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企業(yè)無紙化辦公室如何構(gòu)建
在移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，企業(yè)和個(gè)人時(shí)刻都在產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的外部資源和決策依據(jù)。那么，企業(yè)無紙化辦公室如何構(gòu)建呢?下面跟小編來了解一下吧!
中國企業(yè)辦公用紙情況
1、每年辦公消耗的A4紙約68萬張，重約3噸
2、紙質(zhì)資料存檔占據(jù)公司面積約50平方米
3、表單種類繁多：費(fèi)用報(bào)銷單、領(lǐng)料單、樣品、生產(chǎn)加工單、發(fā)貨單、采購訂單、銷售訂單等等
4、宣傳資料量大：產(chǎn)品樣本宣傳資料、產(chǎn)品說明書等，同樣一年需消耗3噸多的紙張
構(gòu)建無紙化辦公室的目標(biāo)和行動(dòng)
1、減少50%的紙張使用，約34萬張/年(暫不針對(duì)宣傳資料部分)
2、涵蓋公司所有部門，包括每一位員工
企業(yè)如何構(gòu)建無紙化辦公室
(1)使用宇博無紙化OA辦公系統(tǒng)
使用宇博無紙化OA辦公系統(tǒng)網(wǎng)上無紙化辦公，“省錢”是一個(gè)重要特點(diǎn)。進(jìn)行網(wǎng)上無紙化辦公，以往的紙質(zhì)文件變成了電子文本，不再進(jìn)行打印，如此不知不覺中就節(jié)約了大量資源，比如紙張、筆墨、復(fù)印、訂書釘、曲形針、大頭針等辦公耗材，大大降低了辦公經(jīng)費(fèi)。
此外，時(shí)效性高是另一個(gè)特點(diǎn)。推行宇博無紙化OA辦公，一切公文、信函等文件都在網(wǎng)上流傳、處理，避免了上傳下達(dá)的中間環(huán)節(jié)，反饋及時(shí)，節(jié)省了人力、物力，減少了時(shí)間浪費(fèi)，可以說大大提高了效率。
(2)提高文檔頁面利用率
在保障基本需要的前提下，盡量將頁眉頁腳和邊距縮小，將段間距和行間距縮小，將字體縮小，力求每張紙都能容納更多的內(nèi)容。
一般普通文件的上下間距是2.54厘米，左右間距是3.17厘米，行間距大約是3毫米左右，字號(hào)一般為小三號(hào)或四號(hào)。在非正式文件里，可適當(dāng)縮小頁邊距和行間距，縮小字號(hào)，“上頂天，下連地，兩邊夠齊”。對(duì)于字號(hào)，以看清為宜，能用五號(hào)的不用小四號(hào)。
(3)減少錯(cuò)誤打印
將需要打印的文件事先仔細(xì)檢查，免得出現(xiàn)了錯(cuò)誤再需要重新打印。打印時(shí)，能不加粗、不用黑體的就盡量不用，也能節(jié)省油墨或鉛粉。
(4)雙面打印
除了正式的公文外，公司內(nèi)部流通的文件盡量使用雙面打印。很多人用打印紙打字時(shí)，只用正面不用反面，其實(shí)在非正式文件里，只要對(duì)閱讀沒有影響，就可正反面同時(shí)用，這樣可節(jié)省一半的打印紙。注意打印、復(fù)印用紙的再利用(重新利用單面打印過的紙張起草文件、做便簽和內(nèi)部備忘錄)。
(5)控制發(fā)文數(shù)量，盡量電子傳閱
準(zhǔn)確計(jì)算發(fā)文數(shù)量，嚴(yán)格按發(fā)文數(shù)量印制文件。能傳閱的文件、資料盡量傳閱，減少復(fù)印數(shù)量。大力推行無紙化辦公，充分發(fā)揮電子政務(wù)優(yōu)勢(shì)，非涉密文件盡量通過網(wǎng)絡(luò)傳送，減少紙質(zhì)公文印制數(shù)量。
(6)盡量在電子媒介上修改文稿，減少因打印帶來的紙張消耗。
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