要寫英語報(bào)告書，怎么辦？
E-mail一般使用非正式的文體，因此正文前的稱呼無需使用諸如 "Dear Mr. John"之類的表達(dá)，Dear …的使用通常在書信或初次傳遞郵件的對象。在同輩的，親朋好友或是同事間可以直呼起名，但是如果是你的上級或是長輩，最好使用頭銜比如：Mr. Smith, Thank you for your enquiry / e-mail.（謝謝你的提問/郵件。）
這是一句通常正文的開頭。在商務(wù)郵件中，雖然看信者不一定會(huì)仔細(xì)的注意你的語法。但是也應(yīng)減少拼法，文法及內(nèi)容等錯(cuò)誤。以免引起誤解。以快速取勝的郵件，更重要的是避免錯(cuò)誤信息流出。以下列舉常見錯(cuò)誤：
很多人常犯的錯(cuò)誤是把e-mail寫成復(fù)數(shù)e-mails或an e-mail。 mail是信件和名信片的總稱，故為不可數(shù)名詞。如果需要可以加上message之類的'單詞。變成：send me an e-mail message 或者 send me an e-mail letter來表示 。另外不要忘了"internet"要加"the"，是表示世界上獨(dú)一無二的專有名詞。經(jīng)常是大寫并加the。例如：discuss on the Internet 等。還有一些錯(cuò)誤句子："Thank you for these information." "I need to improve my vocabularies." "Let's discuss about it later." 等應(yīng)分別改成this ，vocabulary， discuss it。
商務(wù)電子文件不同一般的信件，只敘述重點(diǎn)和相關(guān)事情。因此簡潔是最重要的，尤其是在電子布告欄中的使用。 比如：
To put you in the picture regarding silk carpets， we would like to give you the following information.（為了讓你了解有關(guān)絨毯的情況，我們提供下述情況。）
報(bào)告書的目的就是為了提供資料，匯報(bào)情況。報(bào)告的正文開頭一般用一段話概括基本情況，點(diǎn)出依據(jù)和原因，然后用“現(xiàn)將有關(guān)概況報(bào)告如下” 的來承上啟下起主干部分。或者像上句"we would like to give you the following information"來引出下面的內(nèi)容。如果分支有好幾點(diǎn)，希望可以分段用數(shù)字或(●)來表示。讓人一目了然。
電子郵件的英語雖然不是很正式，但是也絕對不能沒禮貌，這是溝通的原則。使用婉轉(zhuǎn)表達(dá)方法對于由禮貌地溝通起到較好的效果。例如對事情無法斷言可以采取保留的態(tài)度，具體的方法是以：I think …… I wonder if ……等起頭。使用否定句會(huì)比肯定句委婉。比如 Will you …Won’t you…? Could you 比Can you 更好。再者注重簡潔的電子郵件不喜歡過于婉轉(zhuǎn)，因此表示適當(dāng)?shù)亩Y貌和恰當(dāng)?shù)拈L度就可以了。
商務(wù)信件簡潔明了，姓尾客套話常常只須一個(gè)詞，如美式英語常用"Thanks: "Best"，"regards"，"sincerely"， 英式英語則為 "yours truly"，"yours sincerely"，"Best wishes"。稱呼和正文之間、段落之間，正文和結(jié)尾客套話之間一般空一行，開頭無需空格。
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