論公路工程監(jiān)理單位檔案管理
論文關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè) 監(jiān)理檔案管理 管理新模式
論文摘要：筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗，從對公路工程建設(shè)檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度、創(chuàng)新公路項目檔案管理的新模式、加強檔案達標升級及創(chuàng)優(yōu)活動、做好日常檔案工作等四個方面，闡述了公路工程監(jiān)理企業(yè)檔案管理。
近年來，我單位根據(jù)上級檔案部門的要求，大力加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)，認真做好檔案的日常管理，積極開展檔案達標升級活動，不斷提高檔案信息資源利用率，公路重點工程檔案創(chuàng)優(yōu)活動得了廣泛深入的展開。在公路工程監(jiān)理單位檔案管理上，我們主要做了以下四個方面的工作：
1對公路工程建設(shè)檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度
1.1各建設(shè)工程項目檔案工作普遍得到了高度重視，參建項目部領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案意識明顯增強
通過有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳貫徹，各參建項目部普遍認識到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，自覺按照國家有關(guān)建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作納入議事日程，不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級崗位責(zé)任制，切實解決建設(shè)項目檔案工作中出現(xiàn)的問題，建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制運行要求的檔案工作機構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，使工程建設(shè)項目檔案工作得以有序開展。
1.2各建設(shè)工程項目的檔案工作已步入依法監(jiān)管的軌道
在廣東省檔案局、清遠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，近年來的所有公路工程建設(shè)項目檔案普遍實行檔案登記制度和檔案
驗收制度，一大批近幾年完工的工程建設(shè)項目已按規(guī)定通過了檔案行政管理部門組織的檔案驗收。
1.3建設(shè)工程項目檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強，為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用
為了適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制和基本建設(shè)管理體制改革的需要，工程監(jiān)理項目部從項目建設(shè)開始就注意貫徹有關(guān)檔案工作的標準、規(guī)范，不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，加強文件材料的收集歸檔和檔案整理，做到檔案的收集、整理工作與工程監(jiān)理同步進行，并努力提高工程建設(shè)檔案的科學(xué)管理水平。徹底改變了過去那種工程建設(shè)檔案到完工后再算總賬，檔案缺損、錯誤也找不到人負責(zé)的狀況。建設(shè)工程項目檔案的完整收集和規(guī)范整理，保證了工程建設(shè)與管理對檔案的利用和需要，使工程項目檔案發(fā)揮了良好的社會效益和經(jīng)濟效益，取得了雙豐收效應(yīng)。
2創(chuàng)新公路項目檔案管理的新模式
近年來，我們認真研究基本建設(shè)管理體制出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷探索既適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的需要，又能確保建設(shè)項目檔案完整、準確、規(guī)范的檔案管理模式。單位在印發(fā)有關(guān)文件和培訓(xùn)授課、業(yè)務(wù)指導(dǎo)中反復(fù)強調(diào)以下幾個方面：
2.1把建設(shè)工程檔案工作列入相應(yīng)項目法人單位工作計劃
從工程建設(shè)監(jiān)理計劃到監(jiān)理程序，均列入項目部和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，做到每項工程監(jiān)理活動都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保管；按集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全檔案管理制度，由項目法人對工程建設(shè)檔案總集成，實施統(tǒng)一的規(guī)范和標準；設(shè)立直屬項目部的檔案機構(gòu)，配置必要的保管和提供利用的設(shè)備，確保整個工程建設(shè)檔案資料的完整、準確、規(guī)范、系統(tǒng)、安全和有效利用；建立健全檔案管理的分級負責(zé)制，并把檔案管理列為各項工程監(jiān)理的一部分，使之成為項目管理的一個重要內(nèi)容。
2.2實行檔案同步建設(shè)制和合同制
從項目立項起就開始將項目檔案列入歸檔計劃，將檔案工作納入項目計劃，指定項目部主任為檔案項目負責(zé)人，負責(zé)對建設(shè)項目的整個檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督。
2.3實施嚴格規(guī)范的審核程序
即每項工程的檔案文件，在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，監(jiān)理單位、業(yè)主項目負責(zé)人負責(zé)對檔案文件的完整性、準確性等進行嚴格審核，并簽署鑒定意見，以確保檔案文件真實地反映工程全貌；項目法人檔案管理機構(gòu)負責(zé)對全部案卷的質(zhì)量嚴格審核把關(guān)，不合格的責(zé)令其完善；為保證項目承包單位向項目法人單位及時送交完整、系統(tǒng)、準確的相應(yīng)項目檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規(guī)定移交來決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實行保證了建設(shè)項目檔案的收集整理工作在項目建設(shè)過程中的有序進行，從而避免了在項目完工后再突擊清理所帶來的弊端。 2.4將日常檢查施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整、準確作為監(jiān)理方的工作職責(zé)
針對工程建設(shè)項目往往涉及施工隊伍較多、時間跨度較長的情況，將工程檔案的形成、積累等工作內(nèi)容納入監(jiān)理工作范圍，要求監(jiān)理工程師在檢查施工質(zhì)量的同時，負責(zé)檢查驗收施工單位形成的應(yīng)歸檔文件材料，并履行相應(yīng)的手續(xù)，從而保證了竣工資料的完整、準確和規(guī)范。
3加強檔案達標升級及創(chuàng)優(yōu)活動
建設(shè)工程檔案工作不僅僅是對檔案工作負責(zé)，而且是對歷史過程負責(zé)，是對未來發(fā)展負責(zé)。這就從更高的層次上提升了我們對檔案工作重要性的認識，進一步增強了做好檔案工作的歷史責(zé)任感、緊迫感。為此我們主要從以下幾方面入手：
3.1強化了檔案創(chuàng)優(yōu)的計劃措施
近年來，單位克服了工程建設(shè)項目分布廣、工程進展的信息不靈和自身人員較少等困難，始終將工程建設(shè)項目檔案管理作為一項重要工作常抓不懈，并不斷加大對工程建設(shè)項目檔案工作的指導(dǎo)督促力度，努力使各工程建設(shè)項目達到檔案規(guī)范管理和科學(xué)管理的要求。要求各項目部在按時完成日常立卷工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)工程實施序列和竣工期限按月匯報工作開展情況。
3.2提高檔案檢查的力度和頻度
每年接受省檔案局對我系統(tǒng)檔案工作的檢查，對達標升級單位，在各單位自查的基礎(chǔ)上，由省檔案局進行復(fù)查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，高標準、嚴要求進行整改完善，組織有關(guān)部門進行定期復(fù)查。
3.3認真開展執(zhí)法檢查
《檔案法》頒布以來，為不斷加大對公路工程建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)管力度，上級檔案部門多次開展了本范圍內(nèi)的執(zhí)法大檢查活動，我單位堅持把執(zhí)法檢查活動作為增強檔案意識，規(guī)范管理手段，提高創(chuàng)優(yōu)水平的重要契機，及時組織所屬的項目部等有關(guān)人員認真做好填表、自查、整改、匯報等迎檢工作。成立了綜合檔案室，檔案制度上墻，并立即投入到前期工作的檔案收集，得到了檢查組的高度肯定。我們深深體會到，只要思想上高度重視，行動上貫徹及時，措施上扎實有力，檔案工作走向規(guī)范化和爭創(chuàng)工程優(yōu)秀檔案是完全可以實現(xiàn)的。
4扎實細致地做好日常檔案工作
檔案管理達標升級只是做好檔案工作的一個起點，我單位深刻意識到，要使檔案工作不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高，必須從日常檔案工作每一個環(huán)節(jié)著手，堅持長抓不懈。
4.1認真做好檔案資料的收集工作
近年來，公路工程建設(shè)規(guī)模一擴再擴，建設(shè)項目逐年遞增，為減輕專職檔案員的工作壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質(zhì)量，總公司要求各項目部通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)收集各種檔案資料，并定期檢查收集工作。
4.2利用計算機系統(tǒng)對檔案資料進行科學(xué)管理
為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，單位于1998年下半年在檔案工作中引入計算機管理系統(tǒng)，安裝檔案管理系統(tǒng)軟件后，逐一輸入檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，并在省公路局和省檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，根據(jù)實際使用情況對計算機程序進行修改、完善。
4.3強化服務(wù)意識，提高檔案資料利用效果
檔案工作最終目的是檔案資料的利用。近年來，我們按照國家二級檔案管理的要求，緊緊圍繞經(jīng)濟建設(shè)和行業(yè)管理這個中心，更加注重檔案信息資源的開發(fā)，多途徑、多方位地提供服務(wù)。隨著高速公路建設(shè)的全面展開，工程建設(shè)中普遍面臨著與原有道路的改擴建交叉施工的矛盾，單位的設(shè)計監(jiān)理部也是充分利用原始檔案資料，及時提交設(shè)計單位進行預(yù)先考慮，有效解決了大規(guī)模建設(shè)中的大量施工矛盾。針對由于長期受保密思想影響，檔案工作目的不夠明確，普遍存在重保密、輕利用的傾向，為打破以往檔案工作被動服務(wù)的局面，單位確立了檔案工作主動服務(wù)的指導(dǎo)思想，要求專職檔案員與兼職檔案員加強溝通交流，多請示，多匯報，編制完整、有效的檔案檢索工具，開放檔案閱覽室，經(jīng)常到各業(yè)務(wù)部門了解情況，檢查檔案工作，在確保檔案資料安全的前提下，根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的工作進度和需要，主動組織提供各種資料、數(shù)據(jù)，為綜合決策和開展業(yè)務(wù)服務(wù)。
參考文獻
1 魏德熙.淺談高速公路工程監(jiān)理檔案管理［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（13）
2 黃愛萍、潘菊梅.東深供水改造工程監(jiān)理檔案管理［J］.廣東水利水電，2003（A01）
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