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寫(xiě)好商務(wù)英語(yǔ)郵件的小技巧
在外企工作，難免要用到英語(yǔ)來(lái)寫(xiě)商務(wù)郵件，下面小編來(lái)給大家介紹一下寫(xiě)好邵武英語(yǔ)郵件，希望能幫到大家!
1
時(shí)刻牢記“簡(jiǎn)潔”二字。人們都很忙，不想在閱讀郵件上花費(fèi)太多時(shí)間。寫(xiě)郵件時(shí)盡可能的精確，保證每一句話都有價(jià)值。
發(fā)送郵件前通讀一遍，檢查并刪除冗余的信息
如果情況允許，郵件盡量不要超過(guò)5個(gè)段落，每個(gè)段落不超過(guò)5個(gè)句子，但此條不適用于必須涵蓋大量細(xì)節(jié)的郵件。
2
使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)代替被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。英國(guó)著名小說(shuō)家George Orwell曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，Never use the passive where you can use the active.
試比較以下兩個(gè)句子：
I throw the ball.
The ball is thrown [by me].
主動(dòng)語(yǔ)態(tài)較之被動(dòng)語(yǔ)態(tài)更加方便閱讀，這是由于主動(dòng)語(yǔ)態(tài)強(qiáng)調(diào)行動(dòng)者，而被動(dòng)語(yǔ)態(tài)強(qiáng)調(diào)被施加行為的事物。
3
郵件地址最好在真實(shí)姓名上稍作變化，比如加上句點(diǎn)(.)，連字符(-)或者下劃線(_)。如果想要?jiǎng)e人認(rèn)真對(duì)待你的郵件，最好不要在郵件地址上使用自己的昵稱(chēng)或其他搞笑名稱(chēng)。
4
“主題”使用6-8詞概括郵件主旨。最好使用精要的主題，讓收件人一看便知郵件的主要信息或者應(yīng)該采取的行動(dòng)。有些人一天中會(huì)收到數(shù)百封郵件，他們可能只會(huì)打開(kāi)“主題”與他們相關(guān)并一目了然的郵件。
正確“主題”范例：
Marketing meeting 6/7 at 3 PM. Can you attend?
The printer broke. Can I replace for $200?
Your PetsAlive.org shipment will arrive on 9/8.
錯(cuò)誤“主題”范例：
A meeting
A printer
On the way to you
5
排版上方便收件人迅速瀏覽。可采用粗體突出重點(diǎn)信息、列表陳述有關(guān)項(xiàng)等方式，以便收件人能迅速得到想要的信息。段落之間需插入一空行，以方便閱讀，段首頂格書(shū)寫(xiě)。
6
給出網(wǎng)址或附件，方便收件人的下一步動(dòng)作。在郵件中給出需要收件人訪問(wèn)的網(wǎng)址或需要閱讀的附件，切忌讓收件人在其他郵件中尋找這些信息。
正確范例：
"The agenda for the marketing meeting is in this Google doc URL: Google.com/sample"
錯(cuò)誤范例：
"The agenda for the marketing meeting is in the email I sent you on the 4th."
7
盡量使用積極的詞匯。首先看看這些詞：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity. 再看這些詞：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.你使用的詞匯代表了你的人生態(tài)度，所以請(qǐng)謹(jǐn)慎用詞。
8
說(shuō)出想要收件人采取的行動(dòng)。直接而清楚地說(shuō)出你的需求，不要讓收件人猜。
如果是同時(shí)發(fā)送給多人的郵件，直接說(shuō)出需求尤為重要。此外，說(shuō)出那個(gè)你想要他(她)采取行動(dòng)的人的名字，比如："Elizabeth: Would you prefer I go down path A or path B here?"
如果郵件用途只是提供給收件人相關(guān)信息，而非請(qǐng)求其采取行動(dòng)，那么在“主題”或郵件正文首句處標(biāo)上“FYI”(for your information)
9
發(fā)送郵件前需校對(duì)。盡可能保證郵件不含語(yǔ)法錯(cuò)誤與拼寫(xiě)錯(cuò)誤，使用正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
如果是發(fā)送給很多人的或者極其重要的郵件，可能需要在發(fā)送前找其他人校對(duì)幾遍。
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