淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設信息化建設
論文關鍵詞:檔案管理 信息化建設 電子文件
論文摘要:檔案管理向信息化發展,是時代的必然,信息技術的應用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便,節省成本,減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法,最后結合筆者的工作經驗,探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
引 言
隨著社會的現代化發展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設,力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件,如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。
一、檔案信息化建設的主要內容
(一)信息化的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
(二)檔案信息資源建設
檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一,它的開發和利用是檔案信息化的核心任務,是檔案信息化建設取得實效的關鍵。
(三)檔案的標準和規范建設
標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關于中國檔案信息化的標準規范體系。
(四)檔案信息化的應用系統建設
這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣,關系檔案信息化建設的速度與質量,集中體現了檔案信息化建設的效益。
(五)信息化人才隊伍建設
這是檔案信息化成功之本,對其他各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天,信息技術快速發展,掀起了以數字革命為特征的信息技術浪潮,改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發展和廣泛應用,對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現代化。目前,我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作,是適應時代和社會發展的必然選擇,是加快檔案現代化管理的客觀要求,也是提高服務水平的唯一途徑。
二、加強檔案管理信息化建設的對策
(一)建立網絡檔案系統
在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網,發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設,根據系統建設需求,采購必要的硬件設備,為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵
1.電子文件的載體穩定性差,易損壞,隨著計算機信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前,又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線,建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。
2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質量較好的電子文檔。
3.做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
總之,加快檔案信息化建設的步伐,是提高交通運輸管理水平的重大舉措,在改善交通運輸狀況,發展經濟方面發揮著重要的作用。◆
參考文獻:
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