OA系統改變工作方式

時間：2024-10-06 23:35:35 辦公自動化我要投稿

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OA系統改變工作方式

　　OA系統可以使鼎利人的日常工作更加簡潔方便，鼎利人在保證工作品質的同時快速完成工作，同時方便各部門可以更好地采集與處理信息，從而節約時間提升工作效率。效率作為公司五大核心價值觀之一，個人效率的提升可以使公司整體運行效率成倍提高，這樣就能快速達成任務目標，有助于公司戰略的更好的完成。

　　1、當初為什么要使用OA系統?

　　初衷是提升效率，當然現在OA的功能更加多元化。從2008年，公司開始調整戰略，人員數量進入一個前所未有的高速增長期。在2006年底，工程服務類人員還不到30人;而2008年中期，人員數量已突破150人。那么，如果仍采用傳統的人工后臺支撐的管理方法，對于后端的管理(人員管理、項目成本核算，人員借款和報銷管理)將承受著巨大的處理壓力。后來，通過相關的調研，公司領導在2008年即同意立項開始OA開發，并且第一個開發的業務模塊就是費用借款及報銷。

　　沒有OA系統前，當員工需要出差借款及報銷時，只能通過寫郵件向部門領導發起申請，各級領導郵件回復同意后，將郵件抄送財務部。完成郵件審批后，員工再前往財務部填報和簽署借款單，并在財務完成手工記賬后，最后領取現金或由出納通過網銀支付。而當出差完成，進行報銷的時候，也需遵循同樣的流程：員工填報Excel版的出差費用表，經部門領導審批后，提交財務部處理。財務部再根據員工欠款及報銷情況，手動進行抵沖借款或直接報銷。如此下來，整個過程不但繁瑣，而且容易出錯。

　　2、OA系統對提升效率有哪些好處?

　　上述已經說明了簡化流程節約時間的好處，還有就是實現流程的固化，實現數據歸集，形成各類型的統計報表，以及進行自動預警等。這樣能將后臺人員、管理人員從繁雜的數據統計中解脫出來，將精力更集中于對具體事情的處理和優化上，這樣也從另一層面看，減少了管理成本，提升了管理效率。

　　3、OA系統為什么是自主研發，而非直接購買?

　　因為世紀鼎利本身屬于一個研發型的公司，而且當時外部可選的OA系統并不多，所以公司決定自己開發。當時開發的初衷，也就是為了解決最迫切的員工借款、報銷問題，以及基本的請休假、公告等功能。可是，隨著公司的壯大發展，各類業務操作也亟待通過IT化來實現流程固化及效率提升，于是，HR(人力資源類)、ERP(供應鏈類)、PMS(合同及項目類)等各類系統被逐個開發出來。

　　同時，OA系統對于效率的提升是顯而易見的，比如借款、報銷，2008年時，服務部做過一個測算：對應前方30個服務人員，后方得配備1個專職后臺處理人員。那么按2008年150個前方人員計，則后臺得配置5人;而到現在，服務部人員近1500人，而只與費用類相關后臺端人員，還不到5人。

　　此外，因公司的信息化系統，一直都是使用自行開發的方式，所以在功能設計上，可以完全做到“私人訂制”。以項目系統為例：目前項目系統除遵循PMP體系及微軟Project的相關標準外，還能結合鼎利一直以來的項目管理特色(如員工日志管理、項目周報等)，以及與各類型費用、支付系統進行對接，以實現信息的高度整合。

　　4、未來OA系統的發展趨勢是什么?

　　其實目前世紀鼎利的OA系統已不再是一個單純的OA系統，現在已經轉變成一個由多元化系統整合而成的大型信息化系統。而對于未來，仍將有著較多方面需要提升及優化：

　　1)實現集團化體系及管控，因公司目前旗下已由多板塊、多個子公司組成，不同的板塊、公司下，對于權限及功能均有不同的需求。

　　2)打通原來各模塊間的“斷頭路”，實現各模塊間的數據聯通。

　　3)基于BI，實現流程、業績結果的呈現，將純人工統計的操作實現IT化;并實現各類數據自動化預警。

　　4)逐步增加手機端的應用，以實現移動辦公。

　　5)數據運算及存儲逐步實現向云端轉化。

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