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秘書有效的時(shí)間管理
秘書，對于時(shí)間的管理有著特殊性。所以在工作中，要有效的安排時(shí)間，避免因自己工作的失誤而造成工作效率低，使公司落后于他人。那么怎么用科學(xué)的手段管理工作呢?
管理時(shí)間必須遵守四個(gè)個(gè)重要的原則，1)時(shí)間合理分配原則2)最大限度地為領(lǐng)導(dǎo)獲取可控制時(shí)間3)分清工作的輕重緩急4)有計(jì)劃、有目的。在遵循著三個(gè)原則的基礎(chǔ)上，來用科學(xué)的方法有效的安排、管理時(shí)間，使各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。
對于時(shí)間的管理有以下幾個(gè)方法：
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計(jì)劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會議、面談、簽約等事項(xiàng)逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預(yù)定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個(gè)會議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項(xiàng)目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時(shí)間表，在每日預(yù)定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門開會，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個(gè)奇怪的現(xiàn)象，社會財(cái)富極其的不平等，社會的財(cái)富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財(cái)富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財(cái)富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運(yùn)用這一原則來對時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類的同時(shí)，要對工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會議預(yù)計(jì)是半小時(shí)，結(jié)果一個(gè)班小時(shí)才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時(shí)間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費(fèi)時(shí)間，對于突發(fā)的時(shí)間要預(yù)留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計(jì)劃。對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書，一定要對工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個(gè)地方浪費(fèi)了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過于緊湊，對時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實(shí)際情況來安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來制度時(shí)間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會時(shí)間管理的藝術(shù)，對每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節(jié)奏的社會中對時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
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