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解決OA辦公系統(tǒng)選型難題
在全球信息化時(shí)代，使用OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公動(dòng)化已成為政府單位和企事業(yè)現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。小編認(rèn)為，對(duì)于企事業(yè)來說，選型OA辦公系統(tǒng)應(yīng)分成五步走。
第一步，企業(yè)應(yīng)做好項(xiàng)目規(guī)劃和管理，嚴(yán)格控制項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目成本、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、后續(xù)服務(wù)等內(nèi)容。選型OA辦公系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來說并不是小事，相關(guān)人員需提前做好相應(yīng)的計(jì)劃。計(jì)劃、組織、控制，是管理的三項(xiàng)職能，而作為計(jì)劃，是管理工作之先。一項(xiàng)工作，首先要具有計(jì)劃，才會(huì)有后續(xù)的組織和控制，沒有計(jì)劃的工作，不叫管理工作。當(dāng)然，計(jì)劃也不是一蹴而就的。它是一個(gè)由宏觀到微觀、由粗到細(xì)逐漸分解逐漸細(xì)化的過程，需要CIO對(duì)于OA辦公系統(tǒng)有深入的了解與充分的思考。
第二步，企業(yè)應(yīng)該選擇專業(yè)化的OA辦公系統(tǒng)廠商，盡量避免其他軟件開發(fā)商或系統(tǒng)集成商。因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)不是這些公司的主業(yè)，他們通常采用項(xiàng)目定制的方式來實(shí)施，會(huì)導(dǎo)致實(shí)施周期長(zhǎng)、成本高，穩(wěn)定性和適用性差，后期的服務(wù)和二次開發(fā)都非常不便，后續(xù)費(fèi)用也很高。而專業(yè)的OA辦公系統(tǒng)廠商則會(huì)避免這些問題，協(xié)助企業(yè)在原有管理模式的基礎(chǔ)上決定采用信息化的手段對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和整合，使所有員工能夠協(xié)同工作，提高整體運(yùn)營效率。
第三步，企業(yè)選型的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該是非常成熟、穩(wěn)定性、實(shí)用性、開放性、易用性都較強(qiáng)的，能夠滿足大規(guī)模用戶同時(shí)在線使用，并且訪問速度快。在許多公司中，數(shù)據(jù)孤島、信息孤島、應(yīng)用孤島，已經(jīng)成為多年信息化建設(shè)后的后遺癥，而解決這些孤島的關(guān)鍵因素在于OA辦公系統(tǒng)的開放性，所以CIO選型OA辦公系統(tǒng)應(yīng)將開放性列入重要標(biāo)準(zhǔn)之中。此外，系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)該簡(jiǎn)單，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化的功能，可以快速實(shí)施，并簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就可以使用，以降低實(shí)施周期和成本。
第四步，系統(tǒng)應(yīng)該具有門戶的特點(diǎn)，滿足企業(yè)的多層級(jí)使用，同時(shí)具有嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置和安全防護(hù)措施，讓不同級(jí)別的用戶可以安全使用。系統(tǒng)應(yīng)該具有很強(qiáng)的流程管理功能，滿足企業(yè)流程規(guī)范和流程優(yōu)化的需求。
第五步，系統(tǒng)需要具有平臺(tái)化的特點(diǎn)，采用多層架構(gòu)，具有很強(qiáng)的開放性和靈活性。因?yàn)榇笮推髽I(yè)通常掌握一定的軟件開發(fā)技術(shù)，因此OA辦公系統(tǒng)最好是能夠提供一個(gè)開放性的平臺(tái)，讓IT人員利用這個(gè)平臺(tái)搭建個(gè)性化的應(yīng)用系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合。
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