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商務(wù)傳真禮儀
商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡(luò)時，必須注意下述三個方面的禮儀問題。
第一，必須合法使用。國家規(guī)定：任何單位或個人在使用自備的傳真設(shè)備時，均須嚴格按照電信部門的有關(guān)要求，認真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。 使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
第二，必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應(yīng)使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。 出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設(shè)備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰选Ｐ枰k理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
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