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      秘書日志怎么寫

      時間:2024-07-29 00:11:26 商務(wù)秘書 我要投稿
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      秘書日志怎么寫

        日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領(lǐng)導活動計劃,一般分為縱橫兩種方式。所謂縱,是以時間為線索,上班開始到下班為止,整個過程中什么時間應(yīng)做什么事,按照順序排列,屬于領(lǐng)導必做的作為主線,安排的時間應(yīng)在領(lǐng)導精力很好時。所謂橫,是指事務(wù)。那么秘書日志應(yīng)該怎么寫呢?一起來學習學習!

      秘書日志怎么寫

        (一)、日志的相關(guān)知識

        秘書的一項重要責任就是節(jié)省上司的時間,保證上司高效率的工作。工作日志就是秘書協(xié)助上司通過與各方協(xié)商,對自己和上司的一天活動作出合理安排,并予以實施的輔助工具。

        1、工作日志填寫的信息內(nèi)容

        無論手工填寫還是電子工作日志,填寫的信息內(nèi)容應(yīng)相同,上司的日志內(nèi)容通常包括:

        (1)、上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況,要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容;

        (2)、上司在單位內(nèi)部接待的來訪者,要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間;

        (3)、上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況,要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)方法等;

        (4)、上司個人的安排,如去醫(yī)院看病等,以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜;

        (5)、上司私人的信息,如親屬的生日,以提醒上司購買生日卡或禮物。

        秘書的日志內(nèi)容除了包含上司的日志內(nèi)容外,還需要包括:

        (1)、上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜,例如為上司某某會議準備發(fā)言稿、會議議程、訂機票;為上司的某某會談草擬合同和定餐等。

        (2)、上司交辦自己的工作,例如為簽字儀式聯(lián)系地點、媒體等準備工作。

        (3)、自己職責中應(yīng)做的工作、活動,例如撰寫工作總結(jié),參加值班等。

        2、處理工作日志的變化與調(diào)整

        有時會因預(yù)想不到的事和對方的原因而必須改變?nèi)粘贪才牛绻俏曳降脑蜃兏才牛瑫斐梢恍┯行螣o形的影響,甚至會影響企業(yè)的信譽和雙方的信賴關(guān)系。因此,應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍內(nèi)。

        一般的變更包括:

        (1)、原定結(jié)束時間延長超時;

        (2)、追加緊急的或新添的項目;

        (3)、項目的時間調(diào)整、變更;

        (4)、項目中止或取消。

        針對上述情況,秘書應(yīng)注意:

        ①安排的活動之間要留有十分鐘左右的間隔和適當?shù)目障叮詡浠顒訒r間的拖延或新添臨時的、緊急的情況。

        ②進行項目的時間調(diào)整、變更,仍然遵循先重急后輕緩的原則,并將變更的情況報告上司,慎重處理。

        ③確定變更后,應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作,例如通知對方,說明理由,防止誤解等。

        ④再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上,不要漏記或不作修改。

        (二)、日志填寫的工作方法

        1、手工填寫的工作日志

        對于手工填寫的工作日志同時還要準備兩本,一本為上司使用,一本為自己使用。使用時的工作方法是:

        (1)、提前了解上司工作和活動的信息,并在2份日志上填入,并于當日一早再次確定和補充;

        (2)、提前在自己的日志上也清楚標出自己當日應(yīng)完成的工作;

        (3)、輸入或填寫的信息要清楚、方便閱讀,保持日志整潔,最好先用鉛筆填寫,確認后,再用水筆正式標明,還可以使用不同色彩;

        (4)、輸入或填寫的信息要完整,標明各項活動的時間、地點、姓名、聯(lián)絡(luò)的必要信息;

        (5)、輸入或填寫的信息要準確,當日出現(xiàn)情況變化,應(yīng)立即更新日志,并告知上司出現(xiàn)的變化;

        (6)、在上司日志變化的同時,應(yīng)更改自己的日志,并做好變更的善后工作;

        (7)、在自己的日志上要清楚標出為上司的有關(guān)活動所做的準備,并逐項予以落實;

        (8)、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃,在需要時能幫助上司排除干擾。

        案例分析

        劉艷是市場部秘書,一直填寫自己和上司的工作日志,打開2003年3月25日她的那頁日志,可以看到如下信息:

        工作日志 2003年3月25日 星期二

        時間 工 作 內(nèi) 容

        9:00 部門會議,7層705室,帶相關(guān)文件夾和下發(fā)的會議日程表

        10:00

        11:00 確認上司與新客戶的午餐

        12:00 午餐前,將應(yīng)聘人的資料送經(jīng)理、副經(jīng)理、人事經(jīng)理閱

        13:00 確認面試房間305室,擺桌椅,準備面試評估表

        14:00 安排應(yīng)聘人趙衛(wèi)面試四十分鐘,14:50安排應(yīng)聘任靜面試

        15:00 15:40安排應(yīng)聘者李克面試

        16:00 16:30面試小組討論

        17:00 檢查、準備上司二十六日報告的資料和電腦投影幻燈片

        通過秘書劉艷的日志可以反映出其上司3月25日一天的工作。

        2、電子工作日志

        計算機程序現(xiàn)在可以提供日歷、日志和計劃的功能,并應(yīng)用于聯(lián)網(wǎng)的計算機中。有條件的可以使用計算機電子日志來管理時間,通過電腦程序中的MicrosoftOutlook可以打開個人文件夾,上面有今日的時間、本月和下月日歷,只要輸入工作任務(wù)即可。輸入的方法和內(nèi)容與手工填寫日志基本相同。電子工作日志比手工填寫日志用起來更方便,可以迅速修改和更新日志內(nèi)容,且不留痕跡。

        (三)、注意事項

        1、秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密,只對上司授權(quán)的人查閱。

        2、要確保2本工作日志信息一致和準確,如果上司有了新安排,應(yīng)立即補充,并且每天要進行檢查和更新。

        3、秘書要熟悉上司工作習慣和約會時間的長短,每天最早和最晚可安排約會的時間,以便安排的約會符合要求。

        4、秘書應(yīng)熟悉上司用餐和休息的時間,以便安排約會避開上司的休息。

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