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試論高職院校檔案信息化建設的制約因素及應對措施
【論文關鍵詞】檔案工作 信息化 制約因素 應對措施【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應用現狀、應對措施等方面就如何進一步加強高職院校檔案信息化建設進行了分析研究。
檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統,它深深植根于人類社會的生產、生活之中,與人類社會發展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域,在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。
1 高職院校檔案信息化應用現狀
由于多數高職院校是在原來的中專校合并的基礎上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發展。主要表現在以下幾個方面:
1.1 對檔案工作重要性認識不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業務“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。
1.2 對檔案工作投入嚴重不足
有些單位的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。
1.3 現代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發、利用工作,結果造成投資上的浪費。
1.4 檔案工作現代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術服務等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設、發展受到制約。
1.5 檔案管理隊伍綜合素質較低
檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網絡技術人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。
2 應對措施
鑒于以上檔案信息化建設中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進的態度,將被動變主動,將不利變有利。
2.1 檔案工作者必須更新觀念
檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作,如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網絡,購買了最新的軟件系統,也不會真正將系統應用起來,致使軟件成為一種擺設。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,改進管理模式,自覺學習新的科學技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時代發展同步。
2.2 單位要建立健全激勵機制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應建立健全激勵機制,每個檔案管理人員都要樹立創新精神、與時俱進,讓那些理念先進、業務精通、技術熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。
2.3 領導要給予檔案部門智力方面的支持
在檔案信息化建設過程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關鍵。人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。當前,檔案隊伍中大多數專業人員,還不具備檔案信息化管理素質。因此首先,領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的現代信息素質、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質,能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。
2.4 切實保障對檔案現代信息化建設的投入
檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務設備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。
2.5 加大對檔案現代信息化建設技術人才的培養
檔案現代信息化建設,不僅需要從業人員的努力,更需要上級檔案業務部門的栽培,上級檔案部門應在過去的單存的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學習制度,規定各單位落實人員參加學習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力,只有大家齊心協力,檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。
參考文獻
[1] 21世紀檔案信息化管理系列教材.檔案信息化應用系統建設.主編薛四新.彭榮陳永生.機械工業出版社,2006、1第1版第1次印刷.
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