小議企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用
會(huì)計(jì)檔案的建立和管理，無(wú)論對(duì)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴(yán)格會(huì)計(jì)制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都起著不可估量的作用。那么，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案如何管理呢?
摘要：會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)管理中起著舉足輕重的作用，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)工作中不斷出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案管理和運(yùn)用也就不可避免地出現(xiàn)了一些尷尬對(duì)峙。做為會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)于在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、想對(duì)策、提建議也就成了義不容辭的責(zé)任。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理運(yùn)用
一、會(huì)計(jì)檔案的作用
1.憑證作用。會(huì)計(jì)檔案如實(shí)記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，利用它對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)管理、開(kāi)展專項(xiàng)工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。
2.依據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案又是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析，并針對(duì)實(shí)際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。
3.史料作用。通過(guò)對(duì)歷年會(huì)計(jì)檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)管理規(guī)律性特點(diǎn)，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計(jì)劃、決策。
二、會(huì)計(jì)檔案管理與實(shí)際運(yùn)用間存在的問(wèn)題與對(duì)策
筆者經(jīng)過(guò)幾年對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理與運(yùn)用存在著一些尷尬對(duì)峙。淺敘如下：
1.帳簿與憑證的對(duì)應(yīng)管理
現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨(dú)自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來(lái)獨(dú)存的帳簿無(wú)疑就成了無(wú)本之木、無(wú)源之水。
對(duì)策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。
2.會(huì)計(jì)檔案中其它類的工資、獎(jiǎng)金的管理與實(shí)際
工資、獎(jiǎng)金的保管期限是15年，而近年來(lái)卻有多起利用是工資、獎(jiǎng)金做為工齡錯(cuò)誤、遺失的唯一原始憑證(考勤表也可，而實(shí)際其又不在歸檔范圍中，故并未保存)，使得我單位的工資、獎(jiǎng)金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫(kù)存而根據(jù)實(shí)際需要卻不能銷毀的尷尬。
這一問(wèn)題的解決需要社會(huì)保險(xiǎn)、勞資、檔案等多個(gè)部門協(xié)商解決。
3.財(cái)務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾
自2003年始我公司的財(cái)會(huì)帳簿、報(bào)表等改用“用友”軟件機(jī)制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會(huì)計(jì)檔案保管的裝具(標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒)一致。這也給管理帶來(lái)了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工(去其邊角卻又不能傷其筋骨)。
對(duì)策：制作時(shí)即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。
4.延期收集的必需及問(wèn)題
會(huì)計(jì)檔案的收集為第三年，即考慮到財(cái)務(wù)工作實(shí)際的需要，在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，其當(dāng)年產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個(gè)實(shí)際問(wèn)題—檔案的未及時(shí)收集(這是目前全國(guó)統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外)，這樣經(jīng)過(guò)了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。
這就需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動(dòng)作，財(cái)務(wù)部門要對(duì)所暫管的上年度會(huì)計(jì)檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理;檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫(kù)房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識(shí)和想法。
5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨(dú)立抽出，另行立卷，列入“其它會(huì)計(jì)檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項(xiàng)完結(jié)五年后，或至超過(guò)法定期限—這時(shí)其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷毀。
由此可見(jiàn)，會(huì)計(jì)檔案(尤其是會(huì)計(jì)憑證，因?yàn)槠錇樵搭^)的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。
6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價(jià)值等因素
實(shí)際中，憑證的證據(jù)作用、查考價(jià)值是不會(huì)隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對(duì)欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對(duì)其隨時(shí)追索的權(quán)力;而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時(shí)候，憑證更是隨時(shí)可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補(bǔ)。
因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會(huì)計(jì)憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊(yùn)含著許多難以人為預(yù)料的因素。
7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會(huì)造成另外一些困惑
首先，隨著檔案的不斷增長(zhǎng)，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力，建設(shè)檔案庫(kù)房、購(gòu)買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過(guò)期的和未過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案混同保管，難以區(qū)分保管價(jià)值，無(wú)法對(duì)重要會(huì)計(jì)檔案實(shí)行重點(diǎn)保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。
對(duì)于以上種種，不是檔案員本身可以單獨(dú)解決的，需要多方面的協(xié)調(diào)和動(dòng)作，因此，這種尷尬對(duì)峙還會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)存在。
會(huì)計(jì)檔案的建立和管理，無(wú)論對(duì)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴(yán)格會(huì)計(jì)制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都起著不可估量的作用。因此，我們檔案管理人員要在做好對(duì)其的管理中，發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，進(jìn)一步探索管理新模式，使會(huì)計(jì)檔案更好地為企業(yè)的改革與發(fā)展服務(wù)。真正做到，會(huì)計(jì)檔案放在檔案部門企業(yè)“放心”，財(cái)務(wù)人員“省心”，查找利用起來(lái)“舒心”。
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