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提升國產ＥＲＰ軟件的系統競爭力芻探
資源計劃（ＥＲＰ）系統是一個根據訂單對企業范圍內的資源進行規劃和財務核算的信息系統，包含了豐富的組織管理設置及其動態運作模式。本文主要ＥＲＰ系統中的組織模式設置及其動態運行，以便國產ＥＲＰ軟件公司借鑒國外ＥＲＰ軟件系統中的組織管理和管理功能，開發出功能全面、價廉物美的ＥＲＰ名牌產品。（一）
ＥＲＰ系統除了計劃管理的動態統一性和模擬預見性之外，在企業的組織管理模式上同樣具有組織結構的靈活性和權責的透明性等特點。這主要由于在ＥＲＰ軟件系統設計時吸納了豐富的企業組織結構模式，通過系統配置可以對不同行業和不同規模的企業組織結構進行設置，然后結合財務系統、物料系統、生產計劃系統、銷售系統和管理會計對不同組織層次上的資源進行計劃和核算，使得以銷售訂單貫穿起來的企業流程掛上不同的成本中心和活動成本，形成扁平化的網狀型動態組織運作模式。
例如，國際著名的ＥＲＰ軟件公司ＳＡＰ的Ｒ／３系統在企業的組織結構設置上不受企業規模的限制，小到一個銷售代理辦事處，大到一個跨國集團均可使用同一套財務軟件模塊和管理會計模塊，這主要是因為Ｒ／３系統內部可以根據不同國家和地區的公司進行會計科目設置，依據要求進行法定會計合并。此外，Ｒ／３系統中財務會計的組織結構和管理會計中的組織結構是密切相關的，主要體現在會計科目表中的費用、收入和成本要素同時也是管理會計中的費用、收入要素，只不過管理會計中的科目設置對象比財務會計中的科目設置對象要靈活得多，如成本中心、面向成本規劃和分配的訂單、工程項目、采購訂單、工作分解結構要素、物料、經營領域等都可以設置為管理會計的科目。因此，當原始憑證中的會計要素輸入到財務會計中時，由于ＥＲＰ管理會計同時設置了內部會計構，這些原始憑證中的數據也同時被收集到管理會計的相應科目中。這樣一次性輸入的會計要素即多次被財務會計、利潤中心會計、成本要素會計等多次使用，既節約了人工，也保證了數據的一致性，為多維報表分析提供了數據來源。
在管理會計的組織設置上，中外ＥＲＰ軟件系統差別很大，可以說國產ＥＲＰ軟件還沒有組織設計這個環節。仍然以Ｒ／３為例，在管理會計中主要有三個組織層次：①成本控制范圍，是管理會計的最高組織單位，但是成本控制范圍位于總公司之下而高于分公司，一個成本控制范圍可以包含一個或者多個公司的成本控制，可以包含多個公司代碼，也支持多種貨幣，但是與此相關的公司代碼必須使用同一個會計科目表，也就是說一個總公司對外有統一的會計總報表，方便投資人了解企業的資產負債和損益情況。②投資中心、利潤中心、成本中心，為成本范圍管理下的企業部門。③作業類型，是管理會計中最基層的組織單元，是位于成本中心的基本核算要素。這是因為通過利用作業類型把成本中心中的作業價值核算進行了基本分類，是以市場的觀點來成本中心的作業價格，調整作業類型以反映出成本的變動，因此可以在作業類型上來進行成本規劃、成本控制、成本核算。
（二）
筆者根據近年來的調查發現，一方面，我國企業對管理會計的需求已經成熟，但卻沒有合適的國產管理會計軟件可以購買；另一方面，由于我國會計人員和軟件系統的設計人員對組織管理和管理會計的認識不足，忽視了管理會計的實務研究，從而阻礙了我國ＥＲＰ軟件系統的升級。因此，筆者認為，應以企業組織設計和管理會計為突破口，提升國產ＥＲＰ軟件的競爭力。
１．加強組織變革，實施管理會計，提高企業效益。我國絕大多數企業沒有實施以管理會計為核心的責任會計，尤其是企業規模大、跨地域經營的集團公司很難做到管理會計信息的及時處理，難以動態計量企業的量本利情況。因此，可借鑒國外ＥＲＰ系統中同時支持財務管理和管理會計功能的做法，實施ＥＲＰ系統中的管理會計功能時全面利用管理會計的責任中心會計、利潤中心會計、獲利分析，而且只需要一次性輸入原始數據就可以進行多重賬務處理，通過框定成本預算來降低企業成本。
２．引入業務規則，實現管理會計的權責匹配。業務規則，是一項業務活動必須遵守的原則或規則，是業務人員處理一項業務的依據。業務規則依賴于業務發生的邊界條件和限制范圍，這些邊界條件和限制范圍可以歸納為描述規則的“條件”。條件是指處理業務時出現的各種情況，如倉庫的發料業務中，“當領料單上所要的材料沒有庫存時”即是一種條件，而“行動”則是指在對應的條件下，業務人員所應采取的措施。因此，對于業務發生的限制范圍需要詳細地通過組織單元來規定。
以ＥＲＰ系統中的計價條件為例，可以看出管理會計的滲透到了系統的各項業務規則和條件中，系統中的物料管理和銷售管理都有定價條件，由于銷售和采購是兩個本質上一樣的流程，可以稱為互反的流程，銷售定價和采購定價的處理邏輯是一樣的。因此，僅以采購定價條件來分析組織管理、權限控制、產品組合等綜合會計要素在ＥＲＰ中的互動關系。由于企業是多分銷地點、多工廠、多品牌、小批量、快節拍的制造或者服務企業，因此，多數集團公司下屬的子公司、同一個公司的不同采購部門、不同的供應商有不同的定價過程和不同的采購價格，而且采購價格的有效期不同，因此，必須首先在不同的組織單元層次定義“定價條件”，依據不同的計價條件來自動計算物料的采購價格、發貨費用、現金折扣、依據百分比或者絕對值計算的附加費，把這些條件和采購的物料或者服務項目一起附加到采購合同中，這樣可以實現集中控制與分散經營的聯合。因此，要求國產ＥＲＰ軟件系統在定義組織分工的基礎上分類定義采購條件，并且針對每個定價條件規定是否可以做手工藝修改和修改的百分比或者絕對值的限度，這樣可以方便采購權限的控制，也可以增加采購價格變動的靈活性。
以往的會計電算化軟件是難以實現條件處理的，主要是對已經發生的業務憑證的錄入，是從原始憑證、記賬憑證向總賬的數據匯總，中間難以對不同數量、不同組織權限下的數據進行二次處理，這樣難以做到數據的細化和分類匯總。因此，引入業務規則的概念和體系是下一步我國ＥＲＰ軟件中管理會計系統部分的主要。在此基礎上，可以對預算、成本引入模擬功能。例如，在發出采購訂單前，采購人員可以對任何數量的訂單的價格、折扣、交貨費用進行仿真，以此對比分析不同采購商對某個物料或者某個物料的價格和條件進行假定價格分析。
３．引入預算管理，基于預算來控制資金運動。預算和物料需求計劃一樣是管理的核心，體現了計劃是管理的首要職能。而制定計劃必須使得的資金的動態消耗有準確的記錄和核算，而且必須和每個預算期間的物料庫存和采購計劃、生產計劃中物料預計接受量相一致，如果企業沒有對物料計劃的動態監控機制，那么就做不到對依附于物料之上的資金計劃的動態監測，也就做不出合理的預算。企業所做出的預算不能滿足資金的預測性需求，那么將難以對不足預算進行報警，對于超過預算的生產部分不能自動產生新的預算申請。
預算計劃有預算的期間，企業可以按照年、季、月、周、日來安排不同部門的預算，為了保證預算的準確性，可以依據預算需求和消耗大小確立預算的期間。因此，預算的凈值是預算的核心，準確地計算預算的凈值是保證預算計劃的前提，企業每一筆業務的資金發生需要自動扣減預算，所剩的預算供下一部分的生產銷售來消耗。如果對于某些業務活動將占用預算的額度進行預先分配，那么就會發生看似有預算實際已被占用的沖突，因此，預算和庫存一樣要有狀態監控，需要對預算的占用、取消、審核和釋放等過程和狀態進行控制，這樣就能夠保證預算的準確性。
此外，在ＥＲＰ軟件中要如同考慮主生產計劃員一樣設立主預算員，在組織的分工和角色扮演上要做相應的設置。這樣可以保障預算員在企業的地位，通過預算功能在管理會計中的完善來保障預算獨立于財務核算系統之外。此外，預算人員周期性地跟蹤預算和預算的執行可以對業務量成批更新，保證企業的各個部門的預算需求，符合企業的經營運作計劃，從而不斷地滿足當前資金的消耗情況，實現物流與資金流、信息流的同步。
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