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關(guān)于文書檔案保管期限表的思考
摘要：近年來，我國檔案保管工作受到越來越多的重視，文書檔案作為檔案中非常的重要的形式，由于其保存時(shí)間、檔案形式、重要程度和實(shí)用價(jià)值都會(huì)有所不同，所以文書檔案的保管期限也會(huì)存在較大的差異。在對文書檔案保管期限進(jìn)行評價(jià)時(shí)，需要以文書檔案保管期限表作為重要的依據(jù)，所以在檔案保管工作中，文書檔案保管期限表作為不可或缺的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到文書檔案保管期限的確定。文中對文書檔案保管期限表的定義和作用進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對做好文書檔案管理期限表的具體措施進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：文書檔案;實(shí)用性;分級系統(tǒng);操作性;保管期限表
根據(jù)我國文書檔案保管期限的不同可將其分為永久性檔案和非永久性檔案，這樣的分類更具有合理性，優(yōu)于傳統(tǒng)的進(jìn)館檔案和不進(jìn)館檔案的分類。在文書檔案保管工作中，在對檔案的保管期限進(jìn)行確定時(shí)，需要以檔案保管期限表作為重要依據(jù)，在檔案保管工作中具有非常重要的意義。
一、文書檔案保管期限表的定義與作用
文書檔案保管期限表，其是對文書檔案保管期限進(jìn)行鑒定的重要依據(jù)，而且在檔案鑒定工作中占據(jù)著十分重要的地位。檔案保管期限表可以為檔案歸檔提供重要的依據(jù)，在文書檔案管理和歸檔工作中發(fā)揮著非常重要的作用。通過文書檔案保管期限來可以對文書檔案的保管期限進(jìn)行限定，對保存文檔進(jìn)行分類，從而確保文書檔案能夠順利歸檔。檔案具有重要的保存價(jià)值，但對于檔案要進(jìn)行保管時(shí)，都會(huì)對其保管期限進(jìn)行確定，所以對于檔案保管期限長短、到期后是否還需要繼續(xù)進(jìn)行保存時(shí)都需要進(jìn)行鑒定，檔案鑒定作為檔案管理的一種方式，往往都是對檔案的價(jià)值和保存年限進(jìn)行鑒定，檔案鑒定與檔案保管期限表并不等同，檔案鑒定需要以檔案保管期限表作為重要依據(jù)，而鑒定時(shí)則需要以保管期限表作為標(biāo)準(zhǔn)，所以文書檔案保管期限表存在的重要作用即是為檔案鑒定、歸檔提供重要的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。
任何檔案在進(jìn)行管理、歸檔及鑒定時(shí)都需要以保管期限作為其標(biāo)準(zhǔn)，所以文書檔案也不例外，需要根據(jù)保管期限表來對其保存形式和保管期限進(jìn)行確定。特別是近年來，加大了對檔案保管期限表研究的力度，檔案簽定也納入到了檔案管理工作中來，在檔案管理工作中對檔案鑒定更為重視，所以為了能夠更好的將保管期限表的作用發(fā)揮出來，則需要將文書檔案保管期限表納入到鑒定工作范圍，這樣可以有效的提高檔案鑒定工作的質(zhì)量。
二、做好文書檔案管理期限表的具體措施
(1)增強(qiáng)文書檔案管理期限表的實(shí)用性
在文書檔案管理期限表中，必須要將其鑒定標(biāo)準(zhǔn)、方式方法以及原則等結(jié)合在一起，以鑒定的理論為基礎(chǔ)，將實(shí)際的鑒定工作和鑒定理論融合，才能夠使檔案管理期限表的修訂工程能夠更好的完善和順利的進(jìn)行。要想檔案鑒定工作能夠在實(shí)踐中得到最大效率的運(yùn)用，這就對相關(guān)的工作人員提出了更高要求，必須要以十分專業(yè)的水平為基礎(chǔ)，還要具有相當(dāng)?shù)墓ぷ骶C合能力。而就目前我國國情看來，相關(guān)的檔案工作人員的個(gè)人專業(yè)水平以及實(shí)踐綜合能力等還存在著明顯的不足，所以，要想使理論和實(shí)踐得到有機(jī)的結(jié)合，文書檔案管理的期限表的作用必不可少。要想使文書檔案管理期限表的效用得到最大限度的發(fā)揮，就必須要重視各類文書檔案期限表的修訂和完善工作。將鑒定理論充分體現(xiàn)在保管期限表中，降低檔案價(jià)值鑒定的難度，統(tǒng)一認(rèn)識，從而提高工作質(zhì)量和效率。
(2)合理制定保管期限表，做到分級分系統(tǒng)
檔案在形成過程中可能會(huì)受到企業(yè)職能、社會(huì)地位、檔案作用等多種因素的影響，從而具備不同的價(jià)值。檔案價(jià)值不同，鑒定時(shí)所參照的標(biāo)準(zhǔn)自然也不同。但現(xiàn)實(shí)情況是，保管期限表的檔案鑒定依據(jù)單一，這導(dǎo)致檔案在鑒定期間只能參照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，最終導(dǎo)致鑒定不合理。為了解決這一問題，建議相關(guān)部門在建立檔案保管期限表時(shí)盡量采用分級、分系統(tǒng)方式，以保證保管期限表中的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)具備多元性特征，能更好的實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值鑒定。
(3)變檔案保管期限“三分法”為“標(biāo)時(shí)法”，縮短保管期限
當(dāng)前我國檔案在保管期限上進(jìn)行歸分時(shí)，將其分為永久、長期和短期三個(gè)檔次，這就導(dǎo)致一些永久保管的檔案有進(jìn)無出，對于館藏的優(yōu)化起到了較大的制約作用。而且長期保存的檔案一般保存時(shí)間也沒有進(jìn)行詳細(xì)劃分，幾乎都按五年來進(jìn)行保管，同時(shí)一些介于短期和長期之間的檔案在鑒定時(shí)也劃分長期檔案進(jìn)行保管，導(dǎo)致了人力和物力的浪費(fèi)。而利用標(biāo)時(shí)法來對檔案保管期限進(jìn)行劃分時(shí)，將不同價(jià)值和不同保管期限檔案的保存期限進(jìn)行一個(gè)明確的劃分，在保存期滿后對其進(jìn)行復(fù)查，對沒有價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)銷毀，使檔案鑒定工作成為一項(xiàng)日常性的管理工作，充分發(fā)揮其重要作用。
(4)檔案保管期限表要有較強(qiáng)的操作性
操作性是評價(jià)檔案保管期限表質(zhì)量高低的重要指標(biāo)之一，是其生命力的重要表現(xiàn)。一直以來國家對檔案保管期限表進(jìn)行了不同的修訂，每修訂一次，條款就減少一些，這與檔案種類的日益增加和國際上文件處置標(biāo)準(zhǔn)日益細(xì)化的趨勢是背道而馳的，導(dǎo)致檔案保管期限表操作性較差。因此，檔案保管期限表在內(nèi)容上要條款具體、用詞準(zhǔn)確、界限分明、有血有肉，含混不清的應(yīng)加以注釋或舉例說明，使得鑒定時(shí)主觀隨意空間越小越好，便于操作，達(dá)到鑒定人員拿著一份檔案，對照保管期限表，就能比較容易地準(zhǔn)確判斷出這份檔案的價(jià)值大小和保存期限。
三、結(jié)束語
檔案保管期限表作國檔案鑒定和歸檔的重要依據(jù)，對檔案管理工作具有較大的影響，所以需要做好檔案保管期限表的制定工作，確保其內(nèi)容的多元化，努力提高檔案保管期限的實(shí)用性和操作性，使其在檔案管理工作中的作用能夠充分的發(fā)揮出來。
參考文獻(xiàn)：
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