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借助信息化技術(shù)有效管理培訓(xùn)檔案
員工培訓(xùn)一直是一項(xiàng)長(zhǎng)期、繁雜、動(dòng)態(tài)與漸進(jìn)的工作，如何形成一種簡(jiǎn)潔、高效的培訓(xùn)管理模式已被眾多HR們提上了議事日程。借助當(dāng)今發(fā)達(dá)的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以對(duì)企業(yè)培訓(xùn)檔案進(jìn)行有效的管理。培訓(xùn)檔案的分類與要素
一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)培訓(xùn)檔案主要分為員工培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)管理檔案和培訓(xùn)知識(shí)儲(chǔ)備檔案三個(gè)大類。
員工培訓(xùn)檔案是人力資源管理部門為員工建立的體現(xiàn)員工在一定時(shí)期內(nèi)參加培訓(xùn)項(xiàng)目的記錄性文件。檔案的主要內(nèi)容涉及員工姓名、當(dāng)時(shí)所在部門、參加培訓(xùn)的名稱、培訓(xùn)發(fā)生日期、培訓(xùn)學(xué)時(shí)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和授課人、培訓(xùn)結(jié)果（如考試、取證、繼續(xù)教育等）、培訓(xùn)費(fèi)用等。
培訓(xùn)管理檔案是企業(yè)培訓(xùn)管理人員在培訓(xùn)管理過(guò)程中形成的一些過(guò)程性文件檔案，包括：企業(yè)年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)項(xiàng)目建議書、培訓(xùn)項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告，內(nèi)外部培訓(xùn)師資檔案、員工培訓(xùn)取證和繼續(xù)教育檔案、培訓(xùn)業(yè)務(wù)定點(diǎn)聯(lián)系機(jī)構(gòu)檔案等。
培訓(xùn)知識(shí)儲(chǔ)備檔案是由人力資源管理部門負(fù)責(zé)積累和不斷完善的、在培訓(xùn)過(guò)程中形成的知識(shí)數(shù)據(jù)檔案，主要包括：以專業(yè)類別劃分的企業(yè)自行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的培訓(xùn)課程、各種介質(zhì)形態(tài)的培訓(xùn)書籍和講義、培訓(xùn)實(shí)況影像記錄光盤，另外還包括以發(fā)生時(shí)點(diǎn)分段的，同一培訓(xùn)課程的版本修訂、知識(shí)補(bǔ)充與變更情況檔案等。
培訓(xùn)檔案要素信息采集與處理
以上培訓(xùn)檔案的各要素是圍繞培訓(xùn)的實(shí)施而發(fā)生的，需要管理部門及時(shí)有效地進(jìn)行信息采集與處理。
從信息采集程序上講，培訓(xùn)檔案要素的信息采集程序如圖表1所示，流程圖的起始點(diǎn)為培訓(xùn)計(jì)劃已制定，并下發(fā)實(shí)施。企業(yè)培訓(xùn)從大類分可分為內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)兩部分。外部培訓(xùn)一般指需要借助外部資源的培訓(xùn)，如員工外出培訓(xùn)、企業(yè)聘請(qǐng)外部講師進(jìn)行的培訓(xùn)；內(nèi)部培訓(xùn)指企業(yè)利用內(nèi)部資源開(kāi)展的培訓(xùn)活動(dòng)，如人力資源部組織的公司層面的培訓(xùn)、部門或基層班組自主培訓(xùn)等。
所有培訓(xùn)要素的相關(guān)信息經(jīng)過(guò)收集，將全部進(jìn)入到人力資源培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)中。這是一個(gè)信息處理中樞，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)可以將不同時(shí)點(diǎn)、零星輸入的培訓(xùn)檔案要素信息進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和處理，并按使用要求，形成三類不同的培訓(xùn)檔案，以進(jìn)行規(guī)范化管理（見(jiàn)圖表2）。
在第一階段，檔案信息收集的特點(diǎn)是以單次培訓(xùn)為中心，盡可能多地輸入本次培訓(xùn)所能涵蓋的全部?jī)?nèi)容，就如同一把撐開(kāi)的傘，呈輻射狀，但要求輸入的內(nèi)容格式要標(biāo)準(zhǔn)。信息輸入內(nèi)容應(yīng)按使用者的不同要求進(jìn)行設(shè)定，如時(shí)間、內(nèi)容、專業(yè)類、課時(shí)、參加人員名單、總費(fèi)用支出、授課人、培訓(xùn)組織者對(duì)預(yù)期效果的反饋等。外部培訓(xùn)一般由培訓(xùn)參與人或知情者錄入，內(nèi)部培訓(xùn)一般由組織者錄入，另外知識(shí)儲(chǔ)備檔案、講師檔案信息一般由專業(yè)主責(zé)部門（如人力部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等）負(fù)責(zé)篩選、維護(hù)并及時(shí)更新，檔案信息處理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)不同使用者的授權(quán)就可以實(shí)現(xiàn)此功能。
在第二階段，通過(guò)系統(tǒng)處理程序?qū)崿F(xiàn)信息的多對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多等復(fù)雜邏輯關(guān)系的生成，并通過(guò)檔案輸出界面設(shè)計(jì)、輸入信息的修改權(quán)限設(shè)計(jì)形成符合使用要求的不同類型數(shù)據(jù)庫(kù)。使在第一階段輸入的信息數(shù)據(jù)鮮活起來(lái)，并按不同的提取字段，以不同的角色出現(xiàn)在不同的輸出界面中，實(shí)現(xiàn)一定程度上的“智能化”管理。
在第三階段中，提取出不同的輸出結(jié)果，為人力資源管理提供一種強(qiáng)有力的輔助手段。如企業(yè)的培訓(xùn)知識(shí)檔案將來(lái)的發(fā)展方向是內(nèi)部公共資源庫(kù)；員工學(xué)時(shí)目標(biāo)的完成率、部門學(xué)時(shí)達(dá)標(biāo)率，可作為績(jī)效考核的一項(xiàng)內(nèi)容；員工年度參加培訓(xùn)的項(xiàng)目可為下一步培養(yǎng)方案制定和職務(wù)晉升提供依據(jù)；講師滿意度調(diào)查可作為講師考核評(píng)價(jià)與升降級(jí)的一項(xiàng)主要參考；已有培訓(xùn)的參與度可作為培訓(xùn)需求調(diào)研和制定下一年培訓(xùn)計(jì)劃的因素；單個(gè)員工培訓(xùn)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)是企業(yè)核算人力成本、培訓(xùn)協(xié)議簽署和離職員工培訓(xùn)費(fèi)用清算的條件等。
培訓(xùn)檔案信息化的實(shí)施基礎(chǔ)
對(duì)培訓(xùn)檔案實(shí)施信息化管理，不僅需要企業(yè)從上到下對(duì)培訓(xùn)信息收集和檔案建立工作的支持、各級(jí)培訓(xùn)管理者認(rèn)真細(xì)致的工作，更重要的是企業(yè)全員都要理解培訓(xùn)檔案管理的意義所在。需要特別注意的是，培訓(xùn)檔案實(shí)施信息化只是作為一種管理工具，要做好培訓(xùn)工作，必須要考慮到很多更重要的外圍環(huán)節(jié)，如果這些環(huán)節(jié)缺失，就會(huì)造成檔案管理信息化系統(tǒng)的形同虛設(shè)和徹底“失效”。
培訓(xùn)本身
首先，培訓(xùn)計(jì)劃要緊貼受眾需求、符合實(shí)際需要，內(nèi)容不過(guò)分超前但能保證時(shí)效性；
其次，要求培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)是高水平的，圍繞一定的中心思想，形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系；
再次，所有培訓(xùn)講師是經(jīng)過(guò)精心挑選的，在知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和表達(dá)等多方面是具有較高層次的；
最后，培訓(xùn)實(shí)施安排是合理的，如時(shí)間及場(chǎng)所選擇、現(xiàn)場(chǎng)控制與記錄、效果評(píng)價(jià)與調(diào)查等都要在實(shí)施前進(jìn)行周密籌劃。
培訓(xùn)管理者
第一，管理者要具備良好的職業(yè)操守，認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度；
第二，檔案管理的系統(tǒng)化實(shí)施要求管理人員即使不是信息化專家，也應(yīng)該是全面型人才；
第三，經(jīng)驗(yàn)來(lái)自于工作中的點(diǎn)滴收集和積累，管理者應(yīng)不斷修訂檔案管理的制度，更新、完善流程；
第四，管理者應(yīng)勇于創(chuàng)新和實(shí)踐，在創(chuàng)新過(guò)程中顯著提升技術(shù)水平和溝通應(yīng)變能力。
體制與機(jī)制
首先，要使檔案管理被所有員工和領(lǐng)導(dǎo)重視起來(lái)，其中核心管理層的倡導(dǎo)最為關(guān)鍵；
其次，要在績(jī)效考核、薪酬調(diào)整、職務(wù)晉升等多方面建立與培訓(xùn)檔案間的關(guān)聯(lián)，發(fā)揮培訓(xùn)檔案輸出的激勵(lì)作用；
第三，要配合出臺(tái)關(guān)于培訓(xùn)講師聘任、考核、升降級(jí)和解聘管理的一系列相關(guān)制度；
第四，要強(qiáng)化信息傳遞與溝通機(jī)制，建立各專業(yè)領(lǐng)域的信息獲取及更新流程，確保培訓(xùn)知識(shí)儲(chǔ)備檔案的先進(jìn)性、時(shí)效性。
企業(yè)人力資源管理的對(duì)象是每位員工，而培訓(xùn)檔案信息化最根本的目的是要如實(shí)記錄和反映在企業(yè)培訓(xùn)中所有員工的參與度，為員工職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)和指導(dǎo)，這樣才能與企業(yè)人性化管理的理念相吻合，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中始終保持強(qiáng)有利的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
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