商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信范本
格式介紹
商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易時(shí)所使用的通信。它包括書(shū)信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書(shū)、明信片等。商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信，一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印，左邊各行開(kāi)頭垂直的，稱為垂直式或齊頭式(Block style)，美國(guó)常用這種格式;每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去，稱為縮進(jìn)式或鋸齒式(indented style)，英國(guó)常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國(guó)公司，已普遍采用。
1、信頭(Heading)
指發(fā)信人的姓名(單位名稱)、地址和日期。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼和街名;第二行寫(xiě)縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫(xiě)日期。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。日期的寫(xiě)法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍);July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫(xiě)成97。
2、信內(nèi)地址(Inside Address)
在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中則不能。將收信人的姓名、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫(xiě)日期，稱為信內(nèi)地址(Inside address)。信內(nèi)地址的寫(xiě)法也有垂直式和縮進(jìn)式之分，垂直式或稱美國(guó)式將各行并列，縮進(jìn)式或稱英國(guó)式將各行依次退縮。此外，在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫(xiě)法，就是在書(shū)信的Inside Address中，把門(mén)牌號(hào)和街名都省略掉。
3、稱呼(Salutation)
是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫(xiě)起，在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。
(1)寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。
(2)寫(xiě)給公務(wù)上的.信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。
(3)寫(xiě)給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文書(shū)信中要使用敬語(yǔ)，最普遍的敬語(yǔ)是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的縮寫(xiě))，不過(guò)在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的復(fù)數(shù)形式)，用于二個(gè)女士以上。Messrs(Mr的復(fù)數(shù)形式)用于二個(gè)以上的男人，或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國(guó)式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫(xiě)句點(diǎn)，相反地趨向于進(jìn)步自由的美語(yǔ)反而加縮寫(xiě)句點(diǎn)如Mr., Mrs., Messrs.。
4、正文(Body of the Letter)
正文的位置在稱呼語(yǔ)下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起，這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫(xiě)信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫(xiě)起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫(xiě)法。
5、結(jié)束語(yǔ)(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開(kāi)始，第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫(xiě)，句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象，結(jié)束語(yǔ)的寫(xiě)法也不同。
(1)寫(xiě)業(yè)務(wù)信函用Truely yours(Yours truely)，F(xiàn)aithfully yours(Yours faithfully)等;
(2)對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。
書(shū)信結(jié)尾客套語(yǔ)(complimentary close)有多種，相當(dāng)于我國(guó)書(shū)信在結(jié)尾時(shí)使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國(guó)式寫(xiě)法是Sincere
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