商務傳真使用禮儀

時間：2024-08-01 18:46:27 商務禮儀我要投稿

相關推薦

商務傳真使用禮儀

　　傳真又叫作傳真電報,利用光電效應在商務交往中，將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。現在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。下面是一些關于傳真的禮儀，歡迎閱讀!

商務傳真使用禮儀

　　第一，必須合法使用。國家規定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關

　　要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。

　　具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經電信部門許可，并辦理相關的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。

　　安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續。　使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。

　　第二，必須得法使有。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發錯傳真。發送傳真時，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處于接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。

　　第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。

　　在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。　出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。

　　人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

　　商務傳真禮儀禁忌

　　發送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發傳真。”或者沒有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的.。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

　　當時方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方，而失去合作的機會。

　　商務傳真禮儀技巧

　　當你要接收一份傳真時，商務對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務交往的伙伴，此時你可以問他：“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務對方就會更明確地交待給你，你就不會找不到送處或送錯人了。

　　當你在發送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯系你嗎?”有些特珠的'商務傳真是不可以讓他人看見的。同時，你在發送傳真給商務對方的時候，你也最好先問上一句：“請問您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務對方避免這方面的失誤。

　　當你正在發一份傳真時，由于某種原因，領導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時方說：“時不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會讓對方誤認為你并沒有誠意發傳真，或者認為你并不重視這個傳真，從而引起誤會。

【商務傳真使用禮儀】相關文章：

商務傳真禮儀10-26