商務禮儀之洽談禮儀

時間：2024-10-28 18:56:55 商務禮儀我要投稿

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商務禮儀之洽談禮儀

　　在商務活動中，為了體現相互尊重，需要通過一些行為準則去約束人們在商務活動中的方方面面，其中包括儀表禮儀、言談舉止、書信來往、電話溝通等技巧，從商務活動的場合又可以分為辦公禮儀、宴會禮儀、迎賓禮儀等。下面是小編為大家帶來的洽談禮儀，歡迎閱讀。

商務禮儀之洽談禮儀

　　一、會議禮儀

　　1. 會前準備

　　充分做好會前準備是有效參加會議的前提。開會之前應該對會議主題和議程有充分的了解，準備好參會的必備物品，并查詢相關資料以備自己發言之需。

　　會議著裝應該整潔、得體，符合職業規范。參加會議是在眾人面前展示自己，任何服裝和舉止的優缺點都會被放大，應該格外注意。

　　如果你將在會議上發言，應該提前檢查所需的視聽設備和演示文件。

　　準備好自己的名片，方便提前與會上新的商務伙伴進行交流。

　　2. 會議簽到

　　參加會議時最好在會議開始前5~10分鐘到達，太早或太晚都有損于你的職業形象。

　　到達會場后，如果主辦方預備了會議簽到簿，應該首先去填寫自己的信息，了解會議是否有臨時改變的事項。

　　進入會場后找到自己的位置就座，公文包等物品應該放在自己身后或者腳邊的地上，外套不要搭在椅背上，可以自然折疊好放在身后。此時，可以將會議需要的物品放在桌子上，或者翻閱主辦方為自己準備的會議資料。對其他與會者，應以友善、自然的態度進行接觸。必要時可以進行自我介紹，并進行簡單的交談。

　　將手機調整到震動或者關閉狀態，在會議禮儀中是非常重要的。

　　3. 會議進程中

　　參加會議應該做筆錄，認真記下會議內容，對自己工作至關重要的內容應該詳細記錄，如果需要用錄音筆，應事先征得主辦方的同意。

　　會議中應該認真參與，在適當時機發表評論。在他人發言的過程中如果有沒有聽清楚的地方，可以在對方發言結束時大膽提出，及時提問不但能表示你的認真和敬業，還能避免因似懂非懂而給以后的工作埋下伏筆，出現失誤。敢于提問而不加掩飾也是一種勇氣和智慧。

　　自己發言時一定要鎮定、大方，思路清晰，語言流暢。如果與會人員中有人提出與自己截然相反的觀點，應該允許他人發表自己的意見，即便有爭論，“對事不對人”是最好的把握原則。在發言中，若自己代表的是一個團隊，在措辭上應突出“我們”而不是“我 ”，你對團隊的重視和榮譽感會使對方更加尊重你，贏來更多的欣賞和潛在機會。發言時，手勢及體態語應該盡量少，過多的體態語會破壞自己穩重、干練的職業形象。

　　會議中，不要胡亂涂鴉、做小動作，也應避免任何小聲的交頭接耳。與旁邊的人竊竊私語是對發言人和主辦方嚴重的不尊重，更絲毫沒有職業形象可言。

　　如果主辦方準備的飲品是瓶裝礦泉水，并且在旁邊準備了水杯，應該把水倒入杯中飲用，直接飲用瓶裝水是對主辦方的不信任，有失尊重。

　　4. 會議結束

　　會議結束后應該按順序離場，不要急于離開，在商務場合不應有任何匆忙的舉動。會議資料應全部帶走，不要因為個別資料似乎沒有用就留在現場。與主辦方人員道別時應該表示感謝。

　　二、商務溝通

　　進入角色的技巧：SOFTEN原則

　　SOFTEN是由六種最重要的參與技巧的英文縮略組成的：

　　S：Smile，微笑

　　很多人在聽他人講話時會忘記這一點。他們在認真地聽他人和自己講話，容易忽略了自己的表情。微笑能夠表達自己的友好，并無言地告訴對方你從心底喜歡這樣的交流。

　　O：Open Posture，注意聆聽的姿態

　　隨時處于聆聽的姿態能夠給對方極好的暗示。暗示他人你已經準備好了聽他講話，并且關注他的每一個觀點和看法。聆聽的姿態往往表現為面對講話人站直或者端坐。站直身體時全身要穩，站立時不要顯得懶散，也不要交叉雙臂抱在身前。

　　F：Forward Lean，身體前傾

　　在交談中不時地將身體前傾，以此表示你專心在聽。

　　T：Tone，音調

　　在交談中不時地將身體前傾，以此表示你專心在聽。

　　傳遞時聲音、音調給對方造成的影響其實高于內容本身。聲音的高低、語速、音量、聲調都會對談話的效果產生重要影響。

　　E：Eye Communication，目光交流

　　傳遞時聲音、音調給對方造成的影響其實高于內容本身。聲音的高低、語速、音量、聲調都會對談話的效果產生重要影響。

　　對商務人士來講，目光的交流會影響他人對你的信任評價。

　　N：Nod，點頭

　　對商務人士來講，目光的交流會影響他人對你的信任評價。

　　偶爾向對方點頭，不只表示你的贊同，同時說明你認真地聽了他的講話。

　　2. 溝通中的清晰表達

　　商務溝通中的表達應該清晰而準確。

　　【邏輯清晰】

　　表達的邏輯思路很重要，應該把握住表達的主線。如果你的每句話都很清晰，但是連貫起來，對方卻弄不清楚你的觀點，就是你的邏輯出現了問題。

　　【信息完整】

　　溝通就是為了對某件事進行充分、透徹的說明，沒有經對方的確認就省略一些問題，勢必給雙方造成一些誤解。這樣的溝通效果會使人更加迷惑。

　　【語言簡潔】

　　每個商務人士的時間都是非常寶貴的，沒有人喜歡繁瑣的、不必要的羅嗦。因此，在邏輯清晰和信息完整的基礎上，應追求語言的簡潔。

　　【增加溝通色彩】

　　商務溝通未必就是毫無色彩的。穿插生動的比喻和幽默的描述能夠更清楚地表達自己的觀點和愿望。

　　3. 商務溝通中應避免的話題和語言

　　商務溝通不是只談工作上的事情，有時為了切入話題或者雙方寒暄的需要，會有一些閑聊的話題。但是有些話題和語言是絕對禁止在商務場合中提及的。

　　【商務溝通中應該避免提及的話題】

　　自己或他人的健康狀況;收入情況;個人不幸的事情;小道消息;低級笑話;宗教問題;有爭議的政治問題等。

　　【商務場合可以談論的安全話題】

　　天氣情況;交通情況;沒有爭議的新聞;旅游話題;共同的經歷;文學、藝術類話題;新出版的圖書;對某個問題的贊美之詞。

　　【溝通中應避免使用的語言】

　　俚語：這樣的話顯得非常隨便。

　　穢語：這類詞語即便使用縮寫，也會顯得講話人素質不高。

　　賣弄的語言：會立刻引起對方的反感。

　　歧視他人的話：會給他人深刻的印象，并從中了解了你個人的價值取向。

　　三、談判禮儀

　　1. 禮敬對方、善于傾聽

　　在談判過程中，無論各方有多大的分歧，無論中間發生什么狀況，都應該排除一切干擾，始終如一地對談判對手表現禮貌，時時處處表現出對談判的真誠。

　　禮敬對方是談判的基礎。有資料顯示，在談判中態度友好、面帶微笑、談吐文明、舉止有禮的人能夠在一定程度上消除對方的反感和抵觸心理，更容易提高談判成功的可能性。

　　在談判學中有句名言：“最廉價的讓步就是讓對手清楚，你在全神貫注地傾聽他的發言。”耐心的傾聽既能體現對他人的尊重，還有助于了解對方的需求，洞察對方的思想，從而準確把握事實真相，隨時調整談判策略。在傾聽的同時可以觀察對方的表情、神態、舉止等細節，通過身體語言來透視對方。全面的觀察和整體的思考有助于談判朝著有利于自己的方向進行，提高成功的可能性。

　　在傾聽中可以運用語言技巧鼓勵對方充分發表自己的意見。使雙方保持在互動交流的氛圍中，有助于控制談判的局面。

　　2. 適時提問、控制節奏

　　在談判中，適時地向對方提出問題，可以調動對方的積極性和注意力。適時、巧妙地提問要注意以下幾點：

　　【提問的時機和方式】

　　提問時不能打斷對方的發言，在對方發言的間歇或是自己發言的前后可以提出自己的問題;也可在規定的辯論時間內進行提問。

　　提問的方式可以根據不同的情況和目的靈活掌握。希望得到對方明確的回答時可以采用澄清式的提問;婉轉地讓對方表明自己的態度和意圖時可以采用借助式提問;希望對方貼近自己的觀點時可以采用暗示性較強的引導式提問;要求對方在一定范圍內做出回答，可以采用選擇式提問。需要說明的是，選擇式提問會有咄咄逼人之感，對局面有充分的判斷和把握時才能使用。

　　【提問的內容】

　　提問的內容應緊緊圍繞談判的中心和主旨。與談判無關、涉及對方隱私、對對方含有敵意以及暴露自己弱點的內容都應該避免。提問時應該考慮到對方可能的回答，如果對方的反問會使自己難以“接招”，那么自己的提問就是非常失敗的。

　　提問前應進行精心準備，問題之間要有一定的內在聯系，不能跳躍過大，問題的引入也應該是循序漸進的。

　　3. 清晰闡述、策略為先

　　在闡述自己的思想、觀點、立場和方案時，要講究語言藝術和講話策略。

　　【清晰闡述】

　　闡述清晰有力，語言盡量平和，避免生硬的詞匯。一般來講，陳述句感情色彩較淡，反問句、祈使句、排比句則顯得咄咄逼人。總之，要考慮到對方的接受程度，闡述時給對方留有余地是必要的。

　　【善于把握角度和節奏】

　　闡述不只可以闡明自己的觀點和意志，還可以誘導對方步入自相矛盾的境地，打亂對方事先準備的步驟和策略，消耗對方的精力和耐力，從而挫傷對方的銳氣。從容不迫、速度適中

　　從容不迫是一種禮儀風范，也是一種心理戰術，能夠給對方以心理壓力。談判的過程在相當意義上是心理的較量過程。因此，闡述時控制速度也是談判成功的重要砝碼。

　　4. 有禮有節、冷靜辯論

　　辯論是談判中必不可少的環節，理智、冷靜、敏捷、適度是最佳的辯論狀態。

　　【態度平和，理智為上】

　　鎮定自若、平和有禮能夠使人在心理上高人一籌，有經驗的商務人士都會避免唇槍舌戰的辯論情況發生。

　　【以客觀事實為論據，提高說服力】

　　有力的論據是說服對方的內在力量，以客觀事實進行論證更容易使對方信服。

　　【注重邏輯性】

　　語言的邏輯性能夠表現出難以想象的強大力量，深淺適度、步步為營，有助于你在辯論中取得最終的勝利。

　　四、座次禮儀

　　1. 身份不同、位置不同

　　參與不同的會議或洽談，我們的身份不盡相同。當我們是主人時，應以客人為尊，把客人安排在最優越、最舒適的位置就座，而主人應該處于能夠把握全局、有利于會議正常進行的位置。

　　在團隊中，我們對個人的位置應該有清楚地判斷。商務活動中，上下級關系永遠排在第一位;其次是年齡，在相同的級別中以年長的同事為先;再次是性別，在級別相同、年齡相仿的參會人員中，以女士優先。

　　2. 判斷座次尊卑的基本原則

　　【尊左與尊右】

　　按照國際慣例，“以右為尊”是普遍適用的次序原則。

　　在座次安排上，首先要看會議的性質。政務會議、國企內部的大型會議，一般仍然遵守“左為上”的原則;其他商務、社交、涉外活動一般遵循“以右為尊”的國際慣例。

　　【中間與兩邊】

　　中間的位置為上，兩邊為下。相比兩邊的位置，位于中間的人講話更能使兩邊的人都清楚地聽到，更便于與兩邊的人進行交流。

　　【前排與后排】

　　前排為上，后排為下。“前”總是與“領先”相關。在會議中前排適宜安排更重要的人士。

　　【面門為上】

　　面門為上，背對門為下。面門的位置比背對門的位置更加優越。

　　除了以上四項原則，針對不同的會場情況，還應該以使會議合理、高效進行為原則來判斷座位次序。

　　3. 不同會議現場的座次分析

　　【長方形會議桌】

　　這種會議桌適用于內部會議或者雙邊談判的現場。進行內部會議時，職務最高的人應該位于短矩形邊的一側，并且應該面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側。各方職位最高者應在居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列。

　　【橢圓形會議桌】

　　適用于內部會議，職務最高的人應該位于橢圓形會議桌的一頭。

　　【U字形會議桌】

　　適用于內部會議。

　　【圓形會議桌】

　　適用于回避座次概念的內部會議或者多邊談判。圓桌會議刻意體現與會人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。

　　【設有主席臺的會議桌】

　　內部大型會議或者對外新聞發布會一般采用這樣的會議形式。主席臺座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發言席在主席臺正前方或右前方。臺下與會人員與主席臺面對面，遵循同樣的座次原則。

　　【特殊情況】

　　會見：官方或正式會見時，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側。主客隨行人員分別在兩側就坐，與賓主雙方呈U字形。

　　茶話會：茶話會一般不針對具體的商務事宜，主要以聯誼和溝通為目的，是商務色彩非常淡薄的一種會議形式。因此，茶話會可以不講究座次禮儀，以便于大家交流為主。在室內，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調整，營造舒適、自由的交流空間。

　　商務禮儀原則

　　1.尊敬原則

　　尊敬是禮儀的情感基礎。在我們的社會中，人與人是平等的，尊重長輩，關心客戶，這不但不是自我卑下的行為，反而是一種儀，說明一個人具有良好的個人內的素質。敬人者恒敬之，愛人者恒愛之;人敬我一尺，我敬人一丈。善于對別人表示尊重，接受對方、重視對方、贊美對方。禮的良性循環就是借助這樣的機制而得以生生不已。當然，禮貌待人也是一種自重，不應以偽善取悅于人，更不可以富貴嬌人。尊敬人還要做到入鄉隨俗，尊重他人的喜好與禁忌。總之，對人尊敬和友善，這是處理人際關系的一項重要原則。

　　2.真誠原則

　　商務人員的禮儀主要是為了樹立良好的個人和組織形象，所以禮儀對于商務活動的目的來說，不僅僅在于其形式和手段上的意義。同時商務活動的從事并非短期行為，從事商務，講究禮儀，越來越注重其長遠利益，只有恪守真誠原則，著眼與將來，通過長期潛移默化的影響，才能獲得最終的利益。也就是說商務人員與企業要愛惜其形象與聲譽，就不應僅追求禮儀外在形式的完美，更應將其視為商務人員情感的真誠流露與表現。

　　3.謙和原則

　　謙和既是一種美德，更是社交成功的重要條件。謙和，在社交場上即表現為平易近人、熱情大方、善于與人相處、樂于聽取他人的意見，顯示出虛懷若谷的胸襟，因為對周圍的人具有很強的吸引力，有著較強的調整人際關系的能力。我們此處強調的謙和并不是指過分的謙和、無原則的妥協和退讓，更不是妄自菲薄。應當認識到過分的謙虛其實是社交的障礙，尤其是在和西方人的商務交往中，不自信的表現會讓對方懷疑你的能力。

　　4.寬容原則

　　寬即寬待，容即相容，寬容，就是心胸坦蕩、豁達大度，能設身處地為他人著想，諒解他人的過失，不計較個人的得失，有很強的容納意識和自控能力。中國傳統文化歷來重視并提倡寬容的道德原則，并把寬以待人視為一種為人處世的基本美德。從事商務活動，也要求寬以待人。接受對方，不要為難對方，讓對方難堪。表現在交談時有三不準，即不要打斷別人，不要輕易的補充對方，不要隨意糾正對方，因為事物的正確答案不只一個[6]。在人際紛爭問題上保持豁達大度的品格或態度。在商務活動中，出于各自的立場和利益，難免出現沖突和誤解。遵循寬容的原則，凡事想開一點，眼光看遠一點，善解人意、體諒別人，才能正確對待和處理好各種關系與紛爭，爭取到更長遠的利益。

　　5.適度原則

　　人際交往中要注意各種不同情況下的社交距離，也就是要善于把握住溝通時的感情尺度。古話說：君子之交淡如水，小人之交甘如醴。此話不無道理。在人際交往中，溝通和理解是建立良好的人際關系的重要條件，但如果不善于把握溝通時的感情尺度，即人際交往缺乏適度的距離，結果會適得其反。例如在一般交往中，既要彬彬有理，又不能低三下四;即要熱情大方，又不能輕浮諂諛。所謂適度，就是要注意感情適度、談吐適度、舉止適度。只有這樣才能真正贏得對方的尊重，達到溝通的目的。

　　6.自律原則

　　從總體上來看，商務禮儀的具體規范由對待自身的要求與對待他人的做法這兩大部分所構成。對待個人的要求，是商務禮儀的基礎和出發點。學習，應用商務禮儀時，首先需要自我要求、自我約束、自我對照、自我反省、自我檢點，這就是所謂自律的原則。

　　7.互動原則

　　在商務交往中如欲取得成功，就必須無條件地遵守互動的原則。所謂互動，在此具體含義有二：一是要求商務人員在其商務往來中必須主動進行換位思考、善解人意。換位思想的基本點，就是要求商務人員必須傷愈體諒交往對象的感受。二是要求商務人員在其商務活動中要時時、處處做到交往以對方為中心。交往禮儀中的白金法則：別人希望你怎么對待他們，你就怎么對待他們從研究別人的需求出發然后調整自己行為，運用我們的智慧和才能使別人過的輕松、舒暢。[7]也就是說，不允許無條件的自我為中心。具體運用商務禮儀時，互動的原則永遠都不容許被忽略。

　　8.溝通原則

　　在商務交往中，人們通常有接觸才會了解，有了解才會有溝通，有溝通才會互動。因此，可將溝通視為商務交往中人與人之間的互動之橋。在商務禮儀中，溝通的原則要求商務人員在其商務交往中，既要了解交往對象，更要為交往對象所了解。禮儀的主旨在于尊重，而欲尊重他人，就必須首先了解人，并令自己為對方所了解。這樣，才能實現有效的溝通。

　　9.遵守的原則

　　在商務交往中，每一位參與者都必須自覺、自愿地遵守商務禮儀，以商務禮儀去規范自己在交際活動中的一言一行，一舉一動。對商務禮儀，不僅需要學習、了解，更重要的是學了就要使用，要將其付諸個人社交實踐。在商務活動中，任何人，無論身份高低，職位大小，財富多少，都有自覺遵守、應用商務禮儀的義務，否則，就會收到公眾的指責，其商務交往就難以成功，這就是遵守的原則。沒有這一條，就談不上商務禮儀的應用、推廣。

　　10.平等的原則

　　在具體運用商務禮儀時，允許因人而異，根據不同的交往對象，采取不同的具體方法。但是，與此同時必須強調指出：在商務禮儀的核心點，即尊重交往對象、以禮相待這一點上，對任何交往對象都必須一視同仁，給予同等程度的禮遇。不允許因交往對象彼此之間在年齡、性別、種族、文化、職業、身份、地位、財富以及與自己關系親疏遠近等方面有所不同，而厚此薄彼，區別對待，給予不通待遇。這便是商務禮儀中平等原則的基本要求。

　　商務交往的基本禮儀

　　電話禮儀

　　在接聽電話時你所代表的公司而不是個人，所以不僅要言語文明、音調適中，更要讓對方能感受到你的微笑。同時，也不要忘記每一個重要的電話都要做詳細的電話記錄，包括來電話的時間，來電話的公司及聯系人，通話內容等，這樣才能為將來開展業務奠定良好的基礎。

　　迎送禮儀

　　當客人來訪時，你應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或者公共接待區，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。

　　名片禮儀

　　遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

　　介紹禮儀

　　介紹的禮節是行為大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的;將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。

　　握手的禮儀

　　愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。

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