談學校圖書館檔案管理工作中存在的問題
論文關鍵詞: 問題 改進措施
論文摘要:隨著信息技術的發展，大量的信息處理已經脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠遠不能滿足現在學校發展的需要。本文針對目前中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題，提出一些改進措施，便于更好地為圖書館的日常管理、學校的教學與科研提供服務。
一、中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題
(一)重視不夠
長期以來，相當一部分人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，認為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應現在的管理需求。
(二)設備太落后
學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。
(三)制度不健全
中職學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一祿準，缺乏統一管理，很多文件沒有進行系統整理歸檔，管理棍亂。中職學校的檔案形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中職學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。中職學校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投人不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導致檔案材料不完整和不系統;二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
(五)結構不合理
中職學校圖書館的文書檔案材料較多，紙質檔案最多，其它檔案如檔案的種類和數量很少，甚至沒有。
(六)利用不充分
圖書館是中職學校的窗口部門，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。
二、改進中職學校圖書館檔案管理工作的措施
圖書館檔案是中職學校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學校圖書館在每一個時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化和科學技術，實現檔案管理現代化。
(一)領導重視
領導重視是搞好中職學校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。
(二)指定專職人員并提高其素質
學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作;另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。
(三)配備先進的軟硬件設施設備
硬件是提高中職學校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備;按需配置、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。以提高工作效率。
在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機，建立檔案，極大地提高檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應根據國家有關檔案文件規定，結合學校圖書館的實際情況，制定出科學的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學性;第二，簡明實用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工;第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
(五)科學分類
科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內文件、計劃、、規章制度等。二是業務類。包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找利用。
(六)電子歸檔
檔案信息化建設是當今發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理
(七)提高服務水平
檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，服務的好壞是衡量檔案工作者職業標準的重要尺度。
中職學校圖書館是學校的重要組成部分，也是學校檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是中職學校基礎建設的一部分。在中職學校的橫向比較過程中，除了辦學的師資力量，現代化的校園管理方式也是學校綜合能力的集中體現，因此圖書檔案管理工作對學校的整體實力是非常重要的做好中職學校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、學校的教學和科研都起著十分重要的作用。
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