Excel填充有哪些技巧

時(shí)間：2024-08-20 13:05:19 office辦公我要投稿

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Excel填充有哪些技巧

　　自定義序列

　　因?yàn)樵诒砀裰刑钊霐?shù)據(jù)時(shí)，常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度，或甲、乙、丙、丁等等，這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們自動(dòng)填充時(shí)，這些序列就自動(dòng)地填充到指定的單元格區(qū)域中。

　　如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個(gè)序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當(dāng)在起始單元格填有 Sun時(shí)，則可利用自動(dòng)填充功能在預(yù)填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun

　　除星期序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過菜單工具/選項(xiàng)打開選項(xiàng)對(duì)話框，選擇自定義序列標(biāo)簽，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們。

　　其實(shí)，你也可以根據(jù)自己的需要，建立自己的自定義序列，如部門A、部門B、部門C、部門D。方法是：

　　1. 用工具/選項(xiàng)菜單命令，打開選項(xiàng)對(duì)話框；

　　2. 切換到自定義序列標(biāo)簽，在自定義序列列表框中單擊新序列，再在輸入序列列表框中輸入新的序列，如部門A、部門B、部門C、部門D。每輸完序列中的一項(xiàng)，都要按一次Enter鍵。

　　3. 單擊添加按鈕，新序列就出現(xiàn)在自定義序列列表框中了。

　　4. 單擊確定按鈕，關(guān)閉選項(xiàng)對(duì)話框。

　　之后，只要在單元格輸入序列中的某一項(xiàng)，如部門A，則部門B、部門C、部門D等其它項(xiàng)目就可以用自動(dòng)填充來輸入了。

　　序列對(duì)話框的使用

　　在用菜單法進(jìn)行自動(dòng)填充時(shí)，打開過序列對(duì)話框。除用其中的自動(dòng)填充選項(xiàng)達(dá)到前面提到的填充效果外，還可以應(yīng)用其他選項(xiàng)來填充數(shù)字、日期的特殊序列。

　　1. 比如，想在一個(gè)列的區(qū)域中填入1、3、5、7的等差序列。方法是：

　　（1）在起始單元格中輸入數(shù)值1；

　�。�2）選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；

　　（3）用編輯/填充/序列打開序列對(duì)話框；

　　（4）在序列產(chǎn)生在選項(xiàng)中選擇列，在類型選項(xiàng)中選擇等差數(shù)列，步長(zhǎng)設(shè)定為2；

　�。�5）單擊確定，則在選定的區(qū)域就填好一個(gè)1、3、5、7的等差序列。

　　2. 如果，想填充有關(guān)年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15，方法是：

　�。�1）在起始單元格中輸入日期1980-3-15；

　�。�2）選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；

　�。�3）用編輯/填充/序列打開序列對(duì)話框；

　　（4）在序列產(chǎn)生在選項(xiàng)中選擇列，在類型選項(xiàng)中選擇日期；

　�。�5）這時(shí)日期單位選項(xiàng)可用了，選擇年；

　�。�6）步長(zhǎng)設(shè)定為2；

　　（7）單擊確定，則在選定的區(qū)域就填好了一個(gè)想要的日期序列。

　　用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。

　　用鼠標(biāo)右鍵拖拽填充柄進(jìn)行填充

　　前面說過，用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄可以進(jìn)行自動(dòng)填充。其實(shí)用鼠標(biāo)右鍵拖拽填充柄也可以進(jìn)行填充，當(dāng)然填充形式更多樣。方法是，填好起始單元格數(shù)據(jù)，用鼠標(biāo)指向填充柄，按下鼠標(biāo)右鍵在同一行（或同一列中）進(jìn)行向左、向右（或向上、向下）拖拽到預(yù)定單元格后，松開右鍵，這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單。

　　點(diǎn)擊相應(yīng)菜單，可完成相關(guān)操作。如點(diǎn)擊復(fù)制單元格，可在鼠標(biāo)拖拽的范圍內(nèi)，用起始單元格數(shù)據(jù)復(fù)制填充。

　　其它幾個(gè)菜單項(xiàng)

　　當(dāng)鼠標(biāo)指向菜單編輯/填充時(shí)，其子菜單中除有序列外，還有向下填充、向右填充、向上填充和向左填充幾個(gè)菜單項(xiàng)。它們的作用都是以復(fù)制的形式填充選定的單元格區(qū)域。

　　現(xiàn)舉例來說明向右填充的作用，其它菜單項(xiàng)作用類似。以B2作為起始單元格，在其中輸入一個(gè)日期2004-3-15，再?gòu)腂2向右選定含有若干個(gè)單元格的區(qū)域，用菜單命令編輯/填充/向右填充，則所選區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)皆為2004-3-15。

　　幾個(gè)特別的填充操作

　　有幾個(gè)特別的填充操作，不妨試試，看看有什么效果：

　　1. 在同列（行）兩相鄰單元格中，分別輸入兩數(shù)值型數(shù)據(jù)。同時(shí)選中它們，并以之為起始點(diǎn)，用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄向上或下（在行中為向右、向左）拖拽填充，這時(shí)也會(huì)有等差序列出現(xiàn)。此法對(duì)日期型、時(shí)間型、含數(shù)字的字符型和自定義序列中的數(shù)據(jù)均有產(chǎn)生等差序列的效果。

　　2. 在用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄進(jìn)行填充時(shí)，同時(shí)按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會(huì)發(fā)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)會(huì)有不同的填充效果，請(qǐng)注意區(qū)分。

　　自動(dòng)填充

　　自動(dòng)填充是直接利用現(xiàn)有單元格數(shù)據(jù)對(duì)其附近的單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)的智能填充。可以用菜單方式和鼠標(biāo)拖拽填充柄的方式進(jìn)行。

　　1. 菜單方式

　�。�1）在欲進(jìn)行自動(dòng)填充的起始單元格鍵入數(shù)據(jù)，并選中包括起始單元格在內(nèi)的單元格區(qū)域（行或列）。

　�。�2）用菜單：編輯/填充/序列，彈出序列對(duì)話框。

　�。�3）欲橫向自動(dòng)填充序列，在序列產(chǎn)生在欄選中行選項(xiàng)；否則選中列選項(xiàng)按鈕。

　�。�4）在類型選項(xiàng)中選擇自動(dòng)填充；

　�。�5）單擊確定按鈕。

　　2. 用鼠標(biāo)拖拽填充柄方式

　　鼠標(biāo)拖拽填充柄方式是最簡(jiǎn)單方便的自動(dòng)填充方式。填充柄是位于選定單元格或區(qū)域的右下角的小黑塊。

　�。�1）在起始單元格中鍵入數(shù)據(jù)并選中該單元格。

　�。�2）將鼠標(biāo)指針指向填充柄（選定區(qū)域右下角的黑色小方塊），指針變成黑十字形狀。

　　（3）按下鼠標(biāo)左鍵向欲填充的方向（列中為上下，行中為左右）拖拽，至滿足需要的區(qū)域?yàn)橹埂?/p>

　　3. 自動(dòng)填充小結(jié)：

　�。�1）若起始數(shù)據(jù)為日期型，則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16；

　�。�2）若起始數(shù)據(jù)為時(shí)間型，則填充的效果是單元格的時(shí)間型數(shù)據(jù)按小時(shí)數(shù)遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34；

　�。�3）若起始數(shù)據(jù)為已定義的自定義序列中的數(shù)據(jù)，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入（有關(guān)自定義序列后敘）；

　�。�4）若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯?dāng)?shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是字符復(fù)制，而其中的數(shù)字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名；如 abc1、abc2、abc3；再如2df9、2df10、2df11（注：若含有幾個(gè)被分開的數(shù)字，則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減）；

　�。�5）若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)；

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