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      辦公文員文秘需要具備哪些技能?

      時(shí)間:2024-09-11 06:16:30 辦公文秘 我要投稿
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      辦公文員文秘需要具備哪些技能?

        文員工作涉及面較廣,事務(wù)較繁瑣,對(duì)完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求,不同的崗位、不同企業(yè)對(duì)文員要求也不一樣,常見(jiàn)的要求有打字速度快、文字處理能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)對(duì)口、身體健康、工作壓力承受力強(qiáng)等等。

      辦公文員文秘需要具備哪些技能?

        一個(gè)合格或者優(yōu)秀的文員應(yīng)具備如下幾點(diǎn):

        1、良好的文字處理能力,這是保證自己工作方向的基礎(chǔ),能讓主管省事或另眼相看,這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這里的學(xué)問(wèn)很深,自己最好備1本辦公文書(shū)寫(xiě)作大全之類(lèi)的書(shū),這是必備的工具書(shū),有些公司配的有,比如我們就有。比如我們公司,聘請(qǐng)了一名兼職秘書(shū),其工資也是1200元/月,每周6到公司 1次即可。

        2、電腦應(yīng)用能力。應(yīng)能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī),熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧,政府機(jī)關(guān)的文員也要求對(duì)WPS有一定的認(rèn)識(shí)。

        3、能熟練運(yùn)用各類(lèi)辦公自動(dòng)化設(shè)備,打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī),如果您對(duì)以上機(jī)器具有簡(jiǎn)單維修技能,那一定是領(lǐng)導(dǎo)的掌中寶。

        4、良好的溝通協(xié)調(diào)能力,文員作為基層員工,一定要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思,一件事不可能讓上級(jí)主管給你交代了又交代,較強(qiáng)的保密意識(shí)也就是責(zé)任心。同時(shí),作為文員,接聽(tīng)電話(huà)時(shí)間也多,作為公司與外界電話(huà)聯(lián)系的第一人,你說(shuō)溝通技巧重要不呢?當(dāng)然公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)一定要熟悉和精通。

        5、其他能力,如一定的英語(yǔ)知識(shí),較好的記憶力,時(shí)間分配能力等綜合能力。

        需要說(shuō)明的是:每個(gè)企業(yè)根據(jù)企業(yè)不同的階段要求的能力也不一樣,當(dāng)然,待遇基本也有差別。但文員確實(shí)是一個(gè)很能培養(yǎng)自己、鍛煉自己不錯(cuò)的一個(gè)職位。

        另外,附上各級(jí)文員的一些職責(zé):

        辦公室文員(會(huì)議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé):

        1、接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話(huà);接待來(lái)訪(fǎng)人員。

        2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

        3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

        4、做好會(huì)議紀(jì)要。

        5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

        6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

        7、負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作,做好物品出入庫(kù)的登記。

        8、做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。

        9、按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對(duì)其負(fù)責(zé)。

        10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴(yán)格借檔手續(xù)。

        11、統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳,留底。

        12、管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

        13、領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)交代的其他工作.

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