商務秘書的作用與形象

時間：2024-09-03 20:54:15 商務秘書我要投稿

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商務秘書的作用與形象

　　商務秘書，主要是指為企業(yè)領(lǐng)導者辦公、辦會、辦事服務的參謀和助手，是為了適應企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。所以商務秘書的形象與能力都非常重要。小編整理了有掛資料，歡迎閱讀學習。

商務秘書的作用與形象

　　【摘要】：

　　現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，對企業(yè)秘書的素質(zhì)提出了更新更高的要求。秘書工作在商務活動中的參謀、助手作用、信息、協(xié)調(diào)、公關(guān)和服務作用將更加突出。本文將對此詳細加以闡述。在此基礎(chǔ)上，本文揭示由職業(yè)特點決定商務文秘人員的形象具有特殊價值和要求，并闡述了關(guān)于商務文秘人員的形象塑造問題。

　　商務文秘人員，即商務秘書，主要是指為企業(yè)領(lǐng)導者辦公、辦會、辦事服務的參謀和助手，是為了適應企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。就現(xiàn)代商務秘書來說，秘書工作的職能作用越來越強，秘書人員在實際工作中的地位也隨之提高。由于現(xiàn)代科學管理在社會生活中的地位和作用被人們廣泛認識和重視，具有專業(yè)知識的秘書人員就有了更多的參與決策的機會，秘書工作的參謀作用、協(xié)調(diào)作用、信息作用、服務作用等將越來越重要，而秘書人員在實際工作中的地位也明顯地提高。這既是商務秘書的職業(yè)品格，也是秘書人才全新的形象的定位。

　　一、商務文秘人員所發(fā)揮的作用

　　商務文秘工作是一種具有較強特殊性的職業(yè)。一方面，這種工作直接為領(lǐng)導服務，甚至直接參與領(lǐng)導的決策，對領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者的領(lǐng)導行為影響較大。另一方面秘書工作畢竟不是領(lǐng)導，只能為領(lǐng)導出謀獻策，而不是出謀劃策。那么，商務秘書人員應發(fā)揮什么作用呢?總的來說，應當起到六種作用：助手作用、參謀作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、公關(guān)作用、服務作用。

　　1、助手作用

　　商務文秘人員的首要職責和作用是協(xié)助領(lǐng)導處理各種事務性工作，起到領(lǐng)導的助手作用。秘書或秘書機構(gòu)要做好文件的起草、印刷、發(fā)行、立卷、存檔及會議的組織準備工作，減輕領(lǐng)導的負擔，使領(lǐng)導能集中精力研究指導全局性的工作。現(xiàn)代商務秘書充當助手的輔佐性工作也是智能化和事務化的高度統(tǒng)一，過去那種“呈上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫寫報報”的事務性輔佐內(nèi)容，已不能涵蓄現(xiàn)代秘書工作日益重要和紛繁復雜的輔佐性的正直含義。通過預見性思考和換位性思維及組織、溝通、協(xié)調(diào)、督辦等能力的發(fā)揮、廣采信息，擬定預案，反饋指令執(zhí)行情況，為領(lǐng)導決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務，實現(xiàn)企業(yè)整體協(xié)調(diào)統(tǒng)一，政令暢通，高效運作，這已成為當代商務秘書工作重要標志和一切工作的出發(fā)點和歸屬。

　　2、參謀作用

　　商務文秘人員許多時候需要協(xié)助領(lǐng)導制定工作規(guī)劃、計劃以及各種政策、制度，起到領(lǐng)導的參謀作用。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面,更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中，為領(lǐng)導決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務，當好參謀。諸如協(xié)助領(lǐng)導安排一個時期的工作布局;為領(lǐng)導出主意想辦法，積極主動地辦文辦事,完成領(lǐng)導交給的任務等。在制定政策的過程中，商務文秘人員要承擔收集情況和建議，草擬可行方案，參與領(lǐng)導班子的研究討論，直到方案確定，形成書面文件等一系列工作。商務文秘人員不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié)，而且更要將自身思維和行動置于外界(國內(nèi)外市場)，隨時參與對外經(jīng)濟活動，及時更新思維行動方式，把握市場動向，收集有效信息，搞好調(diào)查研究，為領(lǐng)導及時把握市場形勢提供最佳決策，發(fā)揮最好的參謀作用。

　　3、提供信息作用

　　商務秘書信息服務于領(lǐng)導的全部決策、管理和指揮工作，領(lǐng)導者要在眾多的變革的社會政治經(jīng)濟文化生活中進行決策，都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常商務秘書工作而言，需要掌握多種信息，概括起來所提供的信息應包括政府信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本單位及下屬單位的有關(guān)情況、資料以及社會信息、國際信息、業(yè)務信息、科技信息和發(fā)展歷史資料等。廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領(lǐng)導的耳目作用。除了通過下級的各種書面材料、口頭匯報、統(tǒng)計報表等掌握工作的情況外，還要深入實際，調(diào)查研究，幫助領(lǐng)導隨時掌握工作的進展情況。

　　4、協(xié)調(diào)作用

　　協(xié)調(diào)是管理的手段，其實質(zhì)就是統(tǒng)一認識，調(diào)整關(guān)系，解決矛盾，協(xié)調(diào)行動。在新的歷史時期，企業(yè)領(lǐng)導面臨的問題十分復雜，接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷，不斷產(chǎn)生大量新的矛盾，這些矛盾最后都會集中到各級領(lǐng)導面前，要求及時解決。很多企業(yè)的秘書部門是綜合性的辦事機構(gòu)，是企業(yè)的“窗口”，是各種矛盾的交匯點，也是溝通上下、聯(lián)絡左右的紐帶。從一定意義上講，秘書部門就是協(xié)調(diào)部門。因此，圍繞商務中出現(xiàn)的矛盾，協(xié)助領(lǐng)導及時、正確處理，是新時期商務秘書人員所要發(fā)揮的的重要作用。

　　5、公關(guān)作用

　　隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展，商務秘書工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，使秘書活動的領(lǐng)域得以較大的拓展，“內(nèi)務”與“外事”相互溶合，組成了秘書實踐運作公關(guān)性的整體內(nèi)容。從實踐的本質(zhì)特征來看，秘書與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對內(nèi)，事務處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫，使企業(yè)各部門按經(jīng)營目標同步運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)秘書同領(lǐng)導、各部門關(guān)系融洽;對外，收集和交流經(jīng)濟信息呈報經(jīng)驗材料，反映主要問題，參與經(jīng)濟與文化交往活動，配合諸如經(jīng)濟信息發(fā)布會、產(chǎn)品訂貨會、慶典會等對外經(jīng)濟活動而進行大量的具體策劃和事務工作(會務，傳授、反饋、交往)，都表現(xiàn)出公關(guān)性的濃厚特征。

　　6、服務作用

　　在日常生活中，商務文秘人員還要干一些服務性的工作，記錄工作，檢查工作。比如與廠家洽談時，作為秘書，要使談判的會場保持安靜，不要讓別人打擾，要關(guān)好門，不要讓閑人隨便進出。秘書還要準備好筆記本，做好會議記錄，以作備份文件，待以后留作參考資料。

　　二、商務文秘人員的形象及其特征

　　所謂商務文秘人員形象，是指人們對商務秘書的相貌、服飾、行為、能力、文化素質(zhì)和道德修養(yǎng)等方面的總體印象和綜合評價。它既是個體形象，也是職業(yè)形象，具體包括三個層次：第一層是相貌、衣著打扮;第二層是言談、舉止和表情;第三層文化知識、能力素質(zhì).

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