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新員工入職審查的三項(xiàng)注意
新入職員工是用工關(guān)系的管理起點(diǎn)，起點(diǎn)的法律風(fēng)險(xiǎn)防控得當(dāng)，有利于防止及減小今后法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。2016年1月14日，英才網(wǎng)聯(lián)旗下建筑英才網(wǎng)特邀北京市弘嘉律師事務(wù)所勞動(dòng)法專業(yè)律師王凡，主講“新入職員工法律風(fēng)險(xiǎn)防控”主題沙龍活動(dòng)，通過(guò)講解與討論的形式幫企業(yè)解決相關(guān)問(wèn)題。
用人單位對(duì)勞動(dòng)者入職時(shí)的基本情況有知情權(quán)，但知情權(quán)的審查不是無(wú)限的，需要是與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的內(nèi)容。王律師表示，具體有三方面需要特別注意。
一、保險(xiǎn)情況
王律師表示，法律規(guī)定如果企業(yè)存在停薪留職人員、未達(dá)到法定退休年齡的內(nèi)退人員、下崗待崗人員或企業(yè)經(jīng)營(yíng)性停產(chǎn)放長(zhǎng)假人員，因與新單位發(fā)生用工爭(zhēng)議，依法向人民法院提起訴訟的，人民法院應(yīng)按勞動(dòng)關(guān)系處理。
如一個(gè)內(nèi)退員工，經(jīng)過(guò)招聘錄用后，發(fā)現(xiàn)其保險(xiǎn)是原單位上繳的，新單位應(yīng)如何處理?王律師介紹了兩種途徑，一是可以考慮單獨(dú)上一個(gè)兼職工傷險(xiǎn);二是考慮商業(yè)保險(xiǎn)——雇主責(zé)任險(xiǎn)，有HR提到意外傷害險(xiǎn)，對(duì)此王律師表示，因?yàn)閮?nèi)退員工到單位上班構(gòu)成勞動(dòng)關(guān)系，意外傷害險(xiǎn)并不能替代用人單位對(duì)勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工傷保險(xiǎn)責(zé)任，而雇主責(zé)任險(xiǎn)則可以。
二、年齡情況
對(duì)于快退休人員，勞動(dòng)合同如何簽訂?
王律師表示，從法律規(guī)定來(lái)看，如果勞動(dòng)者達(dá)到法定退休年齡，勞動(dòng)合同應(yīng)該是終止的，之后屬于勞務(wù)關(guān)系。但在實(shí)踐操作中，如用人單位在入職時(shí)和員工簽訂了勞動(dòng)合同，當(dāng)員工達(dá)到法定退休年齡時(shí)，用人單位并未和員工及時(shí)終止勞動(dòng)合同，那么在司法實(shí)踐中，通常會(huì)認(rèn)定勞動(dòng)合同繼續(xù)有效，只不過(guò)是處于勞務(wù)關(guān)系期間仍然按照勞動(dòng)合同規(guī)定繼續(xù)履行著，此時(shí)用人單位解除或終止勞動(dòng)關(guān)系風(fēng)險(xiǎn)很大。
對(duì)此，王律師介紹，聘用快要達(dá)到退休年齡的員工時(shí)，要先簽署勞動(dòng)合同，但勞動(dòng)合同到期的期限應(yīng)截至到員工退休的那天，之后再簽訂勞務(wù)合同，這樣對(duì)于企業(yè)來(lái)講是“雙保險(xiǎn)”。
三、聯(lián)系方式
隨著通訊手段日新月異，企業(yè)在和員工日常交流中，郵件、微信、QQ等手段非常常見(jiàn)。但微信、QQ等儲(chǔ)存介質(zhì)不同于書面，電子數(shù)據(jù)存在易被篡改性，當(dāng)企業(yè)拿出微信或QQ聊天記錄作為證據(jù)時(shí)，員工首先可能會(huì)說(shuō)這不是我的。那么從用人單位舉證的角度來(lái)講，就需證明這個(gè)QQ或微信就是勞動(dòng)者本人的。
所以，如果微信、QQ可能與今后勞動(dòng)合同履行直接相關(guān)，不妨在入職時(shí)讓員工對(duì)這個(gè)微信、QQ進(jìn)行簽字確認(rèn)，對(duì)此王律師提供了一份送達(dá)條款范例，供企業(yè)參考。
公司向員工送達(dá)各類通知的電子郵件地址為xxxx，員工接收公司各類通知的電子郵件地址為xxxx。且員工確認(rèn)其所屬的手機(jī)號(hào)、QQ號(hào)、微信亦為接收公司各類通知時(shí)的有聯(lián)系方式，具有與電子郵件相同的送達(dá)效力。
當(dāng)員工上述個(gè)人聯(lián)系方式發(fā)生變更或出現(xiàn)無(wú)法正常使用的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知公司，否則由員工承擔(dān)相應(yīng)的不利后果。
簽署了這樣的送達(dá)條款，如今后發(fā)生情況，通過(guò)短信或快遞的方式無(wú)法將解除勞動(dòng)合同通知送達(dá)給員工，萬(wàn)不得已時(shí)，也可以考慮通過(guò)郵件、微信、QQ等形式。在舉證時(shí)可以以此舉證入職時(shí)登記過(guò)員工的郵箱、微信、QQ等，可以證明送達(dá)的就是員工本人，也可以通過(guò)公證等手段，證明解除勞動(dòng)合同送達(dá)的就是本人，送達(dá)的過(guò)程是真實(shí)有效的，這對(duì)于用人單位的舉證責(zé)任是有力的補(bǔ)充。
最后，王律師建議用人單位在今后新員工入職時(shí)，要擴(kuò)大員工聯(lián)系方式登記的范圍。
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