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審計(jì)業(yè)務(wù)檔案的整理方法
檔案管理工作看似簡單，其實(shí)有許多學(xué)問在里面。下面就為大家整理了一些審計(jì)業(yè)務(wù)檔案的整理方法，希望對大家有所幫助!
一、分類排序
審計(jì)項(xiàng)目檔案材料的整理，應(yīng)遵循審計(jì)成文規(guī)律和特點(diǎn)，并保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類四個(gè)單元進(jìn)行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序。實(shí)踐中按以下單元分類歸檔排序比較合理：
第一單元：結(jié)論類文件材料(凡帶★號的條目為必備文件材料)
1、上級機(jī)關(guān)(領(lǐng)導(dǎo))對審計(jì)項(xiàng)目形成的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定、審計(jì)移送及《審計(jì)要情》、《專題報(bào)告》等審計(jì)信息的批示、簽報(bào)
2、審計(jì)情況報(bào)告及審計(jì)情況報(bào)告代擬稿
審計(jì)結(jié)果報(bào)告及審計(jì)結(jié)果報(bào)告代擬稿
審計(jì)綜合報(bào)告及審計(jì)綜合報(bào)告代擬稿
3、審計(jì)報(bào)告★
審計(jì)報(bào)告代擬稿
審計(jì)報(bào)告送達(dá)回證★
業(yè)務(wù)部門復(fù)核意見書★
審計(jì)組對被審計(jì)對象反饋意見的說明
被審計(jì)單位對審計(jì)報(bào)告(征求意見稿)的答復(fù)
審計(jì)報(bào)告征求意見書、審計(jì)報(bào)告征求意見稿及送達(dá)回證★
審計(jì)組審計(jì)報(bào)告
4、審計(jì)決定書★
審計(jì)決定書代擬稿
審計(jì)決定書送達(dá)回證★
5、審計(jì)移送處理書
審計(jì)移送處理書代擬稿
審計(jì)移送處理書送達(dá)回證
6、審計(jì)移送處理書審理意見書
審計(jì)項(xiàng)目審理意見書★
審理意見采納情況說明書
7、審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要★
8、審計(jì)組會(huì)議記錄★
9、重要管理事項(xiàng)記錄
第二單元 證明類文件材料
10、被審計(jì)單位承諾書★
11、匯總工作底稿★
12、審計(jì)工作底稿及審計(jì)證據(jù)★
13、審計(jì)移送處理書附件原始取證單
14、《審計(jì)要情》、《專題報(bào)告》涉及問題的證據(jù)材料
15、舉報(bào)問題情況核實(shí)材料或取證材料
16、查詢被審計(jì)單位銀行存款、賬戶有關(guān)資料
第三單元 立項(xiàng)類文件資料
17、上級審計(jì)機(jī)關(guān)或本級政府的指令性文件
舉報(bào)材料及領(lǐng)導(dǎo)批示
審計(jì)工作方案
審計(jì)工作方案調(diào)整及相關(guān)材料
審計(jì)報(bào)告模板
18、調(diào)查了解記錄★
調(diào)查了解記錄及相關(guān)的審計(jì)取證
19、審計(jì)實(shí)施方案★
審計(jì)實(shí)施方案調(diào)整說明及相關(guān)材料
20、審計(jì)通知書及送達(dá)回證★
審計(jì)通知書代擬稿
授權(quán)審計(jì)通知書
第四單元 備查類文件資料
21、審計(jì)結(jié)果公告
22、審計(jì)整改情況報(bào)告
審計(jì)整改檢查取證資料
被審單位整改情況報(bào)告
23、審計(jì)宣傳信息
24、審計(jì)工作報(bào)告
25、相關(guān)部門出臺的管理制度、辦法
26、審計(jì)移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料
27、審計(jì)評估表、測算表
28、被審計(jì)單位自查報(bào)告或自查表
二、加工整理
首先應(yīng)檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線;其次應(yīng)對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡模糊的檔案材料進(jìn)行加工處理。具體應(yīng)注意做好以下幾項(xiàng)工作：
1、確定每份審計(jì)工作底稿及附件審計(jì)取證材料的順序，避免把資料放錯(cuò)位置，同時(shí)撤出冗余資料。
2、對紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)附在原件后并注明復(fù)制原因。
3、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁，保證每頁最終都為A4紙大小。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。
4、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托舉。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
5、裝訂邊線過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊。
6、 拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。
三、編寫目錄
編寫目錄包括分卷、編頁、編目三個(gè)過程：
1、分卷。在所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求時(shí)，就可以分卷了。同類檔案如果太厚，應(yīng)該分成多卷裝訂(并于編目時(shí)在文件標(biāo)題或備注中注明分卷順序)。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進(jìn)檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應(yīng)做到不凹不凸。
2、編頁。每卷材料應(yīng)獨(dú)立編頁以便于查閱，編寫頁碼要用鉛筆以便于修改;頁碼標(biāo)記應(yīng)在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。
3、編目。檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)編寫目錄，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。目錄包括順序號、文件作者、收發(fā)文號、頁碼、文件標(biāo)題、文件日期、備注等。填寫“順序號”用阿拉伯?dāng)?shù)字;“文件作者”填寫單位、處科股室或?qū)徲?jì)組名稱;“收發(fā)文號”有文號的填寫，沒有的不填;“頁碼”按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫;“文件標(biāo)題”根據(jù)材料題目或主要內(nèi)容填寫，標(biāo)題必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn);“文件時(shí)間”填寫材料落款的具體年月日時(shí)間;“備注”填寫需要說明的情況。
四、裝訂成冊
裝訂時(shí)將檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料按目錄順序排列，左邊、下邊對齊，置于檔案卷夾在左側(cè)打孔裝訂。裝訂應(yīng)嚴(yán)格按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯(cuò)頁、不倒頁、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進(jìn)行。
五、文件整理要細(xì)心：
被審計(jì)企業(yè)給的原始資料要及時(shí)整理，還要檢查是否符合要求。比如，重復(fù)的資料文件可以標(biāo)注好日期或者哪些內(nèi)容有變更。需要加工時(shí)，先備份一下，以防加工出錯(cuò)找不到初始文件。
六、底稿附件要規(guī)范：
底稿附件一般一個(gè)科目一個(gè)文件夾，附件名稱與底稿中的附件索引要保持一致，這樣沒有編制這個(gè)科目的人也能從底稿對應(yīng)到相應(yīng)的附件。
七、小貼士：
有一次，企業(yè)導(dǎo)出的序時(shí)賬格式有點(diǎn)問題，不方便用于流水核對。跟被審計(jì)單位溝通后，對方又給了一份，我沒有及時(shí)檢查。結(jié)果第二天是周六，這項(xiàng)工作無法推進(jìn)，只能調(diào)整工作計(jì)劃。還有一次，實(shí)習(xí)生跑路，交接工作沒做好，組長檢查底稿時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少某文件。雖然最后找到了，但這種糟糕的印象只會(huì)在下次犯錯(cuò)時(shí)不斷放大。
拓展：審計(jì)檔案的歸納和整理
整理檔案預(yù)示項(xiàng)目的結(jié)束，是最后的收尾工作。整理檔案除了要收集資料還有就是把所有的資料按照目錄上的順序整理好，然后編號，裝訂成冊。
審計(jì)檔案類型分為三種：預(yù)算執(zhí)行及其他專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目、審計(jì)綜合目錄卷和縣級以上人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)項(xiàng)目。我們可以根據(jù)項(xiàng)目類別來確定是什么項(xiàng)目。審計(jì)檔案由審計(jì)檔案封面、目錄、目錄上的明細(xì)資料組成。
封面的填寫，有審計(jì)項(xiàng)目、部門、審計(jì)組長、審計(jì)時(shí)間等。目錄上有案卷題名、審計(jì)組組長（通知書指定的審計(jì)組組長）、審計(jì)時(shí)間（審計(jì)通知書-審計(jì)報(bào)告）、歸檔年度（審結(jié)年度）還有文號、責(zé)任人、題名、日期、頁號和密級等。
檔案又分為幾單元，一單元是報(bào)告、決定、審理意見書、部門復(fù)核意見書、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)果執(zhí)行回單等。二單元是承諾書工作底稿和取證單。第三單元是審計(jì)調(diào)查了解情況、實(shí)施方案和通知書等。第四單元是被審計(jì)單位整改及相關(guān)材料和其他備查重要管理事項(xiàng)記錄。
最后，等所有資料收集齊全后，按照檔案目錄的順序整理各項(xiàng)資料，依次排列，排好后又用頁碼機(jī)編號，然后用線穿起來整理好。
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