Excel使用小技巧

Excel使用小技巧

　　Excel使用自定義序列排序

　　在Excel排序對話框中選擇主要關鍵字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完序后再轉置。自定義排序只應用于“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序。若要用自定義排序對多個數據列排序，則可以逐列進行。例如，要根據列A或列B進行排序，可先根據列B排序，然后通過“排序選項”對話框確定自定義排序次序，下一步就是根據列A排序。

　　Excel快速輸入自定義短語

　　使用該功能可以把經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。定義“自動更正”項目的方法如下:單擊“工具→自動更正選項”命令，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如“電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容，如“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項目添加到項目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸到表格中。

　　Excel用下拉列表快速輸入數據

　　如果某些單元格區域中要輸入的數據很有規律，如學歷(小學、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就可以設置下拉列表實現選擇輸入。具體方法為:選取需要設置下拉列表的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，從“數據有效性”對話框中選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設置下拉列表所需的數據序列，如“技術員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保復選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可（）。這樣在輸入數據的時候，就可以單擊單元格右側的下拉箭頭選擇輸入數據，從而加快了輸入速度。

　　將WPS/Word表格轉換為Excel工作表

　　有時需要將WPS／Word編輯過的表格轉換成Excel工作表，可利用Excel的數據庫操作、宏操作等功能進行分析、處理，轉換方法非常簡單:1.啟動WPS／Word，打開WPS／Word文檔，拖動鼠標，選擇整個表格，再在“編輯”菜單中選擇“復制”命令;2.啟動Excel，打開Excel工作表，單擊目標表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。注:若需將老版本的WPS表格轉換為Excel工作表，應先將其用WPS97／WPS2000／WPSOffice或Word打開，再進行轉換。

　　Excel巧妙輸入位數較多的數字

　　大家知道，如果向Excel中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學計數的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設置，也可以實現，但操作很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態下輸入）。

　　Excel快速給數字加上單位

　　有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注意:僅限于數值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（），在“數字”標簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應數值的后面。

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