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      OA辦公自動化系統的優點有哪些

      時間:2024-08-26 00:29:01 辦公自動化 我要投稿
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      OA辦公自動化系統的優點有哪些

        辦公OA系統不是一個無紙化的軟件,而是一個管理工具,通過它來貫徹企業管理制度的執行,傳播企業文化,通過流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協作來促進企業中人與組織的和諧發展,從而達到提升企業整體運營效率的目標!因此我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇。

        一、OA的“顯見”好處

        OA辦公管理系統,可以幫助中小企業建立一個統一、整合的辦公管理平臺,規范員工的日常工作習慣、提高執行力,讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效,流程更統一,權責更分明。”

        可實現異地辦公,讓公司所有的在異地的員工都感覺是在一個辦公室辦公。

        提高工作效率,縮短工作時間。拋棄了原始的拿著紙張這個辦公室跑,那個辦公室跑的弊端。

        為企業節省成本,不用去打印諸多的紙張,不僅是紙張節約,也節約了電、油墨。

        企業的管理更加高效。

        如上,僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。

        那么,站在管理視角,從組織流程優化的角度思索,還有哪些好處呢?

        二、OA帶來的管理上的“好處”:

        建立內部的通信平臺。

        建立單位內部的郵件系統,使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

        建立信息發布的平臺。

        在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解企業的發展動態。

        實現工作流程的自動化。

        變革了單位傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。

        實現文檔管理的自動化。

        輔助辦公。

        它牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。

        實現分布式辦公。

        變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

        建立信息集成平臺。

        節省企業的辦公費用支出。

        將傳統的紙張填寫過程電子化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,真正實現無紙化辦公,是企業實現管理現代化的標志。

        搭建知識管理平臺。

        系統性利用企業積累的信息資源、專家技能,改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

        增強領導監控能力

        強化領導的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。

        極大的提高了工作效率

        OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請到處跑來跑去中,不用拿著文件等著領導審批,因為這些都可以在隨網上、手機上進行,大大的減少了辦公成功,極大的提高了工作效率。

        節省成本,提高企業競爭力

        通過OA平臺來辦公,大大減少了辦公程序和辦公時間,同時還節省了紙張、筆等辦公用品,所以為企業節省了時間成本和金錢成本。另一方面,OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便,信息反饋更順暢,為發揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業的競爭力。

        基于OA有這么多的“好處”,那么我們該如何對待和看待OA,也就是說,如何使用好OA,善用OA,落腳點為何?——OA終極目的:高效提升企業整體運營效率

        三、OA終極目的:高效提升企業整體運營效率

        1. 辦公OA系統規范審批業務

        辦公OA系統全面規范企業基礎管理流程,如對業務單據、審批流程、審批權限、審批時間、審批意見、流程使用范圍、審批委辦、審批轉辦、歷史審批查看等進行規范,來幫助企業實現制度的行為落地。

        2. 辦公OA系統提高業務審批效率‍

        辦公OA系統將紙質的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程、業務催辦督辦網絡化和自動化,實現網絡辦公和移動辦公;從而,全面提升業務審批效率,幫助企業優化工作崗位、減少人員投入、單位時間內的審批效率提高

        3. 辦公OA系統實現高效協作和溝通

        辦公OA系統通過部署各種信息化的溝通工具,如即時消息、郵件、協同工作、論壇、通知、公告、關聯人員等,幫助企業管理者和員工之間及時的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協作。

        4. 辦公OA系統助力企業文化建設

        通過辦公OA系統可以搭建企業論壇、公司動態、單位新聞、活動通報、發展建議、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報、技術快報、產品改進等各種互動欄目,提高員工的主人翁意識、增強企業的凝聚力、倡導學習型文化、實現企業價值觀和核心理念的宣貫、統一。

        5.辦公OA系統打造學習型組織

        通過辦公OA系統的知識管理模塊,實現知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續創新,實現群眾智慧的激發、單位大量無形知識資產的積累,方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料,提升知識的開發和利用效率。

        6.辦公OA系統快捷的信息發布

        通過辦公OA系統模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具,將經營中每天產生的大量信息,如獎罰通報、人事公告、組織調整、產品發布、政策新聞、制度變更、等分門別類的、及時性的傳達給相關部門、相關員工。并且通過OA系統的消息引擎,實現人與系統之間的信息互動,及時將系統中的信息變更、待辦工作等進行在線提醒。

        7.辦公OA系統的計劃管理

        通過辦公OA系統的計劃管理模塊,讓員工把精力投放到重要事項中去,按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等安排個人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。

        8. 辦公OA系統打造信息化門戶和集成的平臺

        通過辦公OA系統構建全員信息化的第一臺階。辦公OA系統是其他系統進行集成的中心平臺,打破各業務系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島,實現信息在不同系統間的推送、共享和調用。


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