高校行政管理信息溝通互動(dòng)性的研究

 

 

　　溝通互動(dòng)性的強(qiáng)弱影響著行政管理信息溝通的效率,強(qiáng)勢(shì)的互動(dòng)能輕松、有效地完成信息溝通,而惰性的互動(dòng)溝通非常費(fèi)力,嚴(yán)重的將會(huì)影響到組織的決策、計(jì)劃的制訂和實(shí)施。因此,要保證行政管理信息的良好溝通,必須采取對(duì)策提高信息溝通的互動(dòng)性。

 

　　一、高校行政管理信息溝通現(xiàn)狀

 

　　(一)當(dāng)前高校行政管理信息溝通方式及特點(diǎn)信息的載體主要是紙文本、電子文本,通過文件、網(wǎng)絡(luò)和電信等方式傳遞。根據(jù)信息載體的特點(diǎn),行政管理信息溝通方式大致可以分為以下六類:

 

　　(1)靜態(tài)公布欄:如報(bào)亭、宣傳欄、通知公告欄等,地點(diǎn)較為固定。這種方式的特點(diǎn)是發(fā)布成本較低,但接收的成本較高,要求接受者經(jīng)常去特定的地點(diǎn)瀏覽、閱讀。

 

　　(2)紙文本投遞:將需要傳遞的信息印刷,發(fā)至接收者。這種方式的特點(diǎn)是可以完整地將原信息傳遞,便于接受者閱讀、研究、保存,保密性好,但發(fā)布的成本較高。要求保密、保存的信息宜采用這種方式發(fā)布。如校內(nèi)外的來往文件、學(xué)校的規(guī)章制度、政策執(zhí)行文件等常采取這種方式。

 

　　(3)網(wǎng)頁動(dòng)態(tài)公布:在組織的網(wǎng)絡(luò)主頁發(fā)布,實(shí)質(zhì)上是一種動(dòng)態(tài)的報(bào)亭、宣傳欄、通知公告欄。這種方式的特點(diǎn)是發(fā)布迅速、發(fā)布成本低、內(nèi)容全面。但對(duì)環(huán)境要求較高,必須通過網(wǎng)絡(luò)才能接收,同時(shí)也要求接受者有經(jīng)常瀏覽組織主頁的習(xí)慣,保密性欠缺,要求保密的信息不宜在網(wǎng)頁上發(fā)布。

 

　　(4)電子郵件:發(fā)送電子郵件的特點(diǎn)是發(fā)布迅速、發(fā)布成本較低、內(nèi)容全面,接受對(duì)象可以是單個(gè)人或多人,有一定的保密性,但要求接受者有經(jīng)常瀏覽電子郵箱的習(xí)慣。

 

　　(5)短信:短信的特點(diǎn)是發(fā)布迅速、及時(shí),但發(fā)布成本較高,內(nèi)容非常簡(jiǎn)短。

 

　　(6)電話:電話的特點(diǎn)是發(fā)布直接、迅速、及時(shí),并能及時(shí)掌握信息接收情況、理解程度,但是發(fā)布成本較高,內(nèi)容簡(jiǎn)短。此外,通過打電話和發(fā)短信發(fā)布信息,雖然及時(shí),但必須對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行高度濃縮。接收者必須通過其他方式才能獲取原信息,因此,只能是作為一種發(fā)布信息的輔助手段,即信息提示。

 

　　(二)信息溝通的現(xiàn)狀信息發(fā)布者根據(jù)信息時(shí)效期的長(zhǎng)短,一般首選成本較低的方式發(fā)布,如公布欄公告或發(fā)電子郵件,在信息得不到重視時(shí)采取打電話或發(fā)短信的方式進(jìn)行補(bǔ)救。在實(shí)際溝通過程中,同時(shí)采用幾種方式重復(fù)發(fā)布信息的現(xiàn)象非常普遍,長(zhǎng)此以往,形成了如下的特點(diǎn):

 

　　(1)信息接受者對(duì)電話或短信通知的信息重視,對(duì)電子郵件發(fā)布的信息有取舍地重視,對(duì)公布欄(包括靜態(tài)和動(dòng)態(tài)公告欄)和紙文本發(fā)布的信息基本不予重視。

 

　　(2)發(fā)布方要花費(fèi)相當(dāng)?shù)木�力、人力、�?cái)力,采用多種方式重復(fù)發(fā)布信息,特別是一些時(shí)效期短、內(nèi)容重要的信息,要派出多人同時(shí)打電話通知,否則就會(huì)有相當(dāng)多的人沒有獲取信息,對(duì)工作造成影響。探索這種現(xiàn)象的根源之一,在于管理方把發(fā)布信息的輔助手段變成了主要手段,即不管大事小事、信息時(shí)效期長(zhǎng)或短,都通過打電話來通知,養(yǎng)成了接受方被動(dòng)接收信息的習(xí)慣。

 

　　二、信息溝通互動(dòng)性的狀態(tài)及變化規(guī)律信息溝通互動(dòng)性指的是信息發(fā)布者和信息接受者相互間的主動(dòng)性。溝通互動(dòng)性是變化的,其強(qiáng)弱變化可以借用布克萊和莫頓的管理方格圖來研究。縱坐標(biāo)表示信息發(fā)布者的主動(dòng)性,橫坐標(biāo)表示信息接受者的主動(dòng)性,依次從低到高分為九等。