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試論網(wǎng)絡時代的高校檔案信息化管理
[摘要]隨著網(wǎng)絡時代的到來，信息化的管理是必不可少的，那么對我國高校檔案進行信息化的管理也是十分必要的。本文闡述了高校檔案信息化管理的起源于發(fā)展過程，對高校檔案信息化管理系統(tǒng)的組成進行了簡要的論述，并對高校檔案信息化管理存在的問題進行探討，試論網(wǎng)絡時代的高校檔案信息化管理展望了高校檔案信息化管理的初步構(gòu)想。
[關(guān)鍵詞]高校檔案管理;網(wǎng)絡化;信息化管理
在我國高校管理工作中，檔案的管理工作是非常重要，非常復雜的。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理也逐漸走向信息化，網(wǎng)絡化。高校檔案信息化管理就是說運用網(wǎng)絡的方式將不同地理位置、不同網(wǎng)絡載體的資源進行整合，存儲，達到更加高效，更加方便的實現(xiàn)資源共享。
一、高校檔案信息化管理的行程與發(fā)展
高校檔案信息化管理的必要性。檔案工作形成和發(fā)展的根本原因是社會和高校對于檔案的需求，但是隨著社會變革的發(fā)展，檔案工作并不能跟上時代的步伐。主要原因有三點
(1)隨著人口增長，社會發(fā)展，我國高校檔案形式多樣化，年代的跨越范圍大，涉及的范圍比較寬，檔案文件的數(shù)量愈來愈多，若繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式進行整理、分類等工作的話，工作效率會會大大降低，影響了社會和高校的積極性，滿足不了大眾的需求，傳統(tǒng)的檔案存儲方式已經(jīng)不能適應這一變化，紙質(zhì)的文件在逐漸被淘汰。
(2)檔案事業(yè)是十分重要的，是我國各個方面發(fā)展的不可缺少的條件，它可以使我們了解過去，把握現(xiàn)在，認識未來。高校的學習和科研活動是離不開參考的，要參考以前的成果與經(jīng)驗，那么檔案就會起到十分重要的作用。社會和高校用戶對于檔案的實時性，整體性與需求量不斷地提高，傳統(tǒng)方式越來越多地暴露出其自身的缺點。
(3)檔案的記錄方式不僅僅局限于紙質(zhì)文件，各種新型的信息載體漸漸取代了傳統(tǒng)的方法慢慢轉(zhuǎn)化為影音化，多樣化等特點。那么，對于檔案管理的工作人員來說，絕大多是人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的學習和培訓，并且許多高校的檔案管理的設備沒有達到先進的水平，長久以來，繁重零散的工作使工作人員越來越缺乏積極性，從而影響檔案管理的質(zhì)量，降低了檔案管理的效率。
為了提高檔案分類工作的效率，使使用者能夠方便快捷，高速精準的找出所需要的檔案，體現(xiàn)出檔案的重要作用，為了減輕工作人員的工作壓力和工作量，為了提高檔案的存儲量與準確性，因此對高校檔案進行信息化變革是十分必要的。
二、高校檔案信息化管理的重要性
對高校檔案進行信息化變革是國家信息建設的重要內(nèi)容，為了使管理水平提高，首先我們要認識到高校檔案信息化的重要性，這樣才能為以后的柯陽生活提供更多的幫助，從而促進社會的發(fā)展。
(1)對高校檔案進行信息化改革有助于發(fā)展更加新型的管理模式。對其進行變革，使其進入到一個全新的發(fā)展模式，在傳統(tǒng)的管理模式中，管理人員要對檔案進行文獻，數(shù)字，專題分類等復雜的工作，檔案信息化是人機合一的管理模式，工作人員可以利用計算機進行工作，減去了傳統(tǒng)工作中的繁重復雜的工作，極大地提高了工作效率，為管理模式提供了一個嶄新的發(fā)展方向。
(2)提高了檔案資源的利用率。在傳統(tǒng)管理模式中，要對資料進行一系列的整理，分類等需要耗費大量的時間，降低了檔案的實時性。如果運用計算機進行資源的整合，可以提高信息的實時性，縮短了信息整理的時間，同時可以使用各種方式將信息船體出去，因此可以擴大資源的使用范圍。
(3)使用者更加方便、有效的利用資源，工作人員將各種形式的檔案進行整理都整合成電子檔案，形成系統(tǒng)的信息庫，是資源可以在網(wǎng)上進行共享，在網(wǎng)絡上使用者可以進行查詢，極大地方便了使用者。
三、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀
3.1數(shù)據(jù)庫水平低
經(jīng)過多年發(fā)展，許多高校都形成了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，但是有一些數(shù)據(jù)庫內(nèi)容較少，沒有規(guī)范的管理，服務水平低，有些高校的檔案館并不能聯(lián)絡到網(wǎng)絡上，沒有實現(xiàn)資源的共享性，降低了數(shù)據(jù)庫的利用率。
3.2工作人員管理水平較低
在檔案的建設中最主要的因素是人，大多數(shù)的管理人員并沒有進行系統(tǒng)的學習與培訓，然而對檔案進行信息化對工作人員提出了更高的要求，對于該項改革需要計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)，通訊技術(shù)等學科交叉的復合型人才，對于這種人才，館內(nèi)一般是嚴重缺乏的。并且館內(nèi)的設備專業(yè)化水平低，不能滿足檔案網(wǎng)絡化信息化的發(fā)展要求。
四、高校檔案信息化管理的建議
4.1加強高校管理隊伍的水平
提高管理團隊的水平是該項改革的關(guān)鍵內(nèi)容，現(xiàn)有的工作人員不能滿足信息化管理隊伍的需要，今次要采用培養(yǎng)和引進兩種方式并重的方法來提高管理隊伍的素質(zhì)，既要對現(xiàn)有的工作人員進行相關(guān)的培訓比如計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)，通訊技術(shù)等專業(yè)知識。也要及時補充和吸引符合型人才，并且進行交流等活動提高人員的工作和學習的積極性。
4.2加強基礎設施的建設
高校檔案信息化的前提是加強基礎設施的建設，建立電子文檔，對其進行整理，引用，協(xié)調(diào)電子政務的和檔案信息的共同發(fā)展。實現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的信息化管理模式進行過渡，滿足使用者的需求，因此要增加對基礎設施建設的經(jīng)費投入，為高校檔案信息化改革提供先進的技術(shù)支持和足夠的資金保證。
五、結(jié)語
高校檔案的信息化是信息資源現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要基礎，我們既要了解該改革的必要性與重要性，也要知道該改革的迫切性與復雜性，對于現(xiàn)今階段產(chǎn)生的問題，采用有效方法進行解決，保證高校檔案信息化管理的高效性，實時性，讓更多的師生體會到該變革帶來的方便，提高資源的利用率。
參考文獻：
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[2]胡勝友，談高校檔案館網(wǎng)絡化建設[J]，北京檔案，2001(4)：24-25
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