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      商務(wù)傳真禮儀

      時間:2024-10-26 04:51:29 商務(wù)禮儀 我要投稿
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      商務(wù)傳真禮儀

        商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡(luò)時,必須注意下述三個方面的禮儀問題。

      商務(wù)傳真禮儀

        第一,必須合法使用。國家規(guī)定:任何單位或個人在使用自備的傳真設(shè)備時,均須嚴格按照電信部門的有關(guān)要求,認真履行必要的使用的手續(xù),否則即為非法之舉。

        具體而言,安裝、使用傳真設(shè)備前,須經(jīng)電信部門許可,并辦理相關(guān)的一切手續(xù),不準私自安裝、使用傳真設(shè)備。

        安裝、使用的傳真設(shè)備,必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備,必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測,然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。 使用自備的傳真設(shè)備期間,按照規(guī)定,每個月都必須到電信部門交納使用費用。

        第二,必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊,必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼,應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。對于主要交往對象的傳真號碼,必須認真地記好,為了保證萬無一失,在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前,最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方,又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時,必須按規(guī)定操作,并以提高清晰度為要旨。與此同時,也要注意使其內(nèi)容簡明扼要,以節(jié)省費用。單位所使用的傳真設(shè)備,應(yīng)當安排專人負責。無人在場而又有必要時,應(yīng)使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作,單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。

        第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時,必須牢記維護個人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數(shù)。

        在發(fā)送傳真時,一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時,更是要謹記這一條。 出差在外,有必要使用公眾傳真設(shè)備,即付費使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時,除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外,對于工作人員亦須依禮相待。

        人們在使用傳真設(shè)備時,最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后,應(yīng)當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰选P枰k理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時,千萬不可拖延時間,耽誤對方的要事。

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