(1) Clearness(明了)：要突出的主題，開場白要直截了當，不要繞圈子，應直接道明寫信意圖，在介紹個人情況時，應多說你能為公司做些什么。另外，層次要分明，使讀信人一目了然。
(2) Conciseness(簡潔)：言簡意賅，文字力求簡短。把必要的事項說清楚，不提與無關的事。盡量使用短句，少用復合句、避免陳詞濫調。
(3) Correctness(準確)：達意準確。平時要注意語言修養的提高，隨時收集并掌握豐富的常用習慣短語，這樣才能在寫時運用自如，做到語言的準確。信中應避免使用過多的形容詞和副詞。
(4) Politeness(禮貌)：話語要禮貌、既要尊重對方，又要切忌迎合，恭維或表現得過分熱情，態度要不卑不亢。獲得招聘消息后應及時寫、拖延時間也是不禮貌的。 為了使英語信明了、簡潔、準確和禮貌，應該注意如下幾點：
A、 陳述自己的工作能力要實事求是，不要夸夸其談，過分渲染自己。如果高淡闊論夸大自己的優點，就會給讀信人留下一種虛浮不踏實的感覺。應如實介紹自己的情況，讓對方去判斷你的能力。
B、 說明離職原因時切勿批評目前的工作單位或負責人。如果你對目前的工作單位或負責人說三道四大發牢騷，就會讓讀信人認為你是個愛說長道短搬弄是非之人。試想，有誰會愿意把一個愛發牢騷而搬弄是非的人招聘到自己的單位來呢?
C、 自卑自貶亦不可取。如果自己都看不起自己，別人還能看得起你嗎?殊不知，招聘單位對你的估計是根據你對自己的估計做出的，因此，故作謙卑也只能是恰得其反。
D、 語氣須肯定而自信，要有創意，應避免迂腐、生僻的詞。
現在讓我們來比較一下下面的三個句子在語氣上有何不同：
A、 I am not onlypetent to install a filing system that will fulfill the needs of your corporation, but also well qualified to operate it efficiently.(我自信不僅可以設置一套能滿足貴公司需求的檔案分類系統，而且可以有效地進行操作。) 在此名中使用了not only…but also，competent 和well qualified 等詞語，表現得太自信，有夜郎自大之嫌，故不可取。
B、I think that I should probably make a good accountant for your factory.(我想我可能成為貴廠的一名好會計員)。 此名中的情態動詞should和副詞probably 所表達的語氣都欠肯定，而make(成為)一詞也缺乏自信，整句話顯得語氣太弱，有自卑感，因此亦不可取。
C、I am confident that my experience and references will show you that I can fulfill the particular requirements of your secretarial position (我相信我的經驗和證明人可以向您表明，我能夠符合貴單位秘書一職的特定需要。) 此句中的confident 一詞語氣肯定，給人一種自信感，而will show 和I can 也無自大之嫌，因而此句用得恰到好處，有特殊風格。