求職信可能就是你邁進入生事業階段中的最重要的一封信,所以務必仔細考慮信中內容及其詞用句,因為對方從來未與你見過面,只先見到你寫來的信。對方亦可能一次就收到幾十封求職信,許多求職者的條件都比你好,但是對方要決定要面試其中幾個,除了靠求職者的條件是否適合之外,就是靠來信寫得好不好。
所以寫求職信的主要目的不為什么,只為藉此爭取到一個參加面試的機會。你也不要以為憑一封求職信就可以找到一份你滿意的工作,這種錯誤心態會使你寫起求職信時嚕哩嚕嗦,信中盡是許多不必要的說話。
重復一次,寫求職信的主要目的只是為了爭取一個面試的機會,自那數以十計,甚至是數以百計的求職信中脫穎而出。
通常一封求職信分為兩個部份,第一部份是信的本身,第二部份則是所附的"履歷表(Resume)"。簡單來說,履歷表中包括你的個人資料、教育背景、技能背景等。它也可以包括你的擔保人的姓名、地址等。
求職信的本身
求職信的本身必須寫得簡潔,不宜濫用深奧詞句,而且不要超過一張紙。除非對方特別要求你用手寫,否則必須打字,這樣會令人看來整齊舒服得多。還有一點,請留意你的文法,不要有文法錯誤,也不要錯字。給可能成為你的雇主的對方首先的壞印像莫不如在求職信中出現錯誤的文法和串錯字,所以寫完信之后必須小心重復閱讀,避免出錯。
求職信的形式
須注意的是,就在信的左上角,寫上你的電話號碼,好讓對方可以知道如何隨時聯絡到你。
信首開始可以大楷字寫上你應征的工作職寫,因為收件人可能同時在選錄多種職稱的人才。
若果知道收件人的姓名,則上款寫Dear Mr.Wong 或Dear Mr.Chan 等,若果不知道收件人的姓名,則上款寫Dear Sir,請記著,在信末結尾時,若果上款是 Dear Mr.Wong 或Dear Mr.Chan 等知道收件人姓名的,則在你的簽名上所寫的是Yours sincerely,若果上款是 Dear Sir,即不知道收件人姓名,則所寫的是 Yours faithfully。不過在現代信件中,這些分別已經越來越不大,用 Yours truly,或 Yours respectfully也可以。
你的簽名空間大約須四至五行,不要太小的空間也不要太大的空間,你的簽名也不宜過份潦草,因為簽名往往如其人,過份潦草或故作"大班"簽,可能會給收信人對你的性格產生誤會。