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辦公室秘書崗位職責
導語：秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐。董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程
| 工作內容 | 工作要求 | 工作流程 |
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一、 辦公室 內 務 1、辦公環(huán)境 |
明亮整潔 一塵不染 家具擺放整齊 辦公桌無文件累積 文件整齊規(guī)范 圖書排放整齊 |
1、 每天準時上班。 2、 開窗通風。 3、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。 4、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。 5、 為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。 6、 每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。 7、 及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。 8、 每兩周吸塵一次。 |
| 2、文件管理 |
流程齊全 分類合理 處理及時 管理規(guī)范 |
1、 對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。 2、 外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。 3、 內部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內，便于董事長看閱。 4、 外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。 5、 內部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。 6、 公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。 7、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長。 8、 每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。 9、 根據(jù)文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。 |
| 二、來賓接待 |
彬彬有禮 熱情接待 |
1、 笑臉相迎，茶水相待。 2、 詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。 3、 索要名片。 4、 及時向董事長請示。 5、 按董事長意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。 6、 根據(jù)客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。 |
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三、會務服務 1、 董事會 |
準備充分 安排周全 接待周到 組織完善 |
1、 會議議程的擬定。 2、 確定與會人員。 3、 會議通知起草和發(fā)送。 4、 會議文件的準備。 5、 會議場所的確認及會場布置。 6、 會議簽到及記錄。 7、 與會人員的接待工作。 |
| 2、 工作會 |
1、 檢查會場環(huán)境是否干凈整潔。 2、 檢查會議通知是否到位。 3、 檢查會議文件準備是否齊備。 4、 會議人員的接待。 5、 會議期間的服務。 |
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