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項目采購的風(fēng)險管理
由于受各種因素的影響，采購的各個環(huán)節(jié)中都存在各種不同的風(fēng)險，項目采購風(fēng)險管理就是對采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險進行識別、評估、控制與監(jiān)督的過程。
項目中物資采購面臨的風(fēng)險
(1)物資采購中的主要外因型風(fēng)險。外因型風(fēng)險主要源于外部環(huán)境因素，這種風(fēng)險主要來自供應(yīng)商和自身難以避免的風(fēng)險因素。①價格風(fēng)險。物資采購中由于利益的驅(qū)使，材料廠商有可能操作投標環(huán)境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使采購方蒙受損失;此外，在價格相對合理的情況下批量采購后，這種材料又可能出現(xiàn)跌價，引起采購價格風(fēng)險。②質(zhì)量風(fēng)險。在物資采購過程中，激烈的市場競爭有可能導(dǎo)致材料供應(yīng)商提供的樣品質(zhì)量與批量材料質(zhì)量的不一致，發(fā)生以次充好的現(xiàn)象，使材料質(zhì)量不符合要求，從而給采購方帶來嚴重的損失。③貶值風(fēng)險。主要是表現(xiàn)在采購過程中物資設(shè)備因社會技術(shù)不斷進步，而人們專業(yè)知識未能達到應(yīng)有水平，不能適應(yīng)社會技術(shù)發(fā)展的要求，進行盲目采購而發(fā)生所采購材料或設(shè)備的貶值所引起的風(fēng)險損失。④合同欺詐風(fēng)險。由于市場環(huán)境復(fù)雜多變，因此合同欺詐更加突出。合同欺詐主要包括以虛假的合同主體身份簽訂合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔保接受購方預(yù)付款后逃之夭夭簽訂空頭合同，而供貨方本身是“皮包公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣，從中謀利，而所需的物資無法保證，合同簽訂后，供貨商失約違反合同或終止合同，不能正常供貨，而影響工程進度造成合同風(fēng)險損失。
(2)物資采購中的主要內(nèi)因型風(fēng)險。由于內(nèi)部管理不善和制度不健全而引發(fā)的問題和風(fēng)險。①采購計劃風(fēng)險。物資采購部門及相關(guān)使用部門計劃管理不科學(xué)、不周全，導(dǎo)致采購中的計劃風(fēng)險，如采購數(shù)量不準、供貨時間不留余地、質(zhì)量標準不明確等使采購計劃發(fā)生較大偏差而影響整個采購工作。②采購合同風(fēng)險。合同訂立不嚴格，權(quán)利義務(wù)不明確，合同管理混亂等。③采購驗收風(fēng)險。由于人為因素造成所采購物資在品種、規(guī)格、質(zhì)量等方面未能達到合同條款要求，而管理者又未能在材料使用或設(shè)備安裝前及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，使之造成損失而引發(fā)驗收風(fēng)險。④采購責任風(fēng)險。經(jīng)辦部門或人員責任心不強，管理水平有限等引起的風(fēng)險，經(jīng)辦人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起的風(fēng)險。
采購風(fēng)險的識別和評估
對采購風(fēng)險進行識別。采購中規(guī)避和防范采購風(fēng)險就要首先弄清楚風(fēng)險會發(fā)生在哪里，存在哪些風(fēng)險因素，在采購之前就要展開采購風(fēng)險的識別工作。如國家政策有無變化，市場行情有無波動可能，有無可能發(fā)生自然災(zāi)害，供應(yīng)商的供貨與履約能力等。以及企業(yè)內(nèi)部采購計劃是否合理到位，驗收過程與方法是否科學(xué)，庫存水平是否合理(是否會造成積壓，是否會欠缺而影響生產(chǎn)用料)，合同條款制定的是否清晰規(guī)范。事先要將這些風(fēng)險因素一一進行識別、討論、篩選。
對采購風(fēng)險進行評估。風(fēng)險評估就是對識別出的風(fēng)險分析其影響程度。包括風(fēng)險估計和風(fēng)險評價，即對風(fēng)險發(fā)生的可能性和后果影響程度分別進行分析，然后計算出風(fēng)險水平值，進行風(fēng)險分級，從而確定高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險區(qū)域，進而判斷出該風(fēng)險是否可以被接受和是否需要采取進一步的防范管理措施。可組織有關(guān)專家，實際工作中的計劃員，采購員，工區(qū)材料員進行風(fēng)險因素的評估，在匯總統(tǒng)計分析后，針對每個風(fēng)險，采用最大法確定五個等級中權(quán)重最大的，從而確定每個風(fēng)險的發(fā)生概率和影響程度的等級。在此基礎(chǔ)上，利用風(fēng)險發(fā)生概率和影響程度的二維矩陣，對已識別的項目風(fēng)險分別評估其風(fēng)險水平。
防范項目采購風(fēng)險的主要對策
(1)應(yīng)建立與完善企業(yè)內(nèi)控制度，加強教育，提高素質(zhì)。建立與完善內(nèi)部控制制度與程序，加強對職工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育，不斷增強法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)企業(yè)團隊精神，增強企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險防范能力，從根本上杜絕合同風(fēng)險。
(2)加強對物資采購招標與簽約的監(jiān)督。檢查物資采購招標是否按照規(guī)范的程序進行;是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生;是否對供應(yīng)商進行調(diào)查，選擇合格供應(yīng)商;是否每年對供應(yīng)商進行一次復(fù)審評定;檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內(nèi)容違法、當事人主體不合格或超越經(jīng)營范圍而無效;審查合同條款是否齊全、當事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否以單代約、手續(xù)是否具備、簽章是否齊全。
(3)加強對物資采購全過程、全方位的監(jiān)督。全過程的監(jiān)督，是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點是對計劃制訂、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款4個關(guān)鍵控制點的監(jiān)督，以保證不弄虛作假。全方位的監(jiān)督，是指內(nèi)控審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下。科學(xué)規(guī)范的采購機制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。
風(fēng)險管理中采購環(huán)境的利用
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，以及所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場信息機制，以達到有效利用采購環(huán)境的目的。良好的市場信息機制包括：①建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。②建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分地了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有利地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。
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