提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書預(yù)釣成功率的動(dòng)態(tài)管理方式
論文關(guān)鍵詞:大學(xué)圖書館 圖書預(yù)約 預(yù)約管理
論文摘要:文章選取山東大學(xué)威海分校圖書館2008年1月一12月的預(yù)約文獻(xiàn)為研究對(duì)象，對(duì)預(yù)約借書情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，找出了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大學(xué)圖書館圖書預(yù)約失效的主要原因，并提出了相應(yīng)的動(dòng)態(tài)管理對(duì)策。
圖書預(yù)約是圖書館針對(duì)讀者借閱文獻(xiàn)開展的一項(xiàng)服務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下通過圖書館OPAC查詢系統(tǒng)的子系統(tǒng)—“我的圖書館”來實(shí)現(xiàn)。所謂圖書預(yù)約是指讀者在圖書館檢索到所需文獻(xiàn)時(shí)，該文獻(xiàn)已經(jīng)全部借出，讀者可以憑圖書證號(hào)登陸“我的圖書館”進(jìn)行預(yù)約登記，并根據(jù)預(yù)約要求留下有效的E-mail地址，待文獻(xiàn)歸還后，系統(tǒng)自動(dòng)給預(yù)約讀者發(fā)送郵件通知，讀者接到通知后到指定地點(diǎn)獲取文獻(xiàn)辦理借閱手續(xù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書預(yù)約工作是圖書借閱服務(wù)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，圖書預(yù)約服務(wù)的開通加快了文獻(xiàn)的流通與利用，充分體現(xiàn)了信息公平與自由獲取，減少了文獻(xiàn)借閱中有形無形的限制與約束，使每位讀者都享有平等服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)圖書預(yù)約也提高了現(xiàn)代圖書館文獻(xiàn)借閱的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。文章依據(jù)山東大學(xué)威海分校圖書館圖書預(yù)約的使用情況，分析了圖書預(yù)約成功率低的原因，并提出了相應(yīng)的動(dòng)態(tài)管理方式。
1山東大學(xué)威海分校圖書館開展圖書預(yù)約服務(wù)的現(xiàn)狀
山東大學(xué)威海分校圖書館使用的是江蘇匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，讀者可以通過圖書館的公共檢索機(jī)、或是與校園網(wǎng)連接的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)，方便、快捷地進(jìn)人圖書館OPAC查詢系統(tǒng)瀏覽或檢索館藏書目，也可通過圖書證號(hào)登錄子系統(tǒng)“我的圖書館”查看個(gè)人借閱信息、修改個(gè)人信息、預(yù)約圖書、薦購(gòu)圖書等。想進(jìn)行預(yù)約圖書的讀者要先到圖書館OPAC查詢系統(tǒng)檢索查找，了解圖書館館藏分布情況，針對(duì)于可借狀態(tài)而已全部借出的圖書，如果預(yù)約人數(shù)沒有達(dá)到系統(tǒng)限定的總預(yù)約數(shù)，讀者可點(diǎn)擊“讀者預(yù)約”~“執(zhí)行預(yù)約”，系統(tǒng)顯示“預(yù)約申請(qǐng)完成”。讀者在預(yù)約申請(qǐng)完成之后要經(jīng)常留意和關(guān)注預(yù)約信息，查看該預(yù)約圖書的返還情況、目前狀態(tài)，一旦接到圖書館的預(yù)約通知應(yīng)盡快去指定地點(diǎn)取書，并辦理借閱手續(xù)。圖書返還后將為預(yù)約申請(qǐng)者保留5天，預(yù)約讀者在此期間未來取書，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)給下一位預(yù)約者。
按照網(wǎng)絡(luò)圖書預(yù)約的流程，讀者從提出預(yù)約申請(qǐng)到預(yù)約圖書借出標(biāo)志著一個(gè)預(yù)約周期的完成，周期越短，效率越高。筆者選取本館2008年1月~12月的預(yù)約文獻(xiàn)為研究對(duì)象，對(duì)預(yù)約借書情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)。2008年，該館在冊(cè)讀者共提出預(yù)約申請(qǐng)14 796次，預(yù)約后成功借出的圖書6 490冊(cè)。圖書預(yù)約成功率僅為43. 86 %，也就是說有一多半的讀者沒能通過預(yù)約成功借閱到所需文獻(xiàn)，這樣的預(yù)約效果將會(huì)影響讀者使用預(yù)約服務(wù)的熱情，降低圖書館整體服務(wù)在讀者心目中的可信度。
2預(yù)約成功率低的主要原因分析
2. 1讀者因素
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，讀者可以利用圖書館提供的OPAC檢索機(jī)，也可以利用校園網(wǎng)內(nèi)的任何終端快速、方便地對(duì)圖書館內(nèi)的藏書進(jìn)行檢索、預(yù)約，它不受時(shí)間、空間的限制、能充分滿足讀者的個(gè)性化需求，但同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下讀者自行預(yù)約也產(chǎn)生一些弊端。由于讀者自身的原因?qū)е骂A(yù)約失敗的原因是最主要的原因。讀者自身原因可以分多種:①因預(yù)約讀者太多，排在后面的預(yù)約讀者往往等待很久，也不能接到預(yù)約到書的通知。讀者或許已經(jīng)通過其他渠道獲取所需圖書，但沒有及時(shí)取消預(yù)約，造成預(yù)約失效。②讀者過期還書，圖書管理員只能推遲預(yù)約通知時(shí)間，尤其是在一本書有多位讀者預(yù)約時(shí)，對(duì)預(yù)約者的影響是不言而喻。③讀者隨意預(yù)約。傳統(tǒng)的圖書館預(yù)約，需要讀者到借還臺(tái)出示借閱證才能辦理預(yù)約登記，手續(xù)嚴(yán)格且繁瑣，因而讀者預(yù)約的隨意性不大。開展網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)后，讀者只需輸人借閱證件號(hào)就可以輕松網(wǎng)上預(yù)約，讀者盲目預(yù)約和隨意預(yù)約的現(xiàn)象逐漸增多。這些預(yù)約請(qǐng)求如果沒有及時(shí)取消，勢(shì)必降低預(yù)約成功率。
2. 2書籍因素
隨著開架借閱方式的推廣，讀者可以零距離的借閱圖書，這為讀者提供了便利，也使圖書丟失亂架現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。有些書籍已經(jīng)丟了，但系統(tǒng)里沒有做相應(yīng)的處理，致使讀者提出預(yù)約申請(qǐng)卻無法成功獲取。還有部分圖書因?yàn)榻栝喡蕵O高導(dǎo)致破損，處于修補(bǔ)狀態(tài)或沒有及時(shí)歸位的圖書也常常導(dǎo)致預(yù)約失效。
2. 3信息溝通不暢因素
讀者主要是通過登陸OPAC查詢個(gè)人信息和接收通知郵件獲得預(yù)約圖書到館信息。而預(yù)約圖書一般都是多數(shù)讀者常借的圖書，為加快文獻(xiàn)流通，預(yù)約圖書到館后保存期限是5天。如果沒有及時(shí)查看用戶信息和郵件，很可能就會(huì)錯(cuò)過保存期限而預(yù)約失效。信息溝通不及時(shí)是預(yù)約失效、預(yù)約成功率低的一個(gè)很重要的原因。
2. 4系統(tǒng)設(shè)置不合理因素
通常熱門圖書、知識(shí)更新快、專業(yè)性強(qiáng)以及品質(zhì)高的圖書，讀者的預(yù)約需求比較集中，在實(shí)踐中常常遇到某本書被多位讀者預(yù)約，預(yù)約排隊(duì)人數(shù)多達(dá)幾十人，而系統(tǒng)并未對(duì)預(yù)約讀者有一定的限制，也不能動(dòng)態(tài)顯示該書的預(yù)約讀者數(shù)量，因而大量讀者長(zhǎng)期處于盲目排隊(duì)狀態(tài)，在等待過程中，讀者會(huì)逐步懈怠屬于查看個(gè)人信息和郵件提示，未能及時(shí)領(lǐng)取到館預(yù)約圖書，致使預(yù)約失敗。
2. 5管理疏漏因素
不可否認(rèn)，有一部分圖書預(yù)約失敗的原因在于圖書管理中的疏漏。盡管山東大學(xué)威海分校圖書館在這方面做了足夠的努力，但工作人員偶爾也會(huì)在忙亂中忽視了預(yù)約提示信息，導(dǎo)致預(yù)約圖書未被挑出，被預(yù)約的圖書被混人其他圖書中一起上架，該被預(yù)約圖書便遲遲不能用來通知預(yù)約申請(qǐng)者。
3預(yù)約圖書的動(dòng)態(tài)管理辦法
為了提高圖書預(yù)約的成功率，圖書館應(yīng)從以下幾個(gè)方面對(duì)預(yù)約圖書采取動(dòng)態(tài)管理辦法。
3. 1加強(qiáng)圖書預(yù)約服務(wù)宣傳，約束預(yù)約行為
在開展網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)之前，要把讀者教育放在首要位置，對(duì)圖書館預(yù)約服務(wù)的實(shí)施辦法與目的進(jìn)行大力宣傳，讓更多的讀者知道圖書預(yù)約服務(wù)是為他人和自己提供借閱便利的，不能隨便預(yù)約;對(duì)一時(shí)預(yù)約又不再需要借閱的預(yù)約圖書應(yīng)及時(shí)取消預(yù)約登記;一旦預(yù)約登記，就要時(shí)常關(guān)心預(yù)約圖書到館通知，按時(shí)辦理圖書借閱手續(xù)。建立讀者信用等級(jí)信息，對(duì)累計(jì)多次未領(lǐng)取預(yù)約圖書的讀者采取降低等級(jí)、暫停乃至取消預(yù)約權(quán)限的措施，減少預(yù)約讀者的隨意性和干擾性預(yù)約行為，提高圖書預(yù)約成功率、加快預(yù)約圖書的流通。
3. 2適當(dāng)增加熱門圖書復(fù)本量，滿足讀者閱讀需求
在實(shí)踐中常常遇到某本書被多數(shù)讀者預(yù)約，預(yù)約排隊(duì)高達(dá)十幾人甚至幾十人，顯然該書在本館單冊(cè)數(shù)量過少，致使想看的人排長(zhǎng)隊(duì)預(yù)約。針對(duì)這種情況，工作人員可對(duì)預(yù)約頻度高的圖書做登記，隨時(shí)聯(lián)系采訪部門采購(gòu)人員，酌情增加熱門圖書復(fù)本量，以緩解預(yù)約圖書排長(zhǎng)隊(duì)現(xiàn)象，盡量滿足讀者需求。
3. 3針對(duì)預(yù)約圖書，優(yōu)化服務(wù)細(xì)節(jié)
預(yù)約人數(shù)的多少表明了一種圖書的受關(guān)注程度，從而可以使我們?yōu)榻栝嗩l繁的圖書制定特殊的政策。當(dāng)一本圖書有人預(yù)約時(shí)，要將已借出的圖書借期縮短，由正常的3個(gè)月縮短為1—2個(gè)星期。可采用電子郵件或短信的方式通知讀者本書已被預(yù)約，要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)還書。我們計(jì)算一下，如果某本圖書有3本復(fù)本量，以圖書的借期為3個(gè)月計(jì)算，且每個(gè)讀者都持滿借期，一年最多可流通12人次。如果圖書的借期縮短為Z周，且每個(gè)讀者都持滿借期，一年最多可流通144人次。這種動(dòng)態(tài)的管理方式使每一冊(cè)圖書根據(jù)借閱頻率得到充分的利用，其經(jīng)濟(jì)效益和使用效率不是只靠增加復(fù)本量可比的。
3. 4開展未到館新書預(yù)約，提高圖書利用效率
除了傳統(tǒng)的圖書預(yù)約服務(wù)，圖書館有必要開展新書預(yù)約服務(wù)。未到館新書預(yù)約:指圖書館采訪部門訂書后即按批打印訂書清單，以“即將到館新書通報(bào)”的形式提供給讀者選擇預(yù)約。其優(yōu)點(diǎn)是新書還未到館就為新書找到了讀者，具有一定的超前性。新書預(yù)約服務(wù)的動(dòng)態(tài)管理形式，體現(xiàn)了圖書館“為書找人”的服務(wù)思想。
3. 5預(yù)約在編狀態(tài)圖書，提高圖書流通效率
當(dāng)讀者預(yù)約在編狀態(tài)圖書時(shí)，流通部門可將此種圖書的信息轉(zhuǎn)交采編部門，采編部門要在正處理的圖書中找出讀者所借圖書，并加快處理過程。可規(guī)定在幾個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收、編目完畢，送交流通部門后由流通部門及時(shí)通知讀者取書。由于圖書加工、編目等需要一定的時(shí)間，這種借閱管理辦法縮短了有閱讀需求的圖書到讀者手中的時(shí)間，提高了圖書利用的時(shí)效。
3. 6提供多種查閱預(yù)約信息梁道，拓展多元化服務(wù)
為了提高圖書預(yù)約成功率，提高圖書預(yù)約服務(wù)質(zhì)量，增加信息傳遞的途徑、提供圖書館與讀者信息交流的平臺(tái)是成功的關(guān)鍵。圖書館要做到讓每位預(yù)約讀者都能在有效期內(nèi)收到通知是提高預(yù)約成功率的一個(gè)必要條件。通知方式主要有以下幾種:①讀者可以通過圖書館提供的OPAL檢索機(jī)或者校園網(wǎng)內(nèi)的任何終端，登陸“我的圖書館”，查看本人借閱情況以及預(yù)約圖書是否到館。②圖書館通過電子顯示屏動(dòng)態(tài)公布預(yù)約到書信息，方便到館讀者隨機(jī)查看。③在圖書館主頁專門開設(shè)“預(yù)約信息”公告欄，發(fā)布預(yù)約圖書到館信息，以方便讀者查詢。④開通手機(jī)短信服務(wù)，以短信的方式通知預(yù)約讀者，讓讀者在第一時(shí)間獲取圖書到館信息，減少各種人為因素造成的預(yù)約失效。
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