項目溝通管理的溝通技巧

時間：2023-07-07 11:26:28 歐敏管理溝通我要投稿

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項目溝通管理的溝通技巧

　　項目溝通管理是現(xiàn)代項目管理知識體系中的九大知識領域之一。項目溝通管理把成功所必須的因素――人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。所有的項目參與者，包括項目的開發(fā)投資者、管理者、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項目建設順利地進行。以下是小編為大家收集的項目溝通管理的溝通技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　項目溝通管理的方式及技巧

　　一、首先要制定切實可行的溝通計劃

　　在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾個過程，溝通計劃編制;信息分發(fā);績效報告;管理收尾。溝通計劃決定項目利益相關者的信息溝通需要：誰需要什么信息，什么時候需要，怎么獲得。項目經(jīng)理的就位后的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎上熟悉項目的其他情況。

　　二、選擇合適的項目溝通的方式

　　正式溝通和非正式溝通、上行溝通、下行溝通和平行溝通 ;單向溝通與雙向溝通;書面溝通和口頭溝通 ;語言溝通和體語溝通 ;鏈式溝通、輪式溝通、環(huán)式溝通、Y式溝通成員滿意度低和全通道式。

　　三、運用溝通技巧來達到溝通控制

　　1.工程項目溝通障礙和溝通技巧

　　(1)工程項目溝通障礙

　　1)溝通有兩條關鍵原則，即盡早溝通和主動溝通。

　　2)保持暢通的溝通渠道。如果要想最大程度保障溝通順暢，就要當信息有媒介中傳播時盡量避免各種干擾，使得信息在傳播中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

　　3)越過溝通障礙的方法

　　①系統(tǒng)思考，充分準備。在進行溝通之前，信息發(fā)布者必須對其要傳播的信息有詳盡的準備，并據(jù)此選擇適宜的溝通通道、場所等。

　　②溝通要因人制宜。信息發(fā)布者必須充分考慮接受者的心理特征、知識背景等狀況，依次調(diào)整自己的談話方式。

　　③充分運用反饋。許多溝通問題由于接受者未能準確把握發(fā)送者的意思而造成的，如果溝通雙方在溝通中積極使用反饋這一手段，就會減少這類問題的發(fā)生。

　　④積極傾聽。積極傾聽要求你站在說話者的立場上，運用對方的思維架構(gòu)去理解信息。

　　⑤調(diào)整心態(tài)。情緒對溝通的過程有巨大影響，過于興奮、失望等情緒一方面易造成對信息的誤解，另一方面也易造成過激的反應。

　　⑥注意非語言信息

　　注意非語言信息往往比語言信息更能打動人。因此你是發(fā)送者，必須確保你的非語言信息能強化語言的作用。體語溝通非常重要。

　　⑦組織溝通檢查

　　組織溝通檢查是指檢查溝通政策，溝通網(wǎng)絡以及溝通活動的一種方法。這一方法把組織溝通看成實現(xiàn)組織目標的一種手段，而不是為了溝通而溝通。

　　(2)工程項目溝通技巧

　　1)項目管理者應有的素質(zhì)

　　①能簡明扼要的說明任務的性質(zhì)。

　　②應告知員工去做什么，如何去做。

　　③會鼓勵員工圓滿完成任務。

　　④能與員工建立和諧關系。

　　⑤能與員工一起探討問題，并聽取他們的意見。

　　⑥能有效地分配職責，并了解職員應該向你提出的問題。

　　⑦作為領導，恰當?shù)慕忉屧谔囟ōh(huán)境中你的失常行為。

　　2)工程項目沖突管理

　　①工程項目沖突管理的目的就是引導沖突的結(jié)果向積極地、協(xié)作的、非破壞性的方向發(fā)展。

　　A.項目進度沖突：項目工作任務(或活動)的完成次序及所需時間的沖突。

　　B.優(yōu)先權(quán)沖突：項目參與者因?qū)ΜF(xiàn)實項目目標應該執(zhí)行的工作活動和任務的次序關系意見不同而產(chǎn)生的沖突。

　　C.人力資源沖突：由于來自不同職能部門而引發(fā)的有關項目團隊成員支配問題等用人方面的沖突。

　　D.技術沖突：在技術質(zhì)量、技術性能要求、技術權(quán)衡以及實現(xiàn)性能的手段等技術問題上產(chǎn)生的沖突。

　　E.管理程序沖突：圍繞項目管理而產(chǎn)生的沖突。包括項目經(jīng)理的報告關系界定、責任界定、項目工作范圍、運行要求、實施計劃、與其他組織協(xié)商的工作協(xié)議以及管理支持程序等方面。

　　F.成本費用沖突：在費用分配問題上產(chǎn)生的沖突。

　　G.項目成員個性沖突：由于項目成員的價值觀、失誤判斷標準等不同而產(chǎn)生的沖突。

　　②沖突的基本的解決模式有五種。

　　A.退出。指卷入沖突的項目成員從中退出，從而避免發(fā)生實質(zhì)的或潛在的爭端。

　　B.強制。這一策略的實質(zhì)是“非贏即輸”，認為在沖突中獲勝要比“勉強”保持人際關系更為重要，是一種積極的解決沖突的方式。

　　C.緩和。實質(zhì)是“求同存異”，盡可能在沖突中強調(diào)意見一致的方面，而忽視差異。

　　D.妥協(xié)。實質(zhì)是協(xié)商并尋求爭論雙方在一定程度上都滿意的方法，旨在尋找一種折衷方案。

　　E.協(xié)商。直接面對沖突以克服分歧，解決沖突。是一條積極的沖突解決途徑，既正視問題的結(jié)局，也重視團隊之間的關系。

　　2.變更管理中的溝通。變更管理必須實現(xiàn)以下目標：

　　(1)項目組與業(yè)務部門領導、公司決策層之間能進行開誠布公、及時有效的溝通，而獲得他們的支持、參與推動。

　　(2)項目組內(nèi)部能進行清楚高效的溝通，以保證項目組成員的工作能協(xié)調(diào)一致，按時、保質(zhì)、保量完成預期的交付成果，并得到認同和提升。　　(3)所有員工都應理解項目實施的原因、意義及其對整個組織及組織內(nèi)部每個功能、地域?qū)嶓w的影響。

　　(4)廣大員工能看到公司高層領導通過實際行動所表現(xiàn)出來的對于項目實施的支持與承諾。

　　(5)保證組織合理安排員工的工作職責和角色轉(zhuǎn)換，以及可能發(fā)生的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

　　(6)對系統(tǒng)進行相關的最終用戶進行教育與培訓，使其以積極主動的心態(tài)迎接可能的變更，并具有相應的技能來適應這種變更。

　　(7)加強內(nèi)外部的宣傳和溝通，為項目順利推進營造一種適宜的組織氛圍。

　　綜上所述，我們可以這樣理解溝通：溝通是人和人之間進行的，采用語言、文字、身體語言、各種專業(yè)符號、影音資料等形成的信息進行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。溝通可以是口頭的或書面的，可以是面對面式的或是通過溝通媒介，如電話、文件、書信、電子郵件。溝通可以是正式的，如例會、報告會、發(fā)布會，也可以是非正式的。

　　在項目管理協(xié)會(PMI )的《項目管理知識體系指南》中，把溝通管理定義為“項目溝通管理這一知識領域包括保證及時與恰當?shù)厣伞⑺鸭鞑ァ⒋鎯Αz索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯(lián)系”。

　　不論何種理解與定義，溝通管理的重要性是毋庸質(zhì)疑的，那就是：有效的溝通管理是項目成功的關鍵因素，而良好的溝通技巧會讓你達成這一現(xiàn)實。

　　工作溝通技巧

　　第一，不要說“但是”，而要說“而且”。

　　試想你很贊成一位同事的想法，你可能會說：“這個想法很好，但是你必須……”本來你讓你的話字字千金伶牙俐齒的你，當然深受同事和上司的愛戴啦!伶牙俐齒的你，當然深受同事和上司的愛戴啦! 讓你的話字字千金是認可別人的，這樣子一說，這種認可就大打折扣了。你完全可以說出一個比較具體的希望來表達你的贊賞和建議，比如說：“我覺得這個建議很好，而且，如果在這里再稍微改動一下的話，也許會更好……”

　　第二，不要說“首先”，而要說“已經(jīng)”。

　　你要向老板匯報一項工程的進展情況。你跟老板講道：“我必須得首先熟悉一下這項工作。”想想看吧，這樣的話可能會使老板(包括你自己)覺得，你還有很多事需要做，卻絕不會覺得你已經(jīng)做完了一些事情。這樣的講話態(tài)度會給人一種很悲觀的感覺，而絕不是樂觀。所以建議你最好是這樣說：“是的，我已經(jīng)相當熟悉這項工作了。”

　　第三，不要再說“老實說”，而要說“應該”。

　　公司開會的時候會對各種建議進行討論，于是你對一名同事說：“老實說，我覺得……”在別人看來，你好像在特別強調(diào)你的誠意。你當然是非常有誠意的，可是干嗎還要特別強調(diào)一下呢?所以你最好說：“我覺得，我們應該……”

　　第四，不要說“僅僅”，而要說“就是”。

　　在一次通力攻關會上你提出了一條建議，你是這樣說的：“這僅僅是我的一個建議。”請注意，這樣說是絕對不可以的!因為這樣一來，你的想法、功勞包括你自己的價值都會大大貶值。本來是很利于合作和團體意識的一個主意，反而讓同事們只感覺到你的自信心不夠。最好這樣說：“這就是我的建議。”

　　第五，不要說“錯”，而要說“不對”。

　　一位同事不小心把一項工作計劃浸上了水，正在向客戶道歉。你當然知道，他犯了錯誤，惹惱了客戶，于是你對他說：“這件事情是你的錯，你必須承擔責任。”這樣一來，只會引起對方的厭煩心理。你的目的是調(diào)和雙方的矛盾，避免發(fā)生爭端。所以，把你的否定態(tài)度表達得委婉一些，實事求是地說明你的理由。比如說：“你這樣做的確是有不對的地方，你最好能夠為此承擔責任。”

　　溝通技巧

　　第一：提些開放性的問題

　　為使談話內(nèi)容充實，提些開放性的問題是很重要的，比如以“如何”，“什么時候”，“為什么”等詞語開頭的句子。以開放性的問題開始聊天，比如： “你平時空余時間都做些什么?”這種問題會引出更多話題。切忌提出那些用是或不是就可回答的封閉式的問題，如：“你喜歡看電影么?”封閉式問題會使雙方陷入沒話說的窘境。

　　第二：做個積極的傾聽者

　　人們每分鐘只能說100到175個字，但是卻可以準確地聽辨出300個字。但因為在傾聽時大腦中只有一部分在運轉(zhuǎn)，所以很容易走神—聽對方講話的同時卻想著其他的東西。積極傾聽是解決這種問題的有效方法—有目的的去傾聽。比如為了聽取信息，得到指令，理解他人，解決問題，分享趣事，感受他人，提供幫助而傾聽。傾聽后的回復也很重要，這能讓對方知道到你理解了他們所說的話。可以通過總結(jié)和重復聽到的話來回復他人。

　　第三：營造自己的聊天“密室”

　　如果你感到無法集中精神關注他人所說，試著人事溝通技巧營造一間“小密室”，里面有你和你聊天的對象。想象著這間密室是與世隔絕的，沒有那些讓你分心的事物，你就可以專心于聊天的內(nèi)容了。在心里默念對方所說的詞語—從而強化信息，避免走神。

　　如何在人多的稍陌生聚會場合表現(xiàn)得自信、自如、外向?

　　第四：注意社交禮儀，專心與他人交談

　　當別人想引起你的注意，或有興趣與你長談，不要回避，也不要轉(zhuǎn)著頭回答。相反的，你應該轉(zhuǎn)過身去，面對他們進行交談。只有專心于交流，才能更好的溝通理解。講話時注意肢體語言和聲調(diào)，以堅定自信的姿態(tài)，直視對方，除非是在抱怨投訴，記得要面帶微笑。

　　第五：不要想當然

　　不要自以為了解他人的想法和感受。要學會通過交流去證實。很多事情我們常常找不到足夠的事實去證明自己的猜想，所以要向?qū)Ψ胶藢嵥麄兯f的話的真實含義。

　　《跟任何人都聊得來》一本寫給內(nèi)向性格的溝通書籍

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　　第六：避免敵對性語句

　　如果你需要同對方探討一些敏感問題，切忌使用敵對性語句，比如：“你該更好地了解我啊”，“為什么要讓我傷心”，“你從不理解我”，“我原以為我們會開心的”。這些敵對攻擊的語句對談話沒有推進作用，只會引起沖突。

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