要寫英語報告書，怎么辦？
E-mail一般使用非正式的文體，因此正文前的稱呼無需使用諸如 "Dear Mr. John"之類的表達，Dear …的使用通常在書信或初次傳遞郵件的對象。在同輩的，親朋好友或是同事間可以直呼起名，但是如果是你的上級或是長輩，最好使用頭銜比如：Mr. Smith, Thank you for your enquiry / e-mail.（謝謝你的提問/郵件。）
這是一句通常正文的開頭。在商務郵件中，雖然看信者不一定會仔細的注意你的語法。但是也應減少拼法，文法及內容等錯誤。以免引起誤解。以快速取勝的郵件，更重要的是避免錯誤信息流出。以下列舉常見錯誤：
很多人常犯的錯誤是把e-mail寫成復數e-mails或an e-mail。 mail是信件和名信片的總稱，故為不可數名詞。如果需要可以加上message之類的'單詞。變成：send me an e-mail message 或者 send me an e-mail letter來表示 。另外不要忘了"internet"要加"the"，是表示世界上獨一無二的專有名詞。經常是大寫并加the。例如：discuss on the Internet 等。還有一些錯誤句子："Thank you for these information." "I need to improve my vocabularies." "Let's discuss about it later." 等應分別改成this ，vocabulary， discuss it。
商務電子文件不同一般的信件，只敘述重點和相關事情。因此簡潔是最重要的，尤其是在電子布告欄中的使用。 比如：
To put you in the picture regarding silk carpets， we would like to give you the following information.（為了讓你了解有關絨毯的情況，我們提供下述情況。）
報告書的目的就是為了提供資料，匯報情況。報告的正文開頭一般用一段話概括基本情況，點出依據和原因，然后用“現將有關概況報告如下” 的來承上啟下起主干部分。或者像上句"we would like to give you the following information"來引出下面的內容。如果分支有好幾點，希望可以分段用數字或(●)來表示。讓人一目了然。
電子郵件的英語雖然不是很正式，但是也絕對不能沒禮貌，這是溝通的原則。使用婉轉表達方法對于由禮貌地溝通起到較好的效果。例如對事情無法斷言可以采取保留的態度，具體的方法是以：I think …… I wonder if ……等起頭。使用否定句會比肯定句委婉。比如 Will you …Won’t you…? Could you 比Can you 更好。再者注重簡潔的電子郵件不喜歡過于婉轉，因此表示適當的禮貌和恰當的長度就可以了。
商務信件簡潔明了，姓尾客套話常常只須一個詞，如美式英語常用"Thanks: "Best"，"regards"，"sincerely"， 英式英語則為 "yours truly"，"yours sincerely"，"Best wishes"。稱呼和正文之間、段落之間，正文和結尾客套話之間一般空一行，開頭無需空格。
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