人事檔案編號怎么查詢

時間：2024-09-03 09:27:04 檔案我要投稿

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人事檔案編號怎么查詢

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。以下是小編為大家整理人事檔案編號怎么查詢相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

人事檔案編號怎么查詢

　　人事檔案編號查詢方法

　　人事檔案編號查詢需要根據每個人的實際情況進行操作，如果人事檔案存放在工作單位，可以前往單位人事部檔案室查詢。如果人事檔案由單位所在地的人力資源和社會保障局保管，則需要單位先出具檔案編號查詢函，員工持函查詢。如果人事檔案托管在當地人才市場，則只要帶上畢業生、身份證前往查詢人事檔案編號。

　　人事檔案的排序按員工姓名可形成三個編號層次

　　第一層：姓，按表中拼音字母的次序編號。

　　第二層：同姓人員，按其名的第一個字的拼音字母的次序編號。

　　第三層：其名的第一個字的拼音字母相同，按其名的第二個字的拼音字母的次序編號。

　　由此形成了適應公司實際較完整的人事檔案編碼規則，為檔案的建、轉、閱、查詢、歸檔管理奠定了良好的基礎。

　　人事檔案姓名筆形編號查詢網址：http://www.muzhiedu.com/

　　傳統人事檔案編號方法的優點和缺點

　　1、筆形編號法：

　　a）優點：筆形編號法是按照檔案卷名（即人員姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、編號效率高、誤差少、檔案存放集中等。

　　b）缺點：筆形編號的基本規則不易掌握，使用不廣泛，不利于檔案信息化管理；21世紀以來，隨著高校人才數量快速增多，如果采用這種方法，人事檔案需要經常挪動位置，費時費力，不利于檔案材料迅速歸檔和查詢。

　　2、姓氏筆畫編號法：

　　a）優點：姓氏筆畫編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆畫多少為序進行編號的方法。這種方法的優點是：易學，檔案存放位置相對固定，不易錯號。

　　b）缺點：但是這種方法的缺點是，編號比較繁瑣，由于姓氏的不均衡，易出現有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題；如果新增人員的姓氏筆畫是原有人事檔案所不存在的，就需要穿插上柜，由于沒有預留空間，所以需要經常挪動后面的檔案位置，這幾年新增人員較多，使用這種方法工作量太大，會影響人事檔案的穩定性；出現重名重姓的時候，這種方法經常出現檔案材料歸檔錯裝的現象；這種編號方法也不利于檔案信息化管理和檔案查詢。

　　3、漢語拼音字母編號法：

　　a）優點：漢語拼音字母編號法是根據漢語“音序檢字法”的原理，按人員姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。

　　b）缺點：如果拼音不熟練或不準，易出差錯；人員姓名音同字不同或者音同字也同的情況太多，不便于排序；容易造成歸檔失誤，效率低；這種編號方法也不利于檔案信息化管理和檔案查詢。

　　4、單位編號法：

　　a）優點：單位編號法是按照內設機構的性質不同劃分檔案管理區域，如教學單位、科研單位、教輔單位、管理部門、后勤等多個檔案管理區域，每個檔案管理區域按照不同的單位將各單位人員的人事檔案排列上架。這種方法的優點是各單位人員檔案比較集中，以單位收集的檔案材料歸檔方便，按照單位查找和利用人事檔案較方便。

　　b）缺點：當遇到某些單位撤并時，撤并單位的人員檔案都需要按照新單位重新排序上架，需要挪動其他檔案，騰出新單位人事檔案的存放空間；遇到人員增減、人員調整、人員單位變動時，經常要調整其人事檔案查詢的位置，工作量太大；遇到一個單位人員較多時，還需在本單位內部采用筆形編號法、姓氏筆畫編號法或漢語拼音編號法等進行二次編號，才便于入庫保存和歸檔，比較繁瑣；這種方法同樣不利于檔案信息化管理。

　　人事檔案編號要注意的五點

　　①全宗號是指區檔案館給各單位的代號。

　　②年度號是指歸檔文件形成的年度。

　　③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數字為類別號。

　　④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

　　⑤件號（即文件的排列順序號）規定為三位數阿拉伯數字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號。

　　人事存檔證明內必須載明的內容：

　　1、存檔地為人才交流中心、職業介紹中心等正規檔案代理機構。

　　2、存檔號。

　　3、存檔性質是個人委托還是集體委托。

　　4、存檔起止日期（自開出證明之日起至少存檔一年以上）。

　　5、經查閱，檔案內無開除公職記錄。辦好存檔后可以直接開存檔證明，全國人才對辦理實習律師的事務很熟悉，知道要辦實習律師就讓存兩年（律協要求存一年以上），必須是整年，沒有三個月、半年的尾數。單位存檔，兩年的費用是480元。

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