辦公文秘：會(huì)議流程

時(shí)間：2024-06-17 09:15:08 辦公文秘我要投稿

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辦公文秘：會(huì)議流程

　　組織日常工作會(huì)議也是辦公文秘日常工作之一，日常工作會(huì)議是一門很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶憜枺魏我徊怀霈F(xiàn)問題，都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)程。

辦公文秘：會(huì)議流程

　　日常工作會(huì)議主要流程：

　　會(huì)后工作。提到了會(huì)中工作所要注意的幾個(gè)事項(xiàng)，詳情請(qǐng)閱讀本文。

　　1.會(huì)議文件資料的立卷歸檔

　　1)會(huì)議文件的收集整理工作

　　(1)確定會(huì)議文件的收集范圍。

　　(2)選擇收集會(huì)議文件的渠道。

　　(3)運(yùn)用收集文件的不同方法。

　　2)會(huì)議文件的立卷歸檔

　　把會(huì)議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和講話、會(huì)議記錄或紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議報(bào)道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。

　　2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作

　　(1)收款的方法和時(shí)機(jī)。有些會(huì)議要由與會(huì)代表向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)。

　　①應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

　　②應(yīng)注明與會(huì)人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問清姓名、卡號(hào)、有效期等。

　　④開具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序，不能出任何差錯(cuò)。如果有些項(xiàng)目無法開具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

　　(2)在訂購(gòu)各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)掌握付款的方法和時(shí)間。

　　3.安排與會(huì)人員返程

　　案例

　　天地公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談?dòng)嗀洉?huì)。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會(huì)者的車票問題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對(duì)主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談?dòng)嗀洉?huì)的工作成果大打折扣。

　　分析

　　會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短、外部與會(huì)人數(shù)多少等情況及早安排好與會(huì)人員的返程事宜。做好與會(huì)人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)

　　1.提早做好與會(huì)者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

　　(1)應(yīng)根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會(huì)者的行程。

　　(2)要事先了解外地與會(huì)人員對(duì)時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

　　(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。

　　(4)屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場(chǎng)、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行。

　　2.幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備

　　(1)提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

　　(3)幫助與會(huì)者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

　　(5)幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品。

　　4.會(huì)議總結(jié)

　　總結(jié)工作要以科學(xué)的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)會(huì)議工作人員績(jī)效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

　　(1)會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對(duì)照檢查。總結(jié)工作的方法如下。

　　①檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。

　　②檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。

　　③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。

　　④以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬、提高工作水平為目的。

　　(2)決定會(huì)議效果的主要因素有以下幾個(gè)。

　　①是否具有召開會(huì)議的必要。

　　②會(huì)議準(zhǔn)備得是否充分。

　　③議程是否科學(xué)合理。

　　④主持人的能力水平。

　　⑤是否嚴(yán)格控制了會(huì)議人數(shù)。

　　⑥與會(huì)人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。