OA辦公系統指南

時間：2024-08-30 14:03:50 辦公自動化我要投稿

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OA辦公系統實用指南

　　不同OA廠商都會對用戶灌輸其各自的OA理念，從各自的優勢特點去闡述OA的不同特征，引導用戶投懷送抱，但很少有企業會完全清楚OA到底好在哪里，能給企業帶來哪些切身好處。OA的概念很多有產品型OA、項目型OA、平臺型OA、概念型OA，這其中，泛微OA主打協同管理，致遠OA主打渠道為王，華天動力OA主打技術溫情牌，藍凌OA主打大客戶首選。下面是YJBYS小編整理的OA辦公系統實用指南，希望對你有幫助！

　　第一、平臺型OA系統是企業首選

　　不管哪種類型的OA系統，對于企業來說，企業需要發展，只有平臺型的OA系統最適合企業選擇。

　　平臺型OA在宣傳自己的OA系統時，通常會強調平臺型OA構建在通用軟件平臺上、定制開發能力極強、易用性好、易擴展、易集成的明顯優勢，大行其道。看好平臺型OA，一些技術初級、系統簡陋的傳統OA廠商也紛紛借機披上“平臺型OA”、“平臺型協同”的外衣，宣稱自己的OA產品也是平臺型協同軟件，讓用戶難于判別“平臺型OA”的綜合實力，從而陷入選型的誤區。

　　所謂平臺，沒有數年之功是沒有辦法檢驗出來的，建議企業在選型平臺型OA是要注意選擇十年以上的品牌。避開一些打著平臺OA系統頭銜的新進者，時間是最好的試金石。

　　第二、平臺型OA系統要打通信息孤島

　　經過多年信息化建設，OA、CRM、進銷存、HR甚至ERP等應用軟件在企業中開始普及，但由于各個軟件屬于不同廠商，沒有形成統一的技術平臺，很容易讓企業信息成為“孤島”，企業迫切需要解決“孤島之痛”。于是一些OA廠商為迎合企業，打起“平臺型OA”的旗子，號稱已能打破“信息孤島”，而其所謂能打破“信息孤島”就是給用戶一個導數據的功能，將其他系統數據導入到OA系統內，以供用戶查詢。

　　OA系統在數據上的系統集成能力，表現在對企業已建立起來的數據的整合應用能力。需要具備豐富的數據整合經驗才可以更好的整合。服務的企業客戶少了，不太可能積累巨量的數據整合經驗。選擇諸如：“泛微OA、致遠OA、華天動力OA、藍凌OA”等這些品牌OA的產品，相對會有比較好的保障。

　　“導數據”功能只能算是邁出了解決數據整合、集成的第一步。如果數據并不能有效的關聯、共享，在提供決策分析的功能還是較薄弱，不能稱其為真正意義的數據融合和集成，也不能有效解決“信息孤島”問題。數據集成、融和真正要解決的是數據互聯互通，即一個系統的數據可以和其他系統數據進行共享共用，這不是簡單的“導數據”所能解決的。比如，在一個同時使用平臺型OA、ERP系統的企業里，借款報銷實現了集成，企業能先通過OA系統實現有關支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關發票數據，再進行支付操作。

　　而企業與上下游供應鏈的數據整合，與上下游合作商共享產品信息、共享市場信息、項目協作等，是數據集成、融合的更高境界。這個層次的數據強調更加集中融合，更為智能化，讓OA這個信息技術助力整個產業鏈實現共享共贏。當然，能達到這個境界非普通OA廠商所能達到，必須是真正的平臺型OA的行業龍頭能達到。

　　盡管OA行業內有一種說法，泛微、致遠、華天動力、藍凌屬于OA系統的品牌第一集團。但是筆者認為華天動力以技術見長，應該屬于第一集團末尾第二集團的排頭位置。

　　企業想要的平臺型OA的數據集成，是平臺之上業務融合、平臺之下數據融合，并不只是初級的、簡單的導數據。

　　第三、SAAS模式的OA系統可以選嗎?

　　當下興起的SaaS模式為OA系統提供了一種新的生存發展空間，由軟件服務商通過在線服務平臺為企業提供包括OA在內等各種軟件應用，用戶只需按月支付少許租賃費就可隨時隨地進行自動化辦公，并可共用共享其他管理軟件。

　　在一項調查結果中顯示：目前中國企業選擇SAAS模式的OA系統的企業92%是小微初創企業，這些企業對成本控制要求較高，只要實用就可以。

　　SaaS模式能夠節省前期投入，減少了應用風險，也獲得先進技術帶來的方便與快捷，受到不少小型企業的青睞。不過，相較于平臺型OA，目前用戶對SaaS型OA服務有5個擔心，即安全性、可控性、個性化、穩定性和持續性，這影響著用戶的選擇。具體而言，第一，軟件租賃可能存在信息外泄和數據安全的風險;第二，自主性不強，將來可能存在失去對軟件系統及其內的信息資料的控制而受制于人的可能;第三，行業專業性不強，SaaS標準化服務與客戶業務個性化多樣化存在著較大的矛盾;第四，如果服務商SaaS網絡運營出問題，用戶企業不間斷關鍵業務該如何進行和索賠，服務會缺乏保障;最后，租賃模式雖然前期投入少，但是長期使用其累積起來的費用也是相當大的，這有如買房與租房之別。而相對而言，平臺型OA用戶沒有這些擔心，正因為此，它更為適合對安全、可控要求較高的企業。

　　第四、OA系統定制開發也有局限性

　　世界在變化，企業在發展，OA是一個與時俱進、不斷變化的管理系統，OA系統使用一段時間后一般都會產生新需求，而產品型OA以標準化解決客戶的通用需求，但對客戶個性化的需求則是捉襟見肘，難于發力。相比較而言，平臺型OA是基于某個技術平臺基礎上進行構建，綜合了產品型OA和項目型OA(或稱方案型OA)的優點，同時又很好地解決了項目型OA和產品型OA所存在的不足，可靈活響應系統運行過程中的各種業務需求和變更，能夠精確、快速實施客戶需求，尤其是提供了強大的二次開發功能可滿足系統未來的不斷擴展。

　　許多企業的IT人員會以為購買平臺型協同OA系統就等于定制開發OA辦公系統，甚至認為可以隨心所欲地定制開發。其實，負責任的OA廠商是不會承諾開發可完全“自助”，可無限滿足需求的，因為這樣會使自己和用戶陷入需求定制的苦海之中，讓實施前的系統和實施后的系統安全走了樣，成本驟增，企業也會苦不堪言，OA系統也變成“四不像的OA”。

　　對于平臺型OA而言，其最終目標是把豐富的組件、組織模型、工作模式等技術融入協同思想中，融入企業本身文化活動中，從而構建一個知識大管理平臺，并注入全生命周期管理，在實施前給予規劃，在實施中給予管控，在實施后給予糾偏，使OA系統更容易低成本布置、維護、推廣和使用，使企業IT建設不偏離軌道，不陷入無節制的需求定制的苦海中，從而達到快速改進組織效率、推動企業生態的進化。

　　第五、OA系統的開發語言Java和.Net

　　JAVA和.NET都具有一定的領先性和局限性，但是相對比較而言，目前國內多數的OA廠商都會選擇JAVA作為OA系統的開發語言。

　　十年以上的傳統OA廠商均會選擇JAVA語言進行開發，相對建立了較為深厚的平臺基礎，以Java技術為平臺，易定制易開發易擴展易集成。

　　Java以其兼容性、開放性、安全性、擴展性等優越特性，成為OA產品的首選并不意外。然而，對此也應有正確認識，美中語言都有一定的領先性和局限性。

　　筆者認為，所謂的平臺型OA是指綜合多種開發技術(不管用哪種開發架構與語言)、開發語言，應用需求模型驅動開發，可實現業務與技術分離，有統一的多元數據建模平臺，一定具備統一開發標準規范。同時，平臺型OA其所有的模塊應該是一個應需而變的業務模塊插件，具備必要的靈活性，易插拔、易擴展、易配置、易監控的特征，并且插件與插件之間可以相互調用和整合，這使的企業在業務開發上不受接口所限制，能開對接用戶單位所需的各種業務管理系統。不管什么樣的平臺型OA具有這些優勢，都需要OA系統廠商在Java平臺或者.Net平臺之上進行長期的、大量的開發工作，并經過企業多個企業實踐應用所得。

　　在企業的選型過程中，企業人員對于平臺型OA的理解還有不少誤區，如以為中小企業就不需要平臺型OA辦公系統、平臺型OA系統越高端越好、平臺型OA好看不中用等等觀念。企業的IT人員也要隨著IT技術的變化與時俱進。

　　現在，隨著應用的不斷深入，平臺型OA還可能出現新的功能變化，移動互聯網的興起，導致移動OA系統的需求呈現幾何級數的增長。

　　什么樣的OA系統都要堅持以“人”為本，以業務流為核心，以移動化為手段，以知識為平臺，這是現在所有企業選型OA產品的理想標準。對于OA而言，只有其作為企業實施戰略信息化的最佳平臺真正得到全面發揮，讓各級管理者及時掌握各維度決策信息，支持用戶單位在快速發展過程中實現順利變革，創造更大、更長遠價值，其自身的價值才能彰顯，其產品才能繼續發展延續。

　　OA系統在企業的業務流轉過程中扮演著重要的角色，但是OA辦公系統并非解決企業效率低下的唯一解藥，企業選型OA系統軟件時，要本著“實用、易用”的原則。

　　OA系統選型只有最合適的才是最好的。

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