只需把I形指針指向新位置，然后單擊鼠標左鍵即可。

　　（2）如果文檔很長，需要編輯的文本沒有在屏幕上顯示出來，可以利用垂直滾動條和水平滾動條來查看文檔。

　　（三）選取文本

　　Word把選定的文本按反白方式顯示，即黑底白字而不是標準的白底黑字。

　　用鼠標選取文本只需把鼠標指針定位于要選定文本塊的開始處，按住鼠標左鍵進行拖動，直到使所需文本變為反白顯示。

　　（四）復制、移動、刪除文本

　　1. 怎樣復制文本？

　　操作步驟是：先選定要復制的文本，然后選擇“編輯”菜單中的“復制”命令（或按“Ctrl+C”鍵）或者單擊“彰”工具欄中的“復制”按鈕。接下來將插入點移到要粘貼文本的新位置，再選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令（或按“Ctrl+v”鍵），或者單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕即可。

　　2. 怎樣移動文本？

　　移動文本的操作與復制文本類似：選定要移動的文本后，選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令（或“Ctrl+X”鍵）或者單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕，此時，選定的文本已從原位置處刪除，存放到剪貼板中；在文本將出現的位置處單擊以放置入點；選擇“粘貼”命令。

　　3.怎樣刪除文本？

　　欲刪除文本塊，只需選定文本塊后，按“Del”鍵即可。要注意的是，按“Del”鍵會刪除插入點右側的文本，按“Backspace”鍵會刪除插入點左側的文本。

　　（五）撤銷與恢復操作

　　在文檔的編輯過程中，如果不小心刪除了一些文字，Word允許把剛刪除的內容恢復過來；如果又想刪除該文字，則可以選擇“恢復”命令。

　　（六）插入與改寫文本

　　Worde啟動時默認方式為插入方式，在這種方式下，輸入新的文本后，插入點后的文本自動向右移動。在改寫狀態下，新輸入的文本會覆蓋自找文本。

　　（七）查找和替換

　　查找和替換功能，使用戶能夠迅速找出指定的文本、格式和樣式等，然后可以用新的文本、格式或樣式替換舊的。

　　1. 怎樣查找文本？

　　其步驟為：

　　（1）選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，出現“查找和替換”對話框，選中“查找”選項卡。

　　（2）在“查找內容”框中輸入要查找的文本。單擊“高級”按鈕，可以打開一個能設置各種查找條件的詳細對話框。

　　（3）單擊“查找下一處”按鈕開始查找（）。

　　（4）要繼續進行查找，可單擊“查找下一處”按鈕；要切換到文檔中編輯內容，可以單擊文檔，然后進行編輯，編輯完畢后，單擊“查找與替換”對話框的任意位置，繼續進行查找工作。

　　（5）要關閉“查找和替換”對話框，可以單擊“取消”按鈕，插入點停留在當前查找的文本處。

　　2. 怎樣替換文本？

　　可按以下步驟進行操作：

　　（1）選擇“編輯”菜單中的“替換”命令，出現“查找和替換”對話框，選定“替換”選項卡。

　　（2）在“查找內容”文本框中輸入查找的文本或格式。

　　（3）在“替換為”文本框中輸入要替換的文本或格式。

　　（4）單擊“查找下一處”按鈕，開始查找。當找到匹配的文本后，會在文檔中反白顯示該文本。

　　此時，用戶可以根據需要進行選擇：

　　（1）如果不想替換當前的內容，可以單擊“查找下一處”按鈕，繼續進行查找。

　　（2）如果想替換當前查找的內容，可以單擊“替換”按鈕，替換完后，繼續進行查找。

　　如果想替換整個文檔中的該文本，可以單擊“全部替換”按鈕，替換完后，會出現對話框，提示總共替換了多少處。

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