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      秘書該如何做好會議通知工作

      時間:2024-08-27 19:15:55 辦公文秘 我要投稿
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      秘書該如何做好會議通知工作

        辦公會因屬例會,時間、地點一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業,辦公會議通知一般不必另行制作,而是在企業每周重大會議活動安排表中注明(見會議活動安排表)。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會,自然會在看到會議活動安排表后預留出時間。但對會議題相關的職能部門,秘書人員應在發送會議活動安排表時,對其額外叮囑下周辦公會時間即出席人員。某些企業,因工作程序或企業領導人工作習慣等原因,辦公會仍需制作會議通知。

      秘書該如何做好會議通知工作

        秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者,在會前仍要當面或用電話再次確認與會者是否能按時出席。如不屬會議的第一個議題相關的職能部門,還應另行明確何時到會和參會地點。

        案例

        某公司決定于某月某日召開一次重要會議,公司董事長指定公司業務部王經理一定要參加。交辦此事的一位辦公領導還特別交代,要提前發通知,以便于王經理預先安排工作等等。值班人員馬上將開會的時間、地點、內容、要求通知到王經理的秘書,并要他及時向上匯報。但到開會的前一天,王經理有事與董事長通電話,電話中王經理說:“沒有接到通知,我已安排明天有會,有幾十人參加,怎么辦?”董事長馬上找發通知的人員查問,經查實,某月某日某時已通知到王經理秘書。為什么會出現這個問題,關鍵在哪里。

        經過與王經理的秘書核實后,秘書承認已接到會議通知,但因為王經理當時正忙,所以沒有按要求立即報告,后來忘記了,造成兩會沖突。最后只能服從董事長的安排,取消了王經理安排的會議。

        分析:

        作為一名專職的經理秘書,雖然工作繁忙,但是如果安排得好還是可以避免失誤的,就是說辦事情要有主次之分、急緩之分,領導再三囑咐要辦的,應屬于重要的,緊急的,要及時辦理。即使當時無法通知,過后一定要及時補正。如果王經理的秘書,能注意到這方面,立即報告,或過后及時補充,就不會出現兩會沖突的事情。

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