函是給人良好印象的第一關。如果這封信條理紊亂或未能充分展現你的能力，你可能會被視為一個沒有組織能力或抓不到重點的人。如果信中有任何錯別字或文句不通順，你也有可能被認為表達能力太低或粗心大意。下列是幾點要訣，可以讓你的履歷表充分展現你的優點：
寄給特定人
許多招聘廣告上都會注明應征信件收件人的姓名。不過，如果只有職稱或部門，你應打電話給該公司，設法了解到該部門負責人的姓名，再把信寄出去。
如果你寄信給特定的負責人，而且名字沒有寫錯的話，基本上，你已經先取得該人的好感。另外，去電詢問負責人姓名時，不妨同時要求是否可請對方給你一個可以查找該公司簡介或年報資料的方法，比如網站之類。你或許可從中了解該公司的經營目標、政策及重大成就。然后，在你的 上，就可有憑有據地說明你可為該公司效勞、貢獻之處。
如果無法拿到任何數據的話，你可要求和人事部門的人談談(電話里談也可)。說明你自己是某職位的應征者，想請教以下問題：
公司的經營類別
經營內容
經營規模
設立、創始的經過
是何類性質企業(國企、外企、私企)
是否有分公司
成長狀況
一般而言，員工對公司是否滿意
有何福利
待遇是否優厚
(注：各位請參酌國情，上述許多問題對于某些企業是碰不得的禁忌，甚至有些較保守的公司，還無法接受應征者此種主動探詢的態度)。
這些問題或許看起來令人不太容易啟齒，但是該公司員工(不一定是那些負責甄選的人)有時的確能提供不少訊息。不過，有些問題可能要保留到 時再談，會比較適合。愈了解該公司，就愈有可能掌握致勝先機。
切入重點
要迅速切入重點，說明你的用意。
針對刊登于大眾媒體的招聘廣告：
如：請考慮給予機會，擔任貴公司的財務人員。
如：對于貴公司在廣州日報上的招聘啟事，我深感興趣，希望能有幸擔任貴公司的業務經理一職。
透過他人介紹：
如：本人最近在深圳舉辦的國際星級酒店年會中，經由貴酒店的公關部馬少芳經理告知，您們可能需要一位總經理助理。
毛遂自薦時：
如：我正在找一份可讓我充分發揮計算機專長的工作。
據了解貴公司是一家電腦軟件開發公司，不知貴公司是否需要此方面的專才?
雖然許多工作來自別人介紹或毛遂自薦，但大部份的工作來源還是來自于招聘啟事。因此，你必須符合招聘廣告上要求的條件，才有可能雀屏中選。所以你的 應該要強調你的工作技能、教育程度、工作經驗等都能符合求才公司的需求。以求才廣告為依據，在履歷表中強調你具有該職位所需要的性質要件。
內容簡短
除非必要，求職信應該不超過一頁。求職信的目的在于展現你的資料符合該公司的條件，讓閱信者愿意接下去看你的履歷。也就是說，你得極力引起對方的興趣，讓他愿意再深入探究。所以求職信主要的功能是在于引起閱信者的興趣，而不是籍此就能獲得一份工作。
除了告知相關的經驗外，你還可以提出能為該公司的經營目標效勞之處——至少提出一項(可從公司簡介中找尋你所要的)。而且記得要把履歷表中沒有提到的特殊資格、條件，在求職信中提出。
要求 機會
你可以表明什么時候有空;對方若有興趣而希望找你面談時，在什么地方可以聯絡到你;或附上聯絡電話(給一個特定的時間)，如此，就可得知閱信者對你的求職信和履歷的反應了。
因為履歷表看起來都大同小異，你必須在求職信中，充分展露個人特色。如果你曾與閱信者通過電話，履歷表的書寫風格要與你的口語表達能力一致。當與客戶、同事在電話中交談時，更要自然而不失其專業性。
這里有一個求職信的范例：這封信雖然有五段，但是如同大多數應征信函，它可以分為三個主要部分：(1)提到應征的工作，(2)說明你的資歷，(3)結論時提及所附之履歷，并希望能安排 機會。
附：求職信范例
尊敬的劉英杰經理：
您好!請您把我列入貴公司百貨部經理的考慮人選之一。
我有九年的銷售及宣傳推廣經驗，舉凡百貨公司的業務，從促銷活動到營銷策略之制定與推動，我都曾肩負重任，并達成目標。過去三年在天貿南方大廈百貨公司擔任家電部經理一職，讓我有機會懂得規劃、組織及管理一個部門的必要技能。此外，我也常被指派負責訓練及督導新進員工。
除以上經驗外，我也曾在中山大學嶺南學院修讀二年市場營銷學課程，加上個人從小對百貨零售業的濃厚興趣，使我相信自己有足夠實力，符合貴公司在今天信息時報上所招聘的人才條件。
我同時也從同行中得知家樂福百貨公司希望雇用的是兼具才智與上進心，愿意在貴公司追求事業顛峰的員工。從所附的履歷資料，您將了解我過去在工作崗位上的努力與成績，我非常希望能有機會，秉持以往的工作態度，將個人經驗與所學，對家樂福百貨公司的發展，貢獻心力。而且，在我取得暨南大學經濟管理學院的MBA碩士學位后，相信必能接受更大的挑戰和責任。
劉英杰經理，謝謝您在百忙之中，抽空閱讀我的資料，我可否在下周四早上打電話給您，請您屆時撥冗與我一談。
敬祝時祺!
藍天蔚敬上
2009年3月28日